Как оформить чернобыльский отпуск в 1С

Чернобыльский отпуск — дополнительный оплачиваемый отпуск, который положен работникам, пострадавшим от катастрофы на Чернобыльской АЭС, на основании Закона РФ № 1244-1. Его особенность в том, что оплата производится не работодателем, а за счёт средств федерального бюджета через Социальный фонд России, а сам отпуск не входит в стаж для ежегодного основного отпуска и не делится на части.

В программах 1С оформление такого отпуска имеет свои тонкости: стандартные виды отпусков не всегда корректно отражают порядок оплаты, поэтому часто требуется создать отдельный вид расчёта или вид отпуска с особыми настройками. Ошибки в настройке приводят к неверному расчёту налогов, взносов и некорректным данным в отчётности.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также проверка результата и типичные ошибки.

Что нужно проверить перед оформлением

До ввода документа убедитесь, что у работника есть подтверждающие документы: удостоверение ликвидатора, инвалида вследствие катастрофы, жителя зоны с правом на отселение и т.д. От категории зависит продолжительность отпуска — от 7 до 21 календарного дня (а в отдельных случаях больше, например для инвалидов — до 30 дней, согласно действующим нормам закона № 1244-1).

Затем проверьте, что в программе присутствует нужный вид отпуска. В ЗУП 3.1 в типовой поставке обычно уже есть предопределённый вид «Дополнительный отпуск гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на ЧАЭС». Если его нет или настройки изменены, создайте новый элемент в справочнике «Виды отпусков» (раздел «Настройка» → «Виды отпусков»).

Настройка вида отпуска и начисления в ЗУП 3.1

Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков». Если предопределённый чернобыльский вид отсутствует, создайте новый: укажите наименование, например «Доп. отпуск чернобыльцам», снимите флаг «Отпуск является ежегодным» (такой отпуск не входит в ежегодные и не накапливается), установите способ расчёта «По календарным дням» и отметьте, что дни отпуска не включают нерабочие праздничные дни.

Далее проверьте начисление, которое будет рассчитывать оплату. В типовой конфигурации при создании вида отпуска программа предложит создать соответствующее начисление автоматически. Откройте его и проверьте ключевые настройки на вкладках:

• «Налоги, взносы, учёт» — НДФЛ: облагается (код дохода 4800 «Иные доходы» либо иной, принятый в вашей учётной политике — уточните у налогового консультанта, так как по этой выплате в практике встречаются разные позиции); страховые взносы: «Не облагается» (выплата компенсационная, производится за счёт бюджета);
• «Учёт в бухучёте» — укажите способ отражения, чтобы расход не попадал в состав расходов работодателя по оплате труда;
• Формула расчёта — по среднему заработку, аналогично обычному отпуску.

Оформление документа «Отпуск» в ЗУП 3.1

Перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска» и создайте новый документ. Выберите сотрудника, затем в табличной части «Дополнительные отпуска» добавьте строку с чернобыльским видом отпуска и укажите даты начала и окончания. Основной отпуск в этом же документе оставляйте пустым, если работник уходит только в дополнительный.

На вкладке «Оплата» программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных. Проверьте, что в расчёт попали корректные базы и что начисление использовано именно «чернобыльское», а не обычное отпускное. Если средний заработок не рассчитался — проверьте, принят ли сотрудник на работу более месяца назад и есть ли начисления в расчётном периоде.

После проведения документа сформируйте печатную форму приказа (Т-6 или своя форма) и записку-расчёт. Учтите: поскольку оплата идёт через СФР, работодатель обычно выплачивает сумму, а затем получает возмещение из фонда — порядок зависит от действующего механизма взаимодействия с СФР в вашем регионе.

1. 1
   Проверьте документы работника и определите длительность отпуска
2. 2
   Проверьте или создайте вид отпуска и начисление с корректными налоговыми настройками
3. 3
   Создайте документ «Отпуск», добавьте дополнительный отпуск с нужными датами
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка и сумму на вкладке «Оплата»
5. 5
   Проведите документ, распечатайте приказ и записку-расчёт
6. 6
   Сверьте отражение в учёте и подготовьте документы для возмещения из СФР

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровый и расчётный функционал ограничен. Дополнительные отпуска оформляются документом «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Отпуск»), однако выбора вида отпуска там нет — документ рассчитывает обычный отпуск. Для чернобыльского отпуска используйте ручное начисление.

Создайте новое начисление в справочнике «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»: укажите наименование «Оплата дополнительного отпуска чернобыльцам», код дохода по НДФЛ, в настройках взносов — «Не облагается», в отражении в учёте — счёт 69 или 70 с соответствующей аналитикой в зависимости от принятого порядка расчётов с СФР. Затем введите документ «Начисление зарплаты» и добавьте сумму вручную, рассчитав средний заработок отдельно (например, внешним расчётом или через отпускные с последующей корректировкой).

