Другое · 10 мин
Как оформить в 1С материальную помощь родственникам умершего сотрудника
Как начислить и выплатить материальную помощь родственникам умершего сотрудника в 1С:ЗУП: документы, НДФЛ, взносы, проводки и типичные ошибки.
Материальная помощь родственникам умершего сотрудника — выплата, которая адресуется не работнику, а его семье, поэтому в 1С она оформляется иначе, чем обычная матпомощь сотруднику. Ключевая особенность: получатель не состоит в штате организации, а значит, стандартный документ «Материальная помощь» в 1С:ЗУП напрямую не подходит без дополнительных настроек.
Налоговый режим такой выплаты отличается от обычной матпомощи. По п. 8 ст. 217 НК РФ единовременная материальная помощь членам семьи умершего работника не облагается НДФЛ полностью, без лимита в 4000 рублей. Страховыми взносами выплата, как правило, не облагается, поскольку получатель не связан с организацией трудовыми или гражданско-правовыми отношениями. Эти особенности должны быть корректно отражены в настройках начисления.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): от подготовительных документов до проверки отчётности. Подход применим и для других конфигураций с учётом их специфики, о которой сказано отдельно.
Документальное основание выплаты
Прежде чем заводить что-либо в программу, соберите пакет документов. Минимальный состав: заявление родственника с просьбой о выплате, копия свидетельства о смерти сотрудника, документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении), и приказ руководителя о выплате материальной помощи. Реквизиты для перечисления денег родственник указывает в заявлении.
Именно заявление и подтверждение родства критичны для необложения НДФЛ: без них налоговая может переквалифицировать выплату. Степень родства, дающая право на льготу, определяется через понятие «члены семьи» по Семейному кодексу — супруги, родители, дети, усыновители и усыновлённые. Для более дальних родственников безопаснее применять стандартный лимит 4000 рублей.
Настройка вида начисления в 1С:ЗУП
Стандартный вид начисления «Материальная помощь» в типовой поставке настроен с вычетом 4000 рублей (код вычета 503). Для выплаты семье умершего сотрудника создайте отдельный вид начисления: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Задайте понятное наименование, например «Материальная помощь семье умершего сотрудника».
На вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» установите: НДФЛ — «Не облагается» (либо код дохода 2760 с отключённым вычетом, в зависимости от релиза — проверьте, что в учёте НДФЛ сумма не попадает в облагаемую базу); страховые взносы — «Не облагается»; налог на прибыль — «Не учитывается в расходах» (такие выплаты по п. 23 ст. 270 НК РФ не уменьшают базу по прибыли). Способ отражения в бухучёте обычно ведут на счёте 91.02 «Прочие расходы» в корреспонденции со счётом 76 или 73 — согласуйте с бухгалтерией.
Кого указывать получателем выплаты
Получатель — не сотрудник, поэтому штатное расписание и кадровые документы здесь не используются. В справочнике «Физические лица» создайте карточку родственника: ФИО, ИНН (если есть), паспортные данные, адрес. Сотрудника на него заводить не нужно — начисление можно выполнить документом, допускающим выбор физического лица без трудовых отношений, либо через разовое начисление с ручной корректировкой получателя.
На практике применяют три подхода. Первый — документ «Разовое начисление» или «Материальная помощь» с выбором созданного физлица, если релиз это позволяет. Второй — начисление через документ «Прочие доходы» (операция учёта доходов вне рамок зарплаты), который изначально рассчитан на выплаты лицам, не являющимся сотрудниками. Третий — отражение только в бухгалтерском учёте через 1С:Бухгалтерию с ручной регистрацией дохода для НДФЛ. Выбор зависит от того, в какой программе у вас ведётся учёт и как настроен обмен.
Сравнение вариантов
Удобно, всё в ЗУП, автоматически попадает в 6-НДФЛ. Ограничение: не все релизы позволяют выбрать физлицо без приёма на работу.
Предназначен для лиц вне штата, корректно формирует данные по НДФЛ. Ограничение: не формирует проводки по расчётам, выплату отражают отдельно.
Подходит, если зарплатный учёт в ЗУП не ведётся. Ограничение: сведения о доходе и НДФЛ придётся регистрировать вручную, выше риск пропустить отражение в 6-НДФЛ.
Пошаговое начисление и выплата
Общий порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 выглядит так. Сначала создайте физическое лицо-получателя и настройте вид начисления. Затем зарегистрируйте само начисление, после — выплату через ведомость, и в конце сверьте отражение в учёте.
- 1Создайте физическое лицо-получателя в справочнике «Физические лица», заполните ФИО, ИНН, паспортные данные.
- 2Создайте вид начисления с необлагаемым кодом НДФЛ и отключёнными взносами.
- 3Зарегистрируйте начисление документом «Материальная помощь» или «Операция учёта доходов», указав сумму по приказу.
- 4Сформируйте ведомость на выплату (в банк или через кассу) на физлицо-получателя, проверьте, что НДФЛ к удержанию равен нулю.
- 5Синхронизируйте данные с 1С:Бухгалтерией, проверьте проводки (Дт 91.02 — Кт 76/73, выплата — Кт 51/50).
