Как оформить в 1С перевод сотрудника в другую организацию

Перевод сотрудника в другую организацию внутри одной базы 1С:ЗУП — частая ситуация в холдингах и группах компаний. С точки зрения трудового законодательства это не обычный кадровый перевод между подразделениями: меняется работодатель, поэтому трудовой договор с прежней организацией прекращается, а с новой заключается заново. В программе это влияет на выбор документа и на расчёт компенсаций.

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть два сценария. Если обе организации ведутся в одной информационной базе, используется специальный документ «Перевод к другому работодателю» (в отдельных релизах — «Перевод между организациями»), который автоматически формирует увольнение и приём на работу. Если организации разнесены по разным базам, придётся последовательно оформить увольнение в одной и приём в другой, вручную перенеся данные об остатках отпусков.

Ошибки в этой операции дорого обходятся: неправильная дата увольнения ломает отчётность по НДФЛ и взносам, а неперенесённые остатки отпусков приводят к спорам с сотрудником. Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата на каждом этапе.

Чем перевод в другую организацию отличается от обычного кадрового перевода

Кадровый перевод внутри одной организации меняет подразделение, должность или условия оплаты, но трудовой договор продолжает действовать — оформляется только дополнительное соглашение. При переходе в другую юридическую единицу трудовые отношения с прежним работодателем прекращаются по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, и с новым работодателем заключается новый договор.

Из этого следуют практические последствия для учёта. Сотруднику при увольнении выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (либо отпуск предоставляется с последующим увольнением). Стаж для отпуска у нового работодателя начинает течь заново — если стороны не договорились сохранить его, что должно быть зафиксировано в соглашении. В 1С это означает: недостаточно поменять организацию в кадровом переводе, нужен полноценный цикл «увольнение — приём».

Что подготовить перед оформлением перевода

До работы в программе проверьте кадровую часть: наличие заявления или согласия сотрудника на перевод, согласование даты перехода между организациями, готовность нового трудового договора. Дата увольнения и дата приёма обычно идут подряд: увольнение последним рабочим днём, приём — со следующего дня, чтобы не было разрыва в стаже для больничных.

В самой базе убедитесь, что обе организации заведены в справочнике «Организации» и по ним настроен учёт: заполнены реквизиты, регистрация в налоговом органе, настроены учётные политики. Если нужной организации нет или у неё не заполнена регистрация в ИФНС, документ перевода либо не даст себя провести, либо создаст проблемы в отчётности.

Также проверьте остатки отпусков сотрудника: откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника и убедитесь, что данные корректны. Если сотруднику должен быть выплачен аванс, долг по зарплате или есть незакрытые займы и удержания — решите эти вопросы до увольнения, иначе окончательный расчёт будет сформирован с ошибками.

Оформление перевода документом «Перевод к другому работодателю»

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Перевод к другому работодателю». Если такого вида документа нет в списке, проверьте настройку функциональности: «Настройка» → «Кадровый учёт» — должна быть включена возможность учёта по нескольким организациям.

В документе заполните ключевые поля: сотрудник, организация, в которую он переходит, дата перевода. Программа автоматически определит дату увольнения как день, предшествующий дате приёма. Укажите условия нового договора: подразделение, должность, график работы, размер оплаты. Если условия в новой организации те же, данные можно перенести из текущего места работы.

На вкладке, связанной с расчётом при увольнении, программа предложит начислить компенсацию за неиспользованный отпуск и заработную плату за отработанные дни текущего месяца. Проверьте количество дней компенсации — оно должно совпадать со справкой об остатках отпусков. После проведения документа нажмите кнопку печати, чтобы сформировать приказ по форме Т-8 (увольнение) и Т-1 (приём) или используемые в компании самостоятельные формы.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Перевод к другому работодателю»
2. 2
   Укажите сотрудника, новую организацию и дату перевода
3. 3
   Заполните должность, подразделение, график и оплату на новом месте
4. 4
   Проверьте расчёт компенсации отпуска и зарплаты при увольнении
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатные формы приказов Т-8 и Т-1
6. 6
   Проверьте, что в журнале появились связанные документы увольнения и приёма

Что программа создаёт автоматически и как это проверить

После проведения «Перевода к другому работодателю» в базе появляются два связанных документа: «Увольнение» по прежней организации и «Приём на работу» по новой. Найти их можно в общем журнале приёмов, переводов и увольнений или через кнопку перехода из самого документа перевода.

Откройте документ увольнения и сверьте: основание — перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), начислены зарплата за отработанное время и компенсация отпуска, рассчитаны НДФЛ и взносы. В документе приёма проверьте дату начала работы, должность и начисления — от них зависит будущий расчёт зарплаты.