Отсутствие дней в табеле отразите документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с соответствующим видом отсутствия, чтобы дни не попали в расчёт зарплаты за месяц.

ЗУП 3.1 или 1С:Бухгалтерия

ЗУП 3.1

Полноценный кадровый учёт, автоматический расчёт среднего, готовые виды отпусков — рекомендуется при штате больше нескольких человек

1С:Бухгалтерия 3.0

Подходит для малого штата, но расчёт среднего и отражение отсутствия потребуют ручных операций и повышенного контроля

Возмещение расходов из СФР

Оплата чернобыльского отпуска финансируется из федерального бюджета через Социальный фонд России. Работодатель выплачивает отпускные работнику, после чего подаёт в отделение СФР заявление о возмещении с пакетом документов: копией удостоверения работника, приказом о предоставлении отпуска, справкой-расчётом среднего заработка.

В 1С возмещение отражается поступлением на расчётный счёт с корреспонденцией по расчётам с СФР. Точные счета зависят от принятой учётной политики — заранее согласуйте проводки с главным бухгалтером, чтобы не смешивать эти суммы с обычными расходами на оплату труда.

Проверка результата и отчётность

После проведения всех документов проверьте ключевые точки. В расчётном листке работника сумма отпускных должна идти отдельной строкой с нужным кодом дохода. В отчёте по страховым взносам (РСВ) эта выплата должна попасть в необлагаемую базу. В 6-НДФЛ сумма отражается как доход с удержанным налогом — срок перечисления НДФЛ стандартный.

Проверьте также табель: дни отпуска должны быть отмечены отдельным кодом (в ЗУП — автоматически видом времени, заданным в виде отпуска), а не как рабочие дни и не как основной отпуск. Наконец, сверьте остатки отпусков: чернобыльский отпуск не должен уменьшать остаток ежегодного отпуска работника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок

Норма

Отпускные отдельной строкой, НДФЛ удержан, взносов нет

Тревожный признак

Сумма слита с зарплатой или начислены взносы

Табель

Норма

Дни отмечены отдельным кодом отсутствия

Тревожный признак

Дни стоят как рабочие или как основной отпуск

Остатки отпусков

Норма

Остаток ежегодного отпуска не изменился

Тревожный признак

Чернобыльские дни списали ежегодный отпуск

РСВ и 6-НДФЛ

Норма

Выплата в необлагаемой базе РСВ, в 6-НДФЛ отражена корректно

Тревожный признак

Выплата попала в облагаемую базу взносами

Типичные ошибки

Самая частая ошибка — оформление чернобыльского отпуска как обычного ежегодного или дополнительного отпуска «за вредность». Это искажает стаж, налоги и отчётность. Вторая распространённая проблема — неверные настройки взносов в созданном вручную начислении: по умолчанию программа может включить обложение взносами.

Также бухгалтеры нередко забывают отразить возмещение из СФР отдельно, из-за чего сумма зависает в расчётах с фондом, или отказывают работнику в удобном ему времени отпуска, что нарушает закон.

Частые вопросы

Можно ли оформить чернобыльский отпуск частями?

Нет. В отличие от ежегодного отпуска, дополнительный отпуск по закону № 1244-1 не делится на части — он предоставляется целиком на положенное количество календарных дней.

Облагается ли оплата чернобыльского отпуска НДФЛ?

Да, выплата облагается НДФЛ — налог удерживается при выплате. А вот страховыми взносами она не облагается, поскольку носит компенсационный характер и финансируется из бюджета. Код дохода уточните в своей учётной политике, так как в практике встречаются разные подходы.

Что делать, если в ЗУП нет предопределённого вида отпуска?

Создайте его вручную в справочнике «Виды отпусков»: снимите признак ежегодного отпуска, задайте расчёт по календарным дням и создайте связанное начисление, после чего проверьте настройки НДФЛ и взносов на вкладке «Налоги, взносы, учёт».

Как отразить возмещение от СФР в 1С:Бухгалтерии?

Поступление оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и корреспонденцией по расчётам с СФР. Конкретные счета определяются учётной политикой — согласуйте проводки с главным бухгалтером.

Входит ли чернобыльский отпуск в стаж для основного отпуска?

Нет, не входит. Это нужно учитывать при настройке вида отпуска в ЗУП: признак ежегодного отпуска должен быть снят, иначе программа неверно рассчитает стаж и остатки отпусков работника.

Можно ли отказать работнику в предоставлении такого отпуска?

Нет. Отпуск предоставляется в удобное для работника время по его заявлению при наличии подтверждающих документов. Отказ или перенос по инициативе работодателя является нарушением законодательства.