Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С оформляется одним кадровым документом, который одновременно приостанавливает работу сотрудника, прекращает начисление зарплаты и назначает пособия. В «1С:Зарплате и управлении персоналом» для этого предусмотрен документ «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Кадры», в более простой «1С:Бухгалтерии» — документ с аналогичным названием в разделе «Зарплата и кадры».

Ключевой момент: отпуск до 3 лет состоит из двух частей с разным порядком оплаты. До полутора лет выплачивается ежемесячное пособие, от полутора до трех лет отпуск продолжается, но пособие по старым правилам не назначается. В программе это отражается датами в одном документе — не нужно создавать два отдельных приказа.

Перед оформлением убедитесь, что в базе заведены реквизиты ребенка и загружены актуальные сведения о среднем заработке для расчета пособия. Ошибки на этом этапе — самая частая причина неверных сумм и проблем при обмене с СФР.

Подготовка: что проверить в базе до оформления

Сначала убедитесь, что карточка сотрудника заполнена корректно: действующий трудовой договор, актуальное подразделение и должность. Если сотрудница до этого находилась в отпуске по беременности и родам, отпуск по уходу должен начинаться со дня, следующего за его окончанием, — иначе периоды пересекутся, и программа выдаст ошибку или двойное начисление.

Проверьте, что в справочнике «Родственники, физлица» (или в карточке сотрудника на вкладке «Семья») внесены данные ребенка: ФИО, дата рождения, реквизиты свидетельства о рождении. Эти данные понадобятся в документе и при отправке сведений в СФР.

Также важно, чтобы в базе были загружены сведения о заработке за расчетный период — два года, предшествующих году начала отпуска. Если сотрудница недавно принята на работу, данные о заработке с предыдущего места работы вносятся вручную через документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» в разделе «Отчетность, справки».

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» и нажмите «Создать». Если документа нет в списке, проверьте настройку «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика»: должен быть включен учет пособий по уходу за ребенком.

Заполните основные поля документа:

• Сотрудник — выберите из справочника;
• Дата начала отпуска — первый день отпуска по уходу (обычно следующий день после окончания больничного по беременности и родам);
• Дата окончания отпуска — день, когда ребенку исполняется 3 года;
• Выплачивать пособие до — дата исполнения ребенку 1,5 лет;
• реквизиты заявления сотрудника (дата и номер).

На вкладке с данными о ребенке выберите его из справочника или введите сведения вручную. Укажите очередность ребенка — от нее зависит минимальный размер пособия. Программа автоматически рассчитает пособие исходя из среднего заработка, но вы можете открыть расчет и проверить его по кнопке с изображением калькулятора рядом с суммой.

1. 1
   Проверьте карточку сотрудника и данные ребенка в справочнике
2. 2
   Создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Кадры»
3. 3
   Укажите даты отпуска и дату окончания выплаты пособия до 1,5 лет
4. 4
   Заполните сведения о ребенке и реквизиты заявления
5. 5
   Проверьте автоматический расчет пособия по кнопке с калькулятором
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6

Печать приказа и кадровые последствия

После проведения документа по кнопке «Печать» доступен приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6. Подпишите его у руководителя и ознакомьте сотрудника. Приказ хранится в личном деле, срок хранения — длительный, поэтому реквизиты должны быть безупречны.

С момента проведения документа сотрудник исключается из расчета зарплаты: в документах «Начисление зарплаты и взносов» он не появляется, а в табеле (раздел «Отчетность, справки» → «Табель Т-13») дни отпуска отражаются условным обозначением отпуска по уходу за ребенком.

Место сотрудника сохраняется, поэтому штатное расписание не изменяйте. Если на период отпуска принимается замещающий работник, оформляйте его по срочному трудовому договору — обычным документом «Прием на работу» с указанием срочности и основания.

Пособие до 1,5 лет: расчет и выплата

Ежемесячное пособие рассчитывается как 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума и не выше предельной базы. Все лимиты в 1С обновляются автоматически при обновлении конфигурации, поэтому держите релиз актуальным — это критично для правильности расчетов.

