Как оформить единовременное пособие при рождении ребенка в 1С

Единовременное пособие при рождении ребенка — государственная выплата, которую работодатель оформляет сотруднику при предоставлении свидетельства о рождении и справки о том, что второй родитель пособие не получал. В программах линейки 1С (прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3) для этого предусмотрен специальный документ, который автоматически подставляет актуальный размер пособия и включает сумму в ведомость на выплату.

Ошибки при оформлении этой выплаты встречаются часто: бухгалтер начисляет пособие «вручную» произвольным видом начисления, из-за чего сумма попадает в облагаемую базу, искажается отчетность и возникают вопросы при проверках. Корректное оформление штатным документом занимает несколько минут и гарантирует, что пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а в отчетах отражается в нужных строках.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки настроек программы до контроля выплаты и отражения в отчетности, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в учетной политике организации включено начисление пособий за счет ФСС. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Учетная политика» и проверьте, что в поле «Выплата пособий» выбран вариант, соответствующий вашей ситуации. Если организация работает в рамках прямых выплат (проект ФСС), пособие при рождении ребенка вообще не начисляется работодателем — его выплачивает фонд напрямую, и от работодателя требуется только передать сведения.

Второй важный параметр — актуальность релиза программы. Размер пособия ежегодно индексируется, и значение хранится в регистре сведений «Государственные пособия». Если релиз устарел, программа подставит прошлогоднюю сумму. Проверить значение можно через раздел «Настройка» → «Редактирование законодательных значений» на вкладке «Пособия».

Создайте документ начисления пособия

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Все начисления» и нажмите «Создать» → «Единовременное пособие при рождении ребенка». Если документа нет в списке, проверьте функциональность: «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» → вкладка «Пособия» — там должен быть установлен флаг учета пособий.

В документе заполните поля:

• Организация — если в базе ведется учет по нескольким юрлицам;
• Сотрудник — родитель, которому выплачивается пособие;
• Дата события — дата рождения ребенка (по ней программа определяет действующий размер пособия);
• Количество детей — при рождении двойни или тройни пособие начисляется на каждого ребенка;
• Дата выплаты — планируемая дата перечисления (по закону пособие выплачивается не позднее 10 дней с даты подачи документов, если не действуют прямые выплаты).

После заполнения полей сумма пособия рассчитывается автоматически из регистра законодательных значений. Если сумма нулевая или явно устаревшая — не вводите её вручную, сначала проверьте релиз и регистр «Государственные пособия».

1. 1
   Получите от сотрудника заявление, справку о рождении ребенка из ЗАГСа и справку второго родителя о неполучении пособия
2. 2
   Проверьте настройку учетной политики по пособиям и актуальность релиза 1С:ЗУП
3. 3
   Создайте документ «Единовременное пособие при рождении ребенка» и заполните сотрудника, дату события и количество детей
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанную сумму по регистру законодательных значений
5. 5
   Проведите документ и включите пособие в ведомость на выплату
6. 6
   Проверьте отражение суммы в отчетах и в ведомости до фактического перечисления

Как выплатить пособие вместе с зарплатой или отдельно

Проведенный документ создает задолженность перед сотрудником, которая попадает в ведомость на выплату. При заполнении ведомости (раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу») сумма пособия подхватывается автоматически, если дата выплаты в документе начисления совпадает с периодом ведомости.

Допустимы оба варианта: выплата отдельной ведомостью сразу после оформления документов и выплата вместе с ближайшей зарплатой. Отдельная ведомость удобнее, когда пособие нужно перечислить быстро, а до расчетного дня зарплаты еще далеко. При выплате с зарплатой в ведомости появятся обе строки — и аванс/зарплата, и пособие.

Обратите внимание: пособие не облагается НДФЛ, поэтому в ведомости по этой строке налог должен быть равен нулю. Если программа пытается удержать НДФЛ с суммы пособия — документ оформлен неправильно (чаще всего вместо штатного документа использовано произвольное разовое начисление).

