Другое · 10 мин
Как оформить увольнение умершего сотрудника в 1С
Как оформить увольнение в связи со смертью работника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, прекращение трудового договора, расчёт выплат родственникам, отчётность.
Смерть работника — основание прекращения трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. В программах 1С эта ситуация оформляется не обычным увольнением по инициативе работника или работодателя, а специальным кадровым документом с основанием «смерть работника». Ошибка в выборе основания приведёт к неверным записям в трудовой книжке (ЭТК), отчётах ЕФС-1 и расчёте выплат.
Порядок действий зависит от используемой конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) есть полноценный документ «Увольнение», а в 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ведётся в ограниченном объёме, и часть операций выполняется вручную. Ниже разобраны оба варианта, а также нюансы начисления выплат родственникам умершего и сдачи отчётности.
Дата прекращения трудового договора — день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти, а не день получения документа работодателем. Это принципиальный момент: приказ может быть издан позже, но дата увольнения всегда совпадает с датой смерти.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
Прежде чем создавать документы в программе, убедитесь, что у работодателя есть официальное подтверждение смерти. Основанием служит свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо вступившее в силу решение суда об объявлении гражданина умершим. Копии этих документов подшиваются в личное дело работника.
Приказ о прекращении трудового договора оформляется на основании свидетельства о смерти. Работник с приказом, естественно, не знакомится — в этом случае на приказе делается соответствующая отметка. Запись в трудовую книжку (или сведения в ЭТК) вносится с формулировкой «Трудовой договор прекращён вследствие смерти работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Также потребуются заявления от членов семьи на выплату причитающихся сумм (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Выплаты производятся на основании этих заявлений и документов, подтверждающих родство.
Оформление увольнения в 1С:ЗУП 8
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения — день смерти по свидетельству. В поле «Основание увольнения» выберите из классификатора пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника».
На вкладке «Компенсации отпусков» программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по состоянию на дату смерти. Проверьте остатки отпусков: если работник имел право на дополнительные отпуска, они тоже должны быть учтены. На вкладке «Начисления и удержания» подтянутся текущие начисления за отработанный период.
Проведите документ. После проведения программа сформирует запись в регистрах кадрового учёта, рассчитает итоговые суммы и подготовит данные для печатной формы приказа (унифицированная Т-8 или форма, принятая в организации). Распечатайте приказ и подпишите у руководителя.
Если сотрудник был в отпуске или на больничном
Если на дату смерти работник находился на больничном, пособие по временной нетрудоспособности начисляется по день смерти включительно. Не закрытый в программе больничный нужно закрыть датой смерти, иначе расчёт увольнения будет некорректным. Отпускные, выплаченные авансом за период после даты смерти, не удерживаются — удержания из выплат в пользу родственников в этой ситуации законодательно ограничены.
- 1Получите свидетельство о смерти и сделайте копию в личное дело
- 2Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Проверьте компенсацию отпуска и текущие начисления в документе
- 4Проведите документ и распечатайте приказ
- 5Оформите выплату родственникам через ведомость
- 6Проверьте формирование сведений для ЕФС-1 и РСВ
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) кадровый документооборот упрощён. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения — день смерти. Если в вашей версии программы нет выбора основания увольнения, основание указывается вручную в печатной форме приказа и в записи трудовой книжки.
Начисление зарплаты за месяц смерти и компенсации отпуска в 1С:Бухгалтерии выполняется документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц. Проверьте, что программа учла компенсацию за неиспользованный отпуск — в некоторых случаях её приходится добавлять вручную через вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении».
Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия не формирует полноценный кадровый учёт и ЭТК. Если организация ведёт электронные трудовые книжки, сведения о прекращении договора подаются через отчёт ЕФС-1, который формируется из данных программы — проверьте корректность даты и основания перед отправкой.
Выплата причитающихся сумм родственникам
Заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и иные суммы, не полученные работником ко дню смерти, выплачиваются члену его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего. Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ).
В 1С:ЗУП выплата оформляется ведомостью («Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу»). В документе увольнения проверьте дату выплаты — она должна совпадать с датой ведомости, иначе отчёт 6-НДФЛ сформируется с расхождениями. Если получатель — родственник, а не сам сотрудник, выплату обычно оформляют на реквизиты, указанные в заявлении, с приложением документов о родстве.
По налогам действует особый порядок: суммы, выплачиваемые в порядке наследования, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ). В 1С это реализовано автоматически при корректном оформлении увольнения по основанию «смерть работника» — программа не начисляет НДФЛ на выплаты после смерти. Проверьте это в документе: графа НДФЛ по таким начислениям должна быть нулевой. Страховые взносы на суммы, начисленные после смерти, также не начисляются.