Дополнительно убедитесь, что остатки отпусков по прежней организации обнулились (весь неиспользованный отпуск компенсирован), а у новой организации начал формироваться новый отпускной стаж. Это видно в отчёте «Остатки отпусков» раздела «Кадры» с отбором по сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат перевода

Документы в журнале

Норма

Есть увольнение из старой и приём в новую организацию с корректными датами

Тревожный признак

Присутствует только один документ или даты пересекаются

Компенсация отпуска

Норма

Дни компенсации совпадают со справкой об остатках отпусков

Тревожный признак

Компенсация не начислена или количество дней расходится

Остатки отпусков

Норма

По старой организации остаток нулевой, по новой идёт накопление

Тревожный признак

Остаток «завис» в старой организации

Карточка сотрудника

Норма

Текущее место работы — новая организация

Тревожный признак

Сотрудник числится в обеих организациях одновременно

Перевод между организациями в разных базах

Если компании ведут учёт в отдельных информационных базах, автоматический документ недоступен. В базе прежнего работодателя создайте стандартный документ «Увольнение» с основанием «п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — перевод к другому работодателю». Выполните окончательный расчёт: зарплата, компенсация отпуска, НДФЛ и взносы.

В базе нового работодателя оформите «Приём на работу» с даты, следующей за датой увольнения. Заполните личные данные сотрудника — если справочник физических лиц синхронизируется между базами, дубли не создадутся; если нет, заведите физлицо вручную, аккуратно перенеся ФИО, ИНН, СНИЛС и паспортные данные без ошибок.

Отдельное внимание — отпускному стажу. По общему правилу у нового работодателя стаж для ежегодного отпуска начинается с нуля. Если организации договорились сохранить стаж, введите начальные остатки отпусков в новой базе: в карточке сотрудника откройте «Отсутствия» / «Остатки отпусков» и укажите данные на дату приёма. Без этой записи программа будет считать право на отпуск только от даты приёма.

Сравнение способов оформления

«Перевод к другому работодателю» в одной базе

Быстро, автоматически создаёт увольнение и приём, переносит данные. Ограничение: обе организации должны быть в одной базе

Увольнение + приём вручную

Подходит для разных баз и нестандартных ситуаций. Требует ручного переноса остатков отпусков и контроля дат

Обычный кадровый перевод

Не подходит для смены работодателя: не рассчитывает компенсацию и искажает отчётность

Как перевод отражается в расчётах и отчётности

Компенсация за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке. Выплата производится в день увольнения, НДФЛ перечисляется не позднее следующего рабочего дня. Убедитесь, что ведомость на выплату сформирована по прежней организации — деньги должен выдать именно прежний работодатель.

В отчётности сотрудник появится у обоих работодателей: у прежнего — в расчёте по взносам и 6-НДФЛ за период увольнения, у нового — начиная с периода приёма. Сведения о стаже и персонифицированные формы также формирует каждый работодатель за свой период. Проверьте, чтобы в отчётах не было дублей по одному и тому же периоду в обеих организациях.

Если перевод происходит в середине месяца, зарплата за этот месяц будет начислена двумя частями: за отработанные дни у прежнего работодателя при увольнении и за дни после приёма — у нового при расчёте за месяц. Это нормально, но бухгалтеру обеих организаций нужно согласовать даты, чтобы ни один день не выпал и не был посчитан дважды.

Проверка результата и типовые проблемы

Итоговая проверка занимает несколько минут, но избавляет от большинства проблем. Откройте карточку сотрудника: текущее место работы должно указывать на новую организацию. Сформируйте расчётный листок за месяц перевода по обеим организациям и убедитесь, что все дни месяца закрыты ровно один раз.

Если документ не проводится, чаще всего причина в незаполненной регистрации в налоговом органе у организации-получателя, в незакрытом периоде расчёта зарплаты или в том, что сотрудник уже уволен введённым ранее документом. Текст ошибки программы обычно указывает на конкретную причину — исправьте данные и проведите документ повторно.

Если перевод оформили ошибочно, не редактируйте проведённые документы «задним числом» в закрытом периоде. В текущем периоде документ перевода можно отменить и создать заново; за прошлые периоды, по которым сдана отчётность, потребуется корректировка с подачей уточнённых форм — здесь разумно привлечь специалиста по учёту.

Частые вопросы

Сохраняется ли отпускной стаж при переводе в другую организацию?

По общему правилу нет: у нового работодателя стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска начинает исчисляться заново, а за накопленные дни прежний работодатель выплачивает компенсацию. Сохранение стажа возможно только по соглашению сторон — тогда остатки отпусков вручную вносятся в учёт новой организации.

Каким основанием увольнения оформлять перевод?

Используется пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ — перевод работника по его просьбе или с его согласия к другому работодателю. В документе «Увольнение» или «Перевод к другому работодателю» в 1С это основание выбирается из списка и попадает в приказ и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).

Можно ли перевести сотрудника, если у него есть непогашенный заём?

Технически программа не запретит перевод, но удержания по займу привязаны к месту работы. Перед увольнением закройте заём или переоформите договорные отношения, иначе после увольнения удерживать платежи из зарплаты будет невозможно, и долг «зависнет» в учёте.

Что делать, если в списке документов нет «Перевода к другому работодателю»?

Проверьте, что в базе ведётся учёт по нескольким организациям и заведена хотя бы вторая организация в справочнике «Организации». Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. Если документ всё равно недоступен, оформите пару «Увольнение» + «Приём на работу» — результат в учёте будет аналогичным.

Как отразить перевод, если сотрудник сначала берёт отпуск с последующим увольнением?

Сначала оформите документ «Отпуск» с видом «Отпуск с последующим увольнением» по прежней организации, затем «Приём на работу» в новую организацию с даты, следующей за датой увольнения. В этом случае компенсация за отпуск не начисляется, так как отпуск фактически использован.