Как оформить срочный трудовой договор в 1С

Срочный трудовой договор отличается от обычного тем, что в нём фиксируется дата окончания и основание заключения на определённый срок. В 1С:ЗУП 3.1 эти данные вводятся прямо в документе приёма на работу, и от корректности их заполнения зависит не только правильность кадрового учёта, но и формирование уведомлений об окончании договора, отчётности и последующего увольнения.

Программа позволяет указать срок договора, основание по статье 59 ТК РФ, а также настроить напоминания о приближении даты окончания. Если срок не указать или указать неверное основание, договор будет числиться бессрочным — это прямой риск споров с сотрудником и претензий при проверке.

Ниже разобран полный порядок: от проверки настроек учётной политики до увольнения по истечении срока, с контрольными точками на каждом этапе.

Что проверить перед оформлением приёма

Перед тем как принимать сотрудника, убедитесь, что в базе включены нужные настройки. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Организация» и проверьте учётную политику: кадровый учёт должен вестись в программе, а не только расчёт зарплаты. Если ведётся только расчёт, часть кадровых документов будет недоступна.

Проверьте также справочник «Основания заключения срочных трудовых договоров». В типовой поставке он уже содержит формулировки по статье 59 ТК РФ, но организации могут дополнять его своими основаниями. Если нужного основания нет, добавьте его заранее, чтобы не прерывать оформление приёма.

Приём сотрудника по срочному договору

Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу»). Заполните шапку: организацию, дату приёма, сотрудника (создайте новую карточку физлица, если человек принимается впервые).

На вкладке «Главное» укажите подразделение, должность, график работы и количество ставок. Затем перейдите к ключевому блоку — условиям договора. В поле «Трудовой договор» или «Условия договора» (название зависит от релиза) выберите значение «Срочный договор».

После выбора срочного договора появятся дополнительные поля: «Дата завершения» и «Основание заключения срочного договора». Дата завершения — конкретный день, когда договор прекращается. Основание выбирается из справочника и должно совпадать с формулировкой в бумажном договоре и приказе.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» и заполните организацию, дату и сотрудника
2. 2
   Укажите подразделение, должность, график работы и ставку
3. 3
   В условиях договора выберите «Срочный договор»
4. 4
   Заполните дату завершения и основание из справочника по ст. 59 ТК РФ
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления (оклад, надбавки)
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или по шаблону организации

Заполнение оплаты труда и дополнительных условий

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки. Для срочных договоров порядок оплаты обычно не отличается от бессрочных, но проверьте, чтобы в формуле начисления не было условий, конфликтующих со сроком договора.

Если договор заключается на время замещения отсутствующего сотрудника (например, на период отпуска по уходу за ребёнком), дата окончания может быть привязана к событию, а не к конкретному дню. В таком случае в программе всё равно указывается расчётная дата завершения — её можно будет скорректировать документом «Кадровый перевод» или новым соглашением, когда событие наступит.

Испытательный срок, если он предусмотрен, укажите в соответствующем поле. Учтите ограничение: при договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель, а при договоре до двух месяцев испытание не устанавливается вовсе.

Печать приказа и договора

После проведения документа приказ о приёме печатается по кнопке «Печать» прямо из формы. Доступна унифицированная форма Т-1 и, если настроены, собственные шаблоны организации. В приказе автоматически выводится характер работы «срочный», дата окончания и основание — сверьте их с бумажным трудовым договором.

Сам текст трудового договора в типовой конфигурации обычно формируется через дополнительные печатные формы из шаблонов Word. Если шаблон не настроен, договор готовится вне программы, но все кадровые данные в базе должны дублировать его условия один в один.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Условия договора» в приёме

Норма

Указано «Срочный договор», заполнены дата завершения и основание

Тревожный признак

Стоит «Бессрочный» или дата завершения пустая

Печатная форма приказа Т-1

Норма

Видна дата окончания и основание срочности

Тревожный признак

Приказ выглядит как приём на постоянную работу

Данные в базе и в бумажном договоре

Норма

Даты и основания совпадают дословно

Тревожный признак

Расхождения в формулировках или датах

Контроль сроков окончания договоров

Главный риск при работе со срочными договорами — пропустить дату окончания. Если сотрудник продолжает работать после истечения срока и стороны не потребовали расторжения, договор считается заключённым на неопределённый срок. Чтобы этого не допустить, в 1С предусмотрены инструменты контроля.

