Как оформить в 1С работу в выходной день

Работа в выходной или праздничный день оформляется в 1С:ЗУП отдельным кадровым документом, а не правкой табеля вручную. Если просто изменить график сотрудника или внести часы через «Данные для расчёта зарплаты», программа не сформирует основание для повышенной оплаты, и при проверке расчёт придётся переделывать. По трудовому законодательству привлечение к работе в выходной требует письменного согласия сотрудника (за редкими исключениями) и оплаты не менее чем в двойном размере либо предоставления другого дня отдыха.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 для этого предусмотрен документ «Работа в выходные и праздничные дни». Он фиксирует факт работы, способ компенсации и автоматически включается в расчёт заработной платы. Ниже разобран полный порядок: от подготовительных настроек до проверки начисления в расчётном листке.

Подготовка: что проверить перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе включён нужный функционал. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Настройка состава начислений и удержаний» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Расчёт зарплаты»). На вкладке «Почасовая оплата» должны быть установлены флажки, связанные с работой в выходные и праздничные дни. Если флажок снят, документ будет недоступен или начисление не появится в списке видов расчёта.

Второй момент — график работы сотрудника. Программа определяет выходной день именно по графику, назначенному сотруднику, а не по производственному календарю. Если у сотрудника сменный график и его рабочая смена пришлась на субботу, это не «работа в выходной», а обычный рабочий день по графику — оформлять повышенную оплату не нужно. Проверить график можно в карточке сотрудника или через отчёт «Графики работы сотрудников».

Также убедитесь, что в настройках определён порядок пересчёта оклада в часовую ставку: от него зависит сумма доплаты. Вариант задаётся в настройках расчёта зарплаты (по норме графика сотрудника, по среднемесячному количеству часов и т.п.) и может быть переопределён в кадровом документе конкретного сотрудника.

Создание документа «Работа в выходные и праздничные дни»

Документ находится в разделе «Зарплата» → «Работа сверхурочно» (в части релизов — «Кадры» → «Все кадровые документы» или журнал «Работа в выходные и праздничные дни»). Создайте новый документ кнопкой «Создать». Укажите организацию, дату документа и дату (или период) работы в выходной.

По кнопке «Добавить» или «Подбор» внесите сотрудников. Для каждого сотрудника заполняются:

• дата работы (день, который является выходным по его графику);
• количество отработанных часов — если оплата почасовая;
• способ компенсации — «Повышенная оплата» или «Отгул»;
• при необходимости — статья финансирования или способ отражения в учёте, если затраты нужно отнести на конкретный проект или счёт.

1. 1
   Проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включена работа в выходные и праздничные дни
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Работа в выходные и праздничные дни» и создайте документ
3. 3
   Укажите дату работы и добавьте сотрудников с количеством часов
4. 4
   Выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул
5. 5
   Проведите документ и проверьте начисление в «Начислении зарплаты и взносов»
6. 6
   Сверьте результат с расчётным листком сотрудника

После заполнения проведите документ. Если для одного сотрудника работа в выходной оформляется неоднократно, можно создать один документ на несколько дат или отдельные документы — на расчёт это не влияет, но единый документ удобнее для печати приказа.

Выбор компенсации: двойная оплата или отгул

Закон даёт сотруднику право выбора: повышенная оплата (не менее двойной) или одинарная оплата плюс дополнительный день отдыха. В документе этот выбор отражается переключателем способа компенсации. От него зависит, какие начисления сформирует программа.

Сравнение вариантов компенсации

Повышенная оплата

Часы работы в выходной оплачиваются не менее чем в двойном размере. Подходит, когда сотрудник не просит дополнительный отдых. Ограничение: увеличивает фонд оплаты труда текущего месяца.

Отгул

Работа оплачивается в одинарном размере, а сотрудник позже берёт день отдыха без сохранения оплаты. Ограничение: отгул нужно дополнительно зарегистрировать документом отсутствия, иначе день попадёт в табель как неявка.

При выборе «Повышенная оплата» в расчёт зарплаты попадёт вид начисления «Оплата работы в выходные и праздничные дни» (или аналогичный, в зависимости от настроек). При выборе «Отгул» работа оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха оформляется отдельно — документом «Отсутствие» или «Отгул» (в зависимости от релиза и настроек) в том месяце, когда сотрудник его использует.