Пособие назначается документом отпуска, а выплачивается вместе с зарплатой организации по проектам прямых выплат через СФР. Для этого в разделе «Отчетность, справки» → «Пособия по уходу за ребенком» формируется и отправляется реестр сведений в фонд. Убедитесь, что у организации настроен обмен с СФР и действующий сертификат.

Досрочный выход, прерывание и изменение условий

Сотрудник вправе прервать отпуск досрочно или выйти на неполный рабочий день с сохранением пособия. Для каждого случая в 1С есть отдельный документ — не редактируйте исходный приказ задним числом.

Досрочный выход из отпуска

Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»). Укажите дату выхода — с этого дня возобновляется начисление зарплаты, а пособие прекращается. Если сотрудник выходит на неполное рабочее время с сохранением пособия, дополнительно оформите «Кадровый перевод» со сменой графика работы на неполный.

Продление и изменение дат

Если нужно исправить даты в уже проведенном документе, используйте механизм исправления: откройте документ и нажмите «Исправить» — программа создаст документ-исправление, сохранив историю. Прямое редактирование проведенного документа прошлого периода чревато рассинхронизацией с отправленными в СФР сведениями.

Отличия в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» функционал проще: документ «Отпуск по уходу за ребенком» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (либо «Все начисления»). Он прекращает начисление зарплаты и позволяет напечатать приказ, но расчет пособия там ограничен.

Если в базе есть сотрудники в таких отпусках, в настройках учетной политики («Главное» → «Учетная политика») должен быть включен соответствующий функционал. Для полноценного расчета и обмена с СФР при нескольких сотрудниках в декретных отпусках практичнее использовать 1С:ЗУП — в бухгалтерской конфигурации часть операций придется контролировать вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом отпуска по уходу, сотрудник не в расчете зарплаты

Тревожный признак

Сотрудник попадает в начисление зарплаты или в табеле пустые дни

Расчет пособия в документе

Норма

Сумма равна 40% среднего заработка, но не ниже минимума

Тревожный признак

Нулевая сумма или сумма без учета заработка прошлых лет

Реестр в СФР

Норма

Реестр сформирован и принят фондом без ошибок

Тревожный признак

Ошибки приема из-за реквизитов ребенка или периода

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на отца в 1С?

Да, порядок идентичен: тем же документом «Отпуск по уходу за ребенком» на сотрудника-отца. Потребуется справка с места работы матери о том, что она отпуск не использует — она хранится в личном деле, в программе отдельного поля для нее нет.

Что делать, если сотрудница во время отпуска до 3 лет уходит в новый декрет?

Первый отпуск прерывается документом «Изменение отпуска по уходу за ребенком» или возвратом из него, затем оформляется больничный по беременности и родам, а после него — новый отпуск по уходу уже на второго ребенка. Пособия на двоих детей суммируются с учетом ограничений.

Как сохранить пособие при выходе на неполный рабочий день?

Оформите «Кадровый перевод» со сменой графика на неполное рабочее время, не прерывая отпуск документом возврата. Пособие до 1,5 лет при этом продолжает начисляться, а зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Почему документ «Отпуск по уходу за ребенком» не виден в меню?

Проверьте настройки функциональности: «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка с учетной политикой — должна быть включена опция учета отпусков по уходу. Также документ может быть скрыт настройкой видимости разделов у конкретного пользователя.

Нужно ли ежемесячно создавать документ для выплаты пособия?

Нет. Пособие назначается один раз документом отпуска и автоматически подхватывается при ежемесячном начислении и формировании ведомостей на выплату до даты исполнения ребенку 1,5 лет.

Как оформить отпуск, если ребенку исполняется 3 года, а сотрудник не выходит на работу?

Отпуск заканчивается автоматически по дате окончания, указанной в документе. Если сотрудник не выходит и не подает заявление о продлении (например, отпуск без сохранения), оформляйте прогулы по факту и действуйте по кадровым процедурам — автоматического увольнения в программе не происходит.