Отчётность: ЕФС-1, РСВ и персонифицированные сведения
О прекращении трудового договора работодатель обязан подать сведения в Социальный фонд России — подраздел ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» и основанием «смерть работника». Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»; документ увольнения автоматически попадает в форму, если дата и основание заполнены корректно.
В расчёте по страховым взносам (РСВ) за период смерти сотрудник отражается с датой прекращения договора. В персонифицированных сведениях о физлицах доходы умершего показываются по месяц смерти включительно. Выплаты родственникам в составе облагаемой базы не отражаются, поскольку не облагаются взносами.
Если увольнение оформлено позже даты смерти (например, свидетельство получено через месяц), программа могла продолжить начислять зарплату за «пустые» дни. Перед проведением увольнения проверьте табель: дни после смерти не должны содержать начислений. Лишние начисления сторнируются, а отчётность корректируется уточнёнными формами.
Как проверить результат
п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (смерть работника)
«по собственному желанию» или пустое поле
Совпадает с датой смерти в свидетельстве
Дата издания приказа или дата получения документов
Не начислены на выплаты после смерти
Налог и взносы рассчитаны как при обычном увольнении
Событие «Увольнение» с основанием «смерть» отправлено на следующий рабочий день
Сотрудник числится работающим в фонде
Особые ситуации и ограничения
Если работник умер в период простоя, командировки или отпуска без сохранения зарплаты, порядок оформления не меняется: дата увольнения — день смерти, компенсация рассчитывается по общим правилам. Отличается только состав начислений за последний период — проверьте их в документе увольнения.
При смерти совместителя увольнение оформляется отдельным документом по каждому месту работы. В 1С:ЗУП для внешнего и внутреннего совместительства создаются отдельные документы «Увольнение» по каждому сотруднику (договору).
Если родственники не обратились за выплатами, суммы депонируются. В 1С депонирование оформляется документом «Депонирование зарплаты». Срок исковой давности по таким требованиям составляет общий срок, и обязанность работодателя хранить депонированные суммы сохраняется.
Что важно запомнить
Увольнение умершего сотрудника в 1С оформляется только с основанием «смерть работника» (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) и датой смерти. Выплаты перечисляются родственникам без НДФЛ и взносов, сведения в ЕФС-1 подаются не позднее следующего рабочего дня. Все действия выполняются только после получения свидетельства о смерти.
Частые вопросы
Можно ли оформить увольнение задним числом, если свидетельство о смерти получено позже?
Да, и это единственно правильный вариант: дата прекращения договора всегда равна дате смерти, даже если документы поступили спустя месяцы. Приказ издаётся текущей датой, а в документе увольнения в 1С указывается день смерти. За дни между смертью и оформлением начислений быть не должно — проверьте табель и при необходимости сделайте сторно.
Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты, выплачиваемой родственникам умершего?
Нет. Суммы, выплачиваемые в порядке наследования, освобождены от НДФЛ. При корректном выборе основания увольнения в 1С:ЗУП программа не начисляет налог автоматически. Если НДФЛ всё же рассчитался — проверьте основание увольнения в документе.
Что делать, если умерший сотрудник получил отпускные авансом?
Отпускные за период, наступивший после даты смерти, не удерживаются из выплат родственникам — это прямое ограничение законодательства по удержаниям при прекращении договора вследствие смерти. В 1С откажитесь от автоматического удержания в документе увольнения, если программа его предложила.
Кто должен получить трудовую книжку умершего работника?
Бумажная трудовая книжка выдаётся супругу или близкому родственнику под расписку либо направляется по почте по письменному заявлению. Если никто не обратился, книжка хранится у работодателя. При ведении ЭТК запись о прекращении договора передаётся в СФР через ЕФС-1.
Как в 1С:Бухгалтерии указать основание увольнения, если поля для него нет?
В упрощённом кадровом учёте 1С:Бухгалтерии основание может не выбираться из классификатора. В этом случае основание укажите вручную в печатной форме приказа и в записи трудовой книжки, а перед отправкой ЕФС-1 проверьте, что событие сформировано с корректным основанием «смерть работника».
Что делать, если родственники не обращаются за зарплатой умершего?
Невостребованные суммы депонируются: в 1С это оформляется документом «Депонирование зарплаты». Обязанность выплатить депонированные суммы сохраняется за работодателем в течение срока исковой давности, после обращения наследника выплата производится по его заявлению.