Другое · 12 мин
Как оформить увольнение в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по оформлению увольнения в 1С 8.3 ЗУП: документ, расчёт компенсации, печать приказа Т-8, выплата, отчёты и типичные ошибки кадрового учёта.
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 8.3 оформляется одним документом, который одновременно решает кадровую и расчётную задачи: регистрирует приказ о расторжении трудового договора и начисляет все причитающиеся суммы — зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и, при необходимости, выходное пособие. Ошибка на этом этапе приводит к неверным выплатам, искажённым отчётам в ПФР и ФНС и претензиям со стороны бывшего работника.
Перед оформлением убедитесь, что в базе корректно закрыт месяц, предшествующий увольнению: начислена зарплата, отражены отсутствия, введены все кадровые переводы. Документ увольнения подтягивает данные из учёта автоматически, но если исходные сведения неполные, компенсация посчитается неверно. Особое внимание уделите остаткам отпусков — именно по ним чаще всего возникают расхождения.
Инструкция ниже написана для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1. В других конфигурациях (например, 1С:КАМИН или базовая бухгалтерия) состав документов отличается, но логика действий схожая.
Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения
Начните с проверки кадровых данных сотрудника. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и убедитесь, что все приёмы на работу, переводы и изменения условий труда внесены в программу. Если сотрудник переводился между подразделениями или должностями, а документы не проведены, расчёт среднего заработка может оказаться искажён.
Второй обязательный шаг — сверка остатков отпусков. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Остатки отпусков») на дату увольнения. Сравните данные программы с личной карточкой Т-2 и фактически предоставленными отпусками. Если сотрудник брал отпуск, который не был проведён документом «Отпуск», остаток будет завышен, и компенсация рассчитается с излишком.
Третий момент — незакрытые начисления. Проверьте, нет ли у сотрудника невыданных авансов, непроведённых больничных, командировок или материальной помощи. Все эти документы должны быть отражены до увольнения, иначе окончательный расчёт придётся корректировать сторнирующими документами.
Что проверить до ввода документа
Остаток совпадает с данными личной карточки и фактическими отпусками
Остаток завышен из-за непроведённых отпусков или дублей документов
Все отсутствия, больничные и премии введены
Есть непроведённые документы — расчёт будет неполным
Все приёмы и переводы отражены документами
Пропущен перевод — неверные данные в приказе и среднем заработке
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу работников одним приказом.
В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника. Именно на эту дату программа рассчитает компенсацию отпуска и начислит зарплату. Поле «Основание увольнения» заполните ссылкой на статью Трудового кодекса: чаще всего используется п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по инициативе работника) или п. 1 ч. 1 ст. 77 (по соглашению сторон).
После выбора сотрудника и даты программа автоматически заполнит табличные части: начисления, удержания, компенсацию отпуска. Не спешите проводить документ — сначала проверьте каждую закладку, о чём подробно ниже.
- 1Проверьте остатки отпусков и полноту кадровых данных сотрудника
- 2Создайте документ: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Увольнение»
- 3Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 4Проверьте расчёт компенсации отпуска и начислений на закладках документа
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
- 6Сформируйте ведомость на выплату и проверьте отражение в отчётах
Проверка расчёта компенсации и начислений
На закладке «Начисления и удержания» документ показывает зарплату за фактически отработанные дни месяца увольнения. Программа берёт данные из табеля учёта рабочего времени. Если сотрудник увольняется в середине месяца и часть отсутствий не введена, сумма будет неверной — сверьте её с производственным календарём и графиком работы.
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается на закладке «Компенсации отпуска» (или в отдельном блоке, в зависимости от версии). Проверьте количество дней компенсации и средний заработок. Средний заработок рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник работал меньше — за фактический период. По кнопке с зелёным «плюсом» или через расшифровку можно посмотреть, какие суммы и дни вошли в расчёт.
Если положено выходное пособие (например, при сокращении штата — не менее среднего месячного заработка), оно добавляется на закладке «Дополнительно» или отдельным видом начисления. В типовой конфигурации для сокращения есть специальный флажок, который автоматически рассчитывает пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства.
Особые сценарии увольнения
Увольнение по сокращению штата
При сокращении в документе увольнения установите соответствующее основание (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Программа предложит рассчитать выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства. Пособие за второй и третий месяцы оформляется позже отдельными документами, если бывший сотрудник подтвердит отсутствие работы.
Увольнение с отпуском с последующим увольнением
Если сотрудник сначала уходит в отпуск, а затем увольняется, оформите документ «Отпуск» с видом «Отпуск с последующим увольнением». Дата увольнения в этом случае — последний день отпуска, а все расчёты и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском. Не создавайте отдельный документ «Увольнение» — это приведёт к задвоению компенсации.
Увольнение в последний день месяца
Когда дата увольнения совпадает с последним календарным днём месяца, этот месяц включается в расчётный период среднего заработка. Программа учитывает это автоматически, но если вы вручную корректировали период расчёта, проверьте, не исключён ли месяц увольнения из базы ошибочно.
Способы оформления в разных ситуациях
Стандартный сценарий для одного сотрудника. Подходит для большинства случаев: по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение.
Оптимален при сокращении или ликвидации, когда увольняется группа сотрудников одной датой. Ограничение: менее удобен для индивидуальной проверки расчётов.
