Как оформить простой по вине работодателя в 1С

Простой по вине работодателя — это временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам, за которые отвечает работодатель. По статье 157 Трудового кодекса РФ такое время оплачивается в размере не менее двух третей среднего заработка работника, а сам период должен быть корректно зафиксирован в учёте рабочего времени.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные механизмы: документ «Простой, отсутствие» и специальный вид расчёта. Если оформить простой неправильно — например, провести его как отпуск без сохранения заработной платы или не провести вовсе — работник потеряет в деньгах, а работодатель рискует получить претензии при проверке и доначисления.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от подготовки настроек до проверки расчёта в расчётном листке и табеле. Инструкция подходит для типовой конфигурации; в доработанных базах названия документов могут отличаться, но логика сохраняется.

Что проверить перед оформлением простоя

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в программе включён нужный функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Настройка состава начислений и удержаний» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Расчет зарплаты»). На закладке, связанной с отсутствиями, должен быть установлен флаг «Простои и отстранения» или аналогичный — без него документ «Простой, отсутствие» будет недоступен.

Второй обязательный шаг — проверить, что у сотрудников корректно заполнены кадровые данные: приём на работу, график работы, плановые начисления. Оплата простоя рассчитывается от среднего заработка, поэтому в базе должна быть история начислений за расчётный период. Если сотрудник принят недавно и средний заработок считать не из чего, программа рассчитает его из оклада — это нормальное поведение, но стоит проверить результат вручную.

Также определитесь с организационной стороной: простой должен быть зафиксирован приказом по организации с указанием причины, дат начала и окончания, списка работников. Этот приказ оформляется вне 1С (или в модуле кадрового документооборота), но именно он служит основанием для ввода данных в программу.

Документ «Простой, отсутствие»: пошаговое оформление

Основной инструмент — документ «Простой, отсутствие». Найти его можно в разделе «Зарплата» → «Простои, отсутствия» либо через «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (точное расположение зависит от настроек интерфейса). Создайте новый документ и заполните ключевые поля.

Порядок заполнения:

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Простои, отсутствия» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите организацию, подразделение и месяц начисления.
3. 3
   Добавьте сотрудника или список сотрудников, которых касается простой.
4. 4
   Установите даты начала и окончания простоя по приказу.
5. 5
   Выберите причину отсутствия: «Простой по вине работодателя».
6. 6
   Проверьте, что программа предложила оплату 2/3 среднего заработка.
7. 7
   Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок.

Поле «Причина отсутствия» — самое важное. Вариант «По вине работодателя» включает расчёт 2/3 среднего заработка. Если выбрать «По независящим от работодателя и работника причинам», программа посчитает 2/3 от оклада (тарифной ставки), а «По вине работника» не оплачивается вовсе. Ошибка в этом поле напрямую влияет на сумму к выплате.

Если простой объявлен не на весь день, а на часть смены, в документе предусмотрен флаг «Простой в течение части смены» с указанием количества часов. Остальное время дня сотрудник должен отработать по своему графику — тогда в табеле день будет разбит на явку и простой.

Как программа рассчитывает оплату простоя

Сам документ «Простой, отсутствие» фиксирует период и основание, но начисление суммы происходит в документе «Начисление зарплаты и взносов». При его заполнении программа автоматически добавит строку с видом расчёта «Простой по вине работодателя» и рассчитает сумму как две трети среднего заработка пропорционально дням (часам) простоя.

Средний заработок считается по стандартным правилам: из начислений за расчётный период с учётом отработанного времени. Проверить состав базы можно, открыв в документе расчёта подробную форму расчёта среднего — там видно, какие суммы и дни вошли в расчёт.

Если в месяце простоя у сотрудника были и отработанные дни, программа рассчитает обе части: оклад за отработанное время и оплату простоя за дни приостановки. Это нормально — итоговая сумма складывается из двух начислений.

Отражение в табеле и отчётах

После проведения документов проверьте табель учёта рабочего времени: раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Дни простоя по вине работодателя должны быть отмечены буквенным кодом «РП» (или цифровым «31»). Если вместо «РП» стоит другой код — например, «НН» (неявка по невыясненным причинам) — значит, документ простоя не проведён или период указан неверно.

Дополнительно сверьте расчётный листок сотрудника: в нём должна присутствовать отдельная строка «Оплата простоя по вине работодателя» с суммой и указанием оплаченных дней. Отсутствие строки при проведённом документе простоя обычно означает, что документ «Начисление зарплаты и взносов» был заполнен до ввода простоя — его нужно перезаполнить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

Дни простоя отмечены кодом «РП»

Тревожный признак

Стоит «НН», «ОД» или пустая ячейка

Расчётный листок

Норма

Строка «Простой по вине работодателя» с суммой 2/3 среднего заработка

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна нулю

Отработанное время

Норма

Дни простоя исключены из нормы и факта работы по окладу

Тревожный признак

Оклад начислен за полный месяц без учёта простоя

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная проблема — пересечение простоя с другими отсутствиями. Если сотрудник заболел во время простоя, больничный за этот период оплачивается по особым правилам, и программа может потребовать ручной корректировки. Перед вводом документа простоя проверьте журнал отсутствий сотрудника за тот же период.