- 6Сформируйте справку о доходах физлица и отчёт 6-НДФЛ, убедитесь, что выплата отражена корректно.
При выплате через кассу выдайте деньги по расходному кассовому ордеру на основании паспорта получателя. При перечислении на карту используйте реквизиты из заявления — ведомость «в банк» для физлица без зарплатного проекта оформляется как перечисление по произвольным реквизитам.
Если умерший сотрудник ещё числится в программе, сначала завершите его кадровую историю: документ «Увольнение» с основанием «прекращение трудового договора вследствие смерти работника» (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Окончательный расчёт (зарплата, компенсация отпуска) выплачивается членам семьи отдельно и оформляется своей процедурой — не смешивайте его с материальной помощью.
Налоги, взносы и отчётность
По НДФЛ выплата члену семьи умершего работника полностью освобождается при соблюдении условий: единовременность, подтверждённое родство, наличие свидетельства о смерти. В 6-НДФЛ такие необлагаемые доходы, как правило, не отражаются, но справка о доходах физлицу по итогам года формируется с необлагаемым кодом. Проверьте поведение вашего релиза в отчёте «Анализ НДФЛ».
Страховые взносы не начисляются, поскольку выплата производится лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией. В расчёте по страховым взносам сумма фигурировать не должна. Если программа всё же подтягивает её в базу — значит, в виде начисления неверно указан порядок обложения взносами.
Как проверить результат
Сумма налога к удержанию равна нулю, в регистрах доход отражён с необлагаемым кодом
Программа рассчитала НДФЛ или применила вычет 503 с лимитом 4000 руб.
В отчётах по взносам выплата отсутствует в облагаемой базе
Сумма попала в базу по взносам на ОПС/ОМС
Справка физлицу формируется с необлагаемым доходом, разделы 6-НДФЛ не искажены
Выплата вообще не видна в учёте НДФЛ или попала в облагаемые строки
Дт 91.02 Кт 76 (73) на сумму помощи, выплата Дт 76 (73) Кт 51/50
Проводки сформированы через счёт 70 на умершего сотрудника
Особенности для других конфигураций 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 без ЗУП начисление оформляется операцией вручную: Дт 91.02 Кт 76.05 (расчёты с прочими дебиторами) на получателя как контрагента или физлицо. Для корректного учёта НДФЛ придётся вести регистры вручную или передавать данные в ЗУП, если она используется для отчётности. Выплата — через «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер».
В 1С:КАМИН и отраслевых решениях логика аналогична: отдельный вид начисления, физлицо без приёма на работу, контроль кодов НДФЛ. Универсальный принцип один — выплата не должна проходить по счёту 70 как расчёт с персоналом, поскольку получатель не является работником.
FAQ
Нужно ли принимать родственника на работу в 1С, чтобы выплатить помощь?
Нет. Достаточно создать карточку в справочнике «Физические лица» без оформления сотрудника. Начисление выполняется документом, допускающим выбор физлица вне штата, либо операцией учёта прочих доходов. Приём в штат создаст лишние кадровые и отчётные обязательства.
Облагается ли выплата НДФЛ, если помощь получает не близкий родственник, а, например, гражданский супруг?
Льгота без ограничений действует для членов семьи по Семейному кодексу: супругов (в зарегистрированном браке), родителей, детей, усыновителей и усыновлённых. Для остальных лиц безопаснее применять стандартное освобождение в пределах 4000 рублей в год, а с превышения удерживать НДФЛ.
Можно ли выплатить помощь наличными из кассы?
Да. Оформите ведомость «через кассу» на физлицо-получателя и расходный кассовый ордер. Получатель предъявляет паспорт, данные которого сверяются с карточкой физлица в программе. Если выдаёт доверенное лицо, потребуется нотариальная доверенность.
Уменьшает ли такая выплата налог на прибыль?
Нет. Материальная помощь членам семьи умершего работника не учитывается в расходах для налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). В настройках способа отражения и вида начисления укажите «не учитывается в налоговом учёте», чтобы в регистрах не образовалось ложных разниц.
Что делать, если программа удержала НДФЛ с выплаты?
Проверьте вид начисления: вероятно, выбран облагаемый код дохода или типовая матпомощь с вычетом 503. Сторнируйте неверное начисление, исправьте настройки вида расчёта и пересчитайте документ. Убедитесь в отчёте «Анализ НДФЛ», что облагаемая база по этому физлицу равна нулю.
Нужно ли отражать выплату в 6-НДФЛ?
Полностью необлагаемые доходы, поименованные в ст. 217 НК РФ, в 6-НДФЛ, как правило, не показывают. Однако сведения о доходах физлица за год (приложение к 6-НДФЛ) формируются с необлагаемым кодом. Уточните поведение вашего релиза и при сомнениях сверьтесь с актуальными разъяснениями ФНС.
Что важно запомнить
Помощь семье умершего сотрудника оформляется на отдельное физлицо, а не на работника: свой вид начисления без НДФЛ и взносов, счёт 76/73 вместо 70, выплата по заявлению с подтверждением родства. После проведения обязательно проверьте отчёты по НДФЛ, взносам и проводки.