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в документе

Норма

Равна актуальному размеру пособия из регистра «Государственные пособия» на дату рождения ребенка

Тревожный признак

Сумма нулевая, устаревшая или введена вручную

НДФЛ в ведомости

Норма

По строке пособия налог равен нулю

Тревожный признак

С пособия исчислен НДФЛ — значит, использован не тот вид начисления

Страховые взносы

Норма

Пособие не входит в базу для взносов в отчете по взносам

Тревожный признак

Сумма пособия увеличивает облагаемую базу

Отражение пособия в учете и отчетности

После синхронизации с «1С:Бухгалтерией» документ формирует проводки по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетом 69 (расчеты с фондом по пособиям) — при зачетной системе. В бухгалтерской программе сумма отражается в документе «Отражение зарплаты в бухучете», который выгружается из ЗУП.

В отчетности пособие при рождении ребенка фигурирует в расчете по страховым взносам (РСВ) в составе необлагаемых сумм, а в форме 6-НДФЛ не отражается вовсе, поскольку не является объектом налогообложения. Если пособие появилось в 6-НДФЛ — это верный признак ошибочного оформления.

При прямых выплатах работодатель передает в фонд сведения о сотруднике и документах. В ЗУП для этого используются документы обмена с СФР (бывшим ФСС): реестры сведений или исходящие документы в зависимости от настроенного способа обмена. Проверьте, что сведения ушли и получен положительный статус приема.

Особые ситуации и нюансы

Рождение двойни или нескольких детей

Пособие выплачивается на каждого ребенка. В документе укажите фактическое количество детей — программа умножит базовый размер. Если на каждого ребенка требуется отдельная аналитика, создайте отдельные документы.

Сотрудник — внешний совместитель

Внешний совместитель получает пособие по одному месту работы по своему выбору. Если сотрудник выбрал вашу организацию, потребуйте справку с основного места работы о том, что пособие там не назначалось. Оформление в программе стандартное — тем же документом.

Увольнение и дата события

Право на пособие через работодателя сохраняется, если ребенок родился в период действия трудового договора. Если сотрудник уже уволен, пособие ему назначает орган соцзащиты, и документ в ЗУП не оформляется.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Организация работает по прямым выплатам СФРНе создавайте документ начисления — передайте сведения в фонд через реестр или исходящий документ обмена

Действует зачетный механизм пособийОформите документ «Единовременное пособие при рождении ребенка» и выплатите сумму через ведомость

Сумма пособия в документе нулевая или устаревшаяОбновите релиз ЗУП и проверьте регистр «Государственные пособия» вместо ручного ввода суммы

В ведомости с пособия удержан НДФЛОтмените проведение, замените произвольное начисление штатным документом пособия и пересчитайте ведомость

Частые вопросы

Нужно ли облагать единовременное пособие при рождении ребенка НДФЛ и взносами?

Нет. Это государственное пособие полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. При оформлении штатным документом 1С:ЗУП налоги не начисляются автоматически. Если налог появился — проверьте, каким документом оформлена выплата.

Что делать, если документа «Единовременное пособие при рождении ребенка» нет в списке начислений?

Откройте «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» → вкладка «Пособия» и включите учет пособий. Также проверьте, что в учетной политике организации не выбран режим прямых выплат без участия работодателя — в этом случае документ начисления скрывается намеренно.

Как исправить пособие, ошибочно начисленное обычным разовым начислением?

Отмените проведение ошибочного документа, создайте правильный документ пособия, затем сформируйте новую ведомость. Если выплата уже прошла, скорректируйте НДФЛ и взносы перерасчетом в текущем периоде и подайте уточненные отчеты, если расхождение затронуло сданную отчетность.

Выплачивается ли пособие, если организация в регионе прямых выплат?

Да, но не работодателем, а Социальным фондом России. Работодатель принимает у сотрудника заявление и документы, передает сведения в фонд через реестр или электронный документ. Пособие сотруднику перечисляет фонд напрямую.

На какую дату определяется размер пособия?

На дату рождения ребенка. Именно её нужно указать в поле «Дата события» документа. Программа возьмет размер пособия, действовавший на эту дату, что важно при рождении ребенка вблизи даты ежегодной индексации.