Единственный корректный вариант, когда перед увольнением предоставляется отпуск. Отдельный документ увольнения в этом случае не создаётся.
Печать приказа и записки-расчёта
Из проведённого документа доступны печатные формы по кнопке «Печать». Основная — приказ о прекращении трудового договора по форме Т-8 (или по самостоятельно утверждённой форме организации). Проверьте в приказе дату увольнения, формулировку основания и реквизиты заявления или соглашения — они подтягиваются из полей документа.
Записка-расчёт по форме Т-61 формируется там же. Она содержит две части: кадровую (данные об отпусках) и расчётную (начисления, удержания, итог к выплате). Перед подписанием сверьте итоговую сумму с расчётным листком сотрудника — они должны совпадать.
Дополнительно оформите запись об увольнении в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД устарела — с 2023 года подаётся форма ЕФС-1 в СФР). В программе отчёт по увольнению формируется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо через документ «Сведения о трудовой деятельности».
Выплата окончательного расчёта
Все суммы при увольнении должны быть выплачены в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). После проведения документа создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости на счета»). В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» — программа подберёт именно суммы окончательного расчёта, а не плановую зарплату.
НДФЛ с компенсации отпуска и зарплаты удерживается и перечисляется в общем порядке; выходное пособие в пределах трёх среднемесячных заработков (шести — для работников Крайнего Севера) налогом не облагается — типовая конфигурация учитывает это автоматически, если пособие введено правильным видом начисления. Проверьте, чтобы для пособия стояла корректная категория дохода, иначе оно попадёт в облагаемую базу.
После выплаты проведите ведомость и убедитесь, что в карточке сотрудника не осталось задолженности. Отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты») по уволенному должен показывать ноль.
Проверка отчётности после увольнения
Уволенный сотрудник должен корректно отразиться в отчётности: в 6-НДФЛ его доходы и удержанный налог попадают в период фактической выплаты, в расчёте по страховым взносам — в раздел с персонифицированными сведениями за период увольнения. Сформируйте оба отчёта за квартал и проверьте, что данные сотрудника присутствуют и суммы совпадают с расчётным листком.
Также уволенный должен быть исключён из списков на будущие периоды: проверьте, что в штатном расписании позиция не заблокирована ошибочно (при сокращении позицию нужно закрыть документом изменения штатного расписания), а сам сотрудник не попадает в плановые начисления следующего месяца. Быстрый контроль — отчёт «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» за месяц, следующий за увольнением: по этому сотруднику не должно быть строк.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С 8.3 ЗУП оформляется одним документом, который делает и приказ, и расчёт. Ключ к корректному результату — подготовка: сверенные остатки отпусков, закрытые начисления и полная кадровая история. После проведения обязательно проверьте ведомость на выплату, отсутствие задолженности и отражение в отчётах 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы
Можно ли отменить или изменить проведённое увольнение?
Да, если сотрудник остаётся в организации, документ можно отменить проведение и пометить на удаление. Если по увольнению уже были выплаты и сдана отчётность, потребуется скорректировать ведомости и подать уточнённые отчёты. При изменении только даты увольнения документ перепроводится с новой датой, расчёты пересчитываются автоматически.
Почему компенсация отпуска рассчиталась в меньшей сумме, чем ожидалось?
Чаще всего причина в неполном расчётном периоде: в базу среднего заработка не попали премии или месяцы с отсутствиями снижают средний дневной заработок. Откройте расшифровку расчёта среднего в документе и проверьте, какие начисления вошли в базу. Также проверьте, не был ли сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты — такие периоды влияют на стаж для отпуска.
Как уволить сотрудника задним числом, если приказ издан позже?
Введите документ фактической датой увольнения, но учтите: если месяц уже закрыт и зарплата выплачена, программа при перерасчёте создаст сторно-записи. Выплата компенсации оформляется отдельной ведомостью текущей датой. Помните, что задержка выплаты при увольнении влечёт обязанность уплатить компенсацию за просрочку по ст. 236 ТК РФ.
Нужно ли увольнять сотрудника, переведённого в другое юрлицо внутри группы компаний?
Да, перевод в другую организацию — это увольнение из одного юридического лица и приём в другое, даже если обе организации ведутся в одной базе. В ЗУП 3.1 для этого есть специальный механизм перевода между организациями, который корректно переносит остатки отпусков и кадровые данные без ручного дублирования документов.
Сотрудник уволен, но в отчётах следующего месяца по нему появляются суммы. Что делать?
Проверьте документы с датой после увольнения: часто это перерасчёты прошлых периодов, премии, начисленные после ухода, или сторно. Сами по себе такие записи допустимы, если это реальные доплаты. Если суммы появляются из-за плановых начислений — проверьте, что документ увольнения проведён и дата в нём корректна.
Где в 1С посмотреть всех уволенных за период?
Используйте отчёт «Штатные сотрудники» с отбором по уволенным или журнал «Приёмы, переводы, увольнения» с фильтром по виду документа. Для анализа причин увольнений подойдёт отчёт «Остатки отпусков» в связке с кадровыми отчётами, а для контроля расчётов — «Расчётные листки» с отбором по уволенным сотрудникам.