Другое · 12 мин
Как оформить увольнение сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению увольнения сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: приказ, расчёт компенсации за отпуск, выплаты, отчёты и типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка действий: кадровый приказ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, начисление выходного пособия при необходимости, выплата и передача сведений в отчётность. Если пропустить хотя бы один шаг, в учёте останется «висящий» сотрудник, а в отчётах СЗВ-ТД, ЕФС-1 или расчёте по страховым взносам появятся ошибки. Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 8.3 процесс максимально автоматизирован, в 1С:Бухгалтерии 8 часть операций придётся делать вручную.
Ниже разобран полный цикл оформления увольнения: от подготовки документа до проверки результата по отчётам. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0). Названия команд в вашей базе могут незначительно отличаться в зависимости от релиза и настроек интерфейса.
Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения
До создания приказа убедитесь, что в базе отражены все начисления и кадровые события сотрудника за период работы. Если не проведён отпуск, больничный или командировка, расчёт компенсации будет неверным, а исправить его после выплаты сложнее, чем до. Проверьте также остаток отпусков: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты».
Второй контрольный пункт — задолженность. Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверку расчётов: не должно быть непроведённых ведомостей, невыплаченных авансов или долгов за работником (например, по подотчётным суммам или займам). Если сотруднику выдавался займ, решите вопрос удержания из окончательного расчёта до проведения увольнения — после выплаты удержать сумму через программу уже не получится.
Третий момент — основание увольнения. Заранее определите статью ТК РФ (по инициативе работника, соглашению сторон, сокращение штата и т.д.), потому что от неё зависят обязательные выплаты: при сокращении положено выходное пособие, при увольнении по собственному желанию — только зарплата и компенсация отпуска. В 1С основание выбирается в документе увольнения и влияет на состав автоматических начислений.
Как выбрать сценарий
Создание приказа на увольнение в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». В шапке документа выберите организацию, сотрудника и укажите дату увольнения — это последний рабочий день. В поле «Основание увольнения» выберите нужный пункт статьи ТК РФ из выпадающего списка; при необходимости впишите реквизиты заявления или соглашения сторон.
После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает на вкладке «Начисления и удержания» компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом), долг по зарплате за отработанные дни и НДФЛ. Если по настройкам учётной политики при увольнении положено выходное пособие, появится соответствующая строка начисления. Проверьте средний заработок: по кнопке с изображением карандаша рядом с суммой откроется детализация расчёта.
По кнопке «Печать» доступны формы: приказ по форме Т-8, записка-расчёт Т-61, а также произвольные печатные формы, если они подключены. Сформируйте и проверьте Т-61 до проведения выплаты — именно эта форма показывает, как программа посчитала дни компенсации и средний заработок. После проверки нажмите «Провести и закрыть».
- 1Проверьте остаток отпусков и задолженность по сотруднику
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
- 3Проверьте автоматический расчёт компенсации и среднего заработка
- 4Распечатайте Т-8 и Т-61, подпишите у руководителя
- 5Проведите документ и зарегистрируйте выплату ведомостью
- 6Сформируйте сведения для СФР (подраздел «Отчетность, справки»)
- 7Проверьте отчётами, что сотрудник уволен и расчёты закрыты
Особые сценарии увольнения
Увольнение с сокращения штата
При сокращении в документе увольнения дополнительно заполняется поле с количеством дней выходного пособия и, при необходимости, сохраняемого заработка на период трудоустройства. В ЗУП эти начисления рассчитываются отдельным видом расчёта «Выходное пособие», который должен быть предварительно создан и настроен (не облагается НДФЛ и взносами в пределах норм). Если вида расчёта нет, добавьте его в разделе «Настройка» → «Начисления».
Увольнение списком
Для массового увольнения (например, при ликвидации подразделения) используйте документ «Увольнение списком» — он доступен из того же журнала «Приемы, переводы, увольнения» по кнопке «Создать». В табличную часть добавляются сотрудники, для каждого указывается своя дата и основание. Расчёты по каждому выполняются индивидуально, но печатные формы формируются пакетно, что экономит время.
Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8
В БП 3.0 зайдите в «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение». Документ фиксирует только кадровый факт: дату и основание. Компенсацию отпуска придётся начислить вручную: создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения, добавьте сотрудника и по кнопке «Начислить» выберите вид расчёта «Компенсация отпуска при увольнении» — сумму рассчитайте самостоятельно или через калькулятор, так как автоматический расчёт остатка отпусков в БП ограничен.
Расчёт компенсации и окончательных выплат
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев и количества неиспользованных дней. В ЗУП оба показателя считаются автоматически, но их нужно проверить: откройте расшифровку среднего заработка и убедитесь, что в расчётный период попали все начисления, а исключаемые периоды (больничные, отпуска за свой счёт) учтены корректно. Если сотрудник работал в организации меньше года, проверьте дату приёма — программа берёт период с даты приёма.
Кроме компенсации, в окончательный расчёт входит зарплата за отработанные дни месяца увольнения. В ЗУП она подтягивается в документ увольнения автоматически, если зарплата за этот месяц ещё не начислялась отдельным документом. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» уже проведён, увольнение возьмёт только компенсацию и пособия — это нормально, главное не начислить зарплату дважды.