Как начисление попадает в расчёт зарплаты

Проведённый документ сам по себе зарплату не считает — он регистрирует факт работы. Суммы появятся при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Программа при автоматическом заполнении подтянет часы из документа и рассчитает доплату исходя из часовой ставки сотрудника.

Если строка с доплатой не появилась, проверьте три вещи: проведён ли документ, попадает ли дата работы в расчётный период начисления зарплаты и не был ли месяц уже рассчитан до ввода документа (тогда перезаполните начисление). Также убедитесь, что сотруднику назначена плановая оплата по дням/часам — для сотрудников с чисто сдельной оплатой механизм может потребовать отдельной настройки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть отдельная строка оплаты работы в выходные с часами и суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна одинарной ставке при выбранной двойной оплате

Табель учёта рабочего времени

Норма

Выходной день отмечен как отработанный (код РВ или аналог) с указанием часов

Тревожный признак

День остался выходным (код В) — документ не проведён или дата неверна

Начисление зарплаты и взносов

Норма

Доплата видна на вкладке начислений с расшифровкой по сотруднику

Тревожный признак

Строка появилась только после ручного добавления — проверьте настройки вида расчёта

Особые сценарии

Сотрудник на окладе отработал неполный выходной

Если сотрудник работал не целый день, а несколько часов, укажите фактическое количество часов в документе. Программа рассчитает доплату пропорционально: часовая ставка × часы × 2 (при повышенной оплате). Вписывать полный день «для округления» не нужно — это приведёт к переплате и расхождениям с табелем.

Работа в праздничный день при сменном графике

Для сменных графиков праздничные дни по производственному календарю оплачиваются повышенно, даже если смена запланирована графиком. В типовой ЗУП такая доплата рассчитывается автоматически при начислении зарплаты — отдельный документ «Работа в выходные и праздничные дни» на запланированную смену создавать не требуется. Документ нужен, только если сотрудник вышел вне своего графика.

Сверхурочная работа одновременно с выходным

Если сотрудник задержался после смены в свой выходной, работа за весь день считается работой в выходной, а не сверхурочной — двойной учёт одних и тех же часов не применяется. Оформляется один документ «Работа в выходные и праздничные дни» на фактические часы.

Отражение в табеле и отчётах

После проведения документа день в табеле (отчёт «Табель учёта рабочего времени», форма Т-13) отразится кодом работы в выходной с указанием часов. Часы работы в выходные включаются в фактически отработанное время, но не изменяют норму по графику — это важно для контроля переработок.

Для анализа таких начислений используйте отчёты «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчётный листок» с отбором по сотруднику. Если доплату нужно показать руководству до расчёта зарплаты, можно сформировать список документов «Работа в выходные и праздничные дни» за период — он покажет даты, часы и выбранную компенсацию.

FAQ

Можно ли оформить работу в выходной сразу списком сотрудников?

Да, документ «Работа в выходные и праздничные дни» поддерживает табличную часть с несколькими сотрудниками. Используйте кнопку «Подбор», чтобы добавить сразу всё подразделение, а затем удалите лишних. Способ компенсации при этом можно задать индивидуально для каждой строки.

Что делать, если документ не проводится с ошибкой о рабочем дне?

Программа проверяет дату по графику сотрудника. Ошибка означает, что указанный день является рабочим по его графику. Проверьте дату и график в карточке сотрудника. Если график назначен неверно, сначала исправьте его кадровым переводом или документом изменения графика, затем повторите ввод.

Как отменить ошибочно оформленную работу в выходной?

Если зарплата за период ещё не рассчитана, достаточно пометить документ на удаление или распровести его. Если начисление уже выполнено, сначала отмените строку в «Начислении зарплаты и взносов» (перезаполните документ), затем распроведите документ о работе в выходной. В закрытом периоде используйте механизм сторнирования начислений.

Нужно ли создавать документ для руководителей с ненормированным рабочим днём?

Ненормированный рабочий день сам по себе не отменяет правила о выходных: привлечение к работе в выходной день оформляется и компенсируется в общем порядке. Однако если работа в выходной не оформляется приказом и согласием, оснований для документа и доплаты в программе нет.

Как оформить работу в выходной в 1С:Бухгалтерии, где нет ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 с зарплатным функционалом работа в выходные оформляется через начисление в документе «Начисление зарплаты» — доплату добавляют вручную отдельной строкой с соответствующим видом начисления. Автоматического документа по выходным там нет, поэтому сумму рассчитывают самостоятельно исходя из часовой ставки.