Ещё одна ошибка — попытка оформить простой «на всякий случай» без фактической приостановки работы. Если сотрудник продолжал выполнять обязанности, время должно оплачиваться как обычная работа. Формальное оформление простоя при фактической работе — основание для споров с работниками и претензий трудовой инспекции.

Особые ситуации и альтернативные варианты

Если в вашей базе простой разовый и затрагивает одного сотрудника на несколько часов, вместо полноценного документа иногда используют документ «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном — но это оправдано только при настроенных шаблонах ввода. Для массового простоя (целое подразделение или организация) документ «Простой, отсутствие» позволяет добавить список сотрудников одной операцией, что заметно быстрее.

Сравнение вариантов оформления

Простой по вине работодателя

Оплата не менее 2/3 среднего заработка. Применяется, когда приостановка вызвана действиями или бездействием работодателя: поломка оборудования, отсутствие заказов, неподготовленное рабочее место.

Простой по независящим причинам

Оплата не менее 2/3 оклада (тарифной ставки). Подходит для обстоятельств, не зависящих от сторон: стихийные бедствия, аварии на внешних сетях. Обычно сумма ниже, чем при вине работодателя.

Простой по вине работника

Не оплачивается. Оформляется, если приостановка вызвана действиями самого сотрудника, например порчей оборудования по его вине.

Если работодатель хочет сохранить за сотрудниками полный заработок на период простоя, в программе настраивают дополнительное начисление на разницу между 2/3 среднего и полным окладом. Это делается через создание собственного вида расчёта с формулой и назначением его в документе «Начисление зарплаты» или разовым документом «Разовое начисление».

Что делать, если расчёт не совпадает с ожиданиями

Сначала откройте в документе «Начисление зарплаты и взносов» строку с оплатой простоя и посмотрите детализацию расчёта среднего заработка. Частые причины расхождений: в расчётный период попали исключаемые суммы, у сотрудника менялся график, либо в базе нет полной истории начислений (например, после перехода на ЗУП с другой программы).

При переносе данных из старых систем средний заработок может рассчитываться некорректно из-за неполной истории. В этом случае используют документ «Данные для расчёта среднего заработка» или корректируют базу среднего вручную в форме расчёта — но такие правки фиксируйте и храните обоснование.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сумма простоя меньше ожидаемойПроверьте причину отсутствия в документе — возможно, выбран вариант «по независящим причинам» вместо «по вине работодателя»

Строка оплаты простоя отсутствует в начислении зарплатыПерезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» после проведения документа простоя

В табеле код «НН» вместо «РП»Проверьте, проведён ли документ простоя и совпадают ли его даты с периодом табеля

Простой пересекается с больничнымСверьте даты документов и скорректируйте период простоя — одновременно оба отсутствия действовать не могут

FAQ

Можно ли оформить простой сразу на всех сотрудников организации?

Да. В документе «Простой, отсутствие» можно добавить список сотрудников через подбор по подразделению или организации. Убедитесь, что у всех сотрудников одинаковые даты и причина простоя — иначе создавайте отдельные документы.

Как оформить простой на несколько часов внутри рабочего дня?

В документе «Простой, отсутствие» установите признак простоя в течение части смены и укажите количество часов. Оставшееся время дня засчитывается как отработанное, а в табеле день разбивается на явку и часы простоя.

Облагается ли оплата простоя НДФЛ и страховыми взносами?

Да. Оплата времени простоя относится к выплатам в рамках трудовых отношений, поэтому облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Программа учитывает это автоматически при расчёте зарплаты.

Что делать, если простой нужно продлить?

Издайте новый приказ о продлении и введите в программе новый документ «Простой, отсутствие» на следующий период. Редактировать уже проведённый документ прошлого закрытого месяца не следует — это вызовет перерасчёты.

Нужно ли уведомлять сотрудников о начале простоя?

Трудовой кодекс обязывает работника сообщить работодателю о начале простоя, а работодатель издаёт приказ и знакомит с ним работников. В 1С это не автоматизируется — уведомление и ознакомление оформляются кадровыми документами вне расчётного контура.

Можно ли отменить ошибочно введённый простой?

Если зарплата за период ещё не выплачена, достаточно отменить проведение документа простоя и перезаполнить «Начисление зарплаты и взносов». Если период закрыт и отчётность сдана, потребуются сторнирующие документы и уточнённые расчёты — действуйте совместно с бухгалтером.