НДФЛ и страховые взносы программа исчисляет в документе увольнения сразу. Проверьте вкладку с налогами: компенсация отпуска облагается НДФЛ и взносами полностью, а выходное пособие — только в части, превышающей установленный необлагаемый лимит. Если видите, что пособие облагается целиком, проверьте настройку вида начисления.
Как проверить расчёт
Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Расхождение в днях — проверьте, все ли отпуска проведены документами
Расчётный период 12 месяцев, исключены больничные и отпуска
Период неполный без причины или попали исключаемые выплаты
Сумма в Т-61 равна сумме ведомости на выплату
Разные суммы — выплата создана до пересчёта документа
Выплата расчёта и отражение в учёте
Окончательный расчёт по Трудовому кодексу выдаётся в день увольнения. В ЗУП выплата оформляется ведомостью: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «в кассу», «через раздатчика»). При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подберёт долг перед уволенным сотрудником. Убедитесь, что в поле «Выплачивать» выбран вариант увольнения/окончательного расчёта, если такой предлагается, — тогда подтянется именно сумма из документа увольнения, а не плановый аванс.
После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным, и срок его перечисления определяется по общим правилам. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте итог: начислено минус удержано должно равняться выплаченному. В бухгалтерском учёте (при синхронизации с БП) проводки по начислению и выплате формируются после отражения зарплаты в учёте.
Передача сведений в СФР и отчётность
При увольнении работодатель обязан подать в Социальный фонд России сведения о кадровом событии не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП для этого используется отчёт «ЕФС-1» (подраздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»), раздел с кадровыми сведениями — программа автоматически включает в него уволенных сотрудников за период. Если ведётся электронный документооборот, отчёт отправляется прямо из программы.
Дополнительно уволенный попадает в персонифицированные сведения о физлицах и расчёт по страховым взносам за соответствующий период. Проверьте, что в карточке сотрудника корректно заполнены СНИЛС, ИНН и паспортные данные — ошибки в персональных данных приводят к отказу в приёме отчётности. Также не забудьте выдать сотруднику справки: выписки из ЕФС-1, СТД-Р (при электронной трудовой) и справку о заработке для расчёта пособий.
Проверка результата и закрытие сотрудника
После всех операций убедитесь, что сотрудник корректно закрыт в учёте. Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или откройте список сотрудников: у уволенного должна стоять дата увольнения, и он не должен попадать в списки на начисление зарплаты за следующие периоды. В ЗУП также проверьте регистр плановых начислений — после проведения увольнения они прекращаются автоматически.
Финальная сверка: расчётный листок за месяц увольнения, оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчётов с персоналом (при обмене с БП) и отчёт «Задолженность по зарплате» не должны показывать остатков по уволенному. Если остаток есть — либо недоплачено, либо излишне удержано, и это нужно урегулировать до сдачи отчётности за период.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С оформляется документом «Увольнение», который автоматически считает компенсацию и налоги. Ключевые контрольные точки: остаток отпусков, средний заработок, совпадение Т-61 и ведомости, своевременная отправка сведений в СФР. В 1С:Бухгалтерии компенсацию придётся рассчитать и ввести вручную.
Частые вопросы
Можно ли отменить ошибочно проведённое увольнение?
Да. Откройте документ увольнения и нажмите «Отменить проведение» — кадровое событие и расчёты будут стёрты из учёта. Если по документу уже создана ведомость на выплату, сначала отмените её проведение. После исправления данных проведите документ заново и пересоздайте выплату. Удалять документ полностью не рекомендуется, если по нему уже формировалась отчётность.
Как уволить сотрудника задним числом, если дата уже прошла?
Создайте документ увольнения фактической датой — программа пересчитает начисления за прошлый период. Учтите, что это может потребовать корректировки уже сданной отчётности: если за прошлый период сданы ЕФС-1 или расчёт по взносам с уволенным сотрудником, подайте уточнённые формы. Также проверьте, не начислялась ли зарплата после даты увольнения — её придётся сторнировать.
Почему программа не считает компенсацию отпуска автоматически?
Чаще всего причина в том, что остаток отпусков равен нулю или отрицательный (отпуск использован авансом — тогда вместо компенсации будет удержание). Также проверьте, ведётся ли в базе учёт отпусков: если сотрудник принят переносом данных без остатков, введите их через документ «Начальная штатная расстановка» или «Ввод остатков отпусков» в разделе кадровых настроек.
Нужно ли увольнять сотрудника и в ЗУП, и в Бухгалтерии отдельно?
Если настроена синхронизация между ЗУП и БП, кадровые документы переносятся автоматически — достаточно оформить увольнение в ЗУП. Если синхронизации нет, создайте документ увольнения в обеих программах вручную, иначе в бухгалтерском учёте сотрудник останется действующим и будет искажать отчётность.
Что делать, если уволенный сотрудник снова принят на работу?
Оформите новый документ «Прием на работу» с новой датой — создавать новую карточку физического лица не нужно, выбирайте существующего человека из справочника. Программа