Используйте отчёт «Сотрудники с истекающими трудовыми договорами» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает список сотрудников, у которых договор заканчивается в заданный период. Рекомендуется формировать его еженедельно с горизонтом не менее двух недель.

Дополнительно можно настроить напоминания через механизм «Напоминания пользователя» или подписки на даты в карточке сотрудника. В некоторых релизах доступен автоматический контроль при открытии программы — проверьте раздел «Администрирование» → «Напоминания».

Продление, изменение срока и увольнение

Если срок договора нужно изменить (сократить или продлить в пределах, допустимых законом), оформите документ «Кадровый перевод» или специализированный документ изменения условий договора — в зависимости от релиза. В нём измените дату завершения и при необходимости основание. На бумаге это подкрепляется дополнительным соглашением к договору.

Увольнение по истечении срока оформляется стандартным документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — истечение срока трудового договора. Программа подставит формулировку в приказ по форме Т-8 и запись в трудовую книжку.

Окончательный расчёт при увольнении выполняется документом «Увольнение» с включённым расчётом компенсации за неиспользованный отпуск. Для срочных договоров до двух месяцев компенсация считается из расчёта два рабочих дня за месяц работы — программа учитывает это автоматически, если вид договора заполнен корректно.

Особые сценарии

Замещение временно отсутствующего сотрудника

При приёме на время отпуска по уходу за ребёнком или длительного больничного в основании указывается замещение конкретного работника. В программе удобно вести такие договоры с пометкой в поле «Основание», а дату завершения пересматривать при выходе основного сотрудника — тогда оформляется увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Совместительство по срочному договору

Порядок тот же, но в приёме укажите вид занятости «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство». Срочность договора никак не зависит от вида занятости — все поля о сроке заполняются аналогично.

Электронные трудовые книжки

При приёме и увольнении срочного сотрудника не забудьте сформировать сведения по форме СЗВ-ТД (ЕФС-1 подраздел 1.1) в установленные сроки: не позднее следующего рабочего дня после кадрового события для приёма и увольнения. В ЗУП это делается через раздел «Отчётность, справки» → «ЕФС-1».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Договор заканчивается через 1–2 недели и продление не планируетсяПодготовьте уведомление сотруднику и документ «Увольнение» с основанием п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Нужно продлить договорОформите допсоглашение и кадровый документ изменения условий с новой датой завершения

Сотрудник продолжил работать после даты окончанияНе оформляйте увольнение — договор стал бессрочным, измените условия в программе

Частые вопросы

Что делать, если в приёме забыли указать срочный договор?

Создайте документ изменения условий труда (кадровый перевод или специализированное изменение договора в зависимости от релиза) и укажите срочный характер, дату завершения и основание. На бумаге это подтверждается дополнительным соглашением, подписанным обеими сторонами — без него изменение в программе юридически ничтожно.

Можно ли принять сотрудника по срочному договору без основания по ст. 59 ТК РФ?

Нет. Срочный договор допустим только при наличии оснований, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, либо по соглашению сторон в случаях, прямо названных в части 2 этой статьи (микропредприятия, пенсионеры по возрасту и др.). В остальных случаях договор будет признан бессрочным.

Как в 1С увидеть всех сотрудников со срочными договорами?

Используйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Сотрудники с истекающими трудовыми договорами» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». В настройках отчёта можно добавить отбор по условиям договора и вывести даты завершения.

Какая компенсация за отпуск положена при договоре до 2 месяцев?

Два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 ТК РФ). В 1С:ЗУП этот расчёт применяется автоматически, если в приёме корректно указан срочный договор с соответствующим сроком — проверьте вид договора до проведения увольнения.

Нужно ли уведомлять сотрудника об окончании срочного договора?

Да, письменно не позднее чем за три календарных дня до увольнения (ст. 79 ТК РФ). Исключение — договоры на время исполнения обязанностей отсутствующего работника: они прекращаются с его выходом без предупреждения. В программе факт уведомления фиксируется внешними средствами, поэтому контролируйте даты отчётом.

Можно ли уволить срочного сотрудника раньше срока?

Да, по общим основаниям ТК РФ: по инициативе работника, по соглашению сторон или по инициативе работодателя при наличии законных причин. В документе «Увольнение» выбирается соответствующее основание, а не п. 2 ч. 1 ст. 77 — он применяется только при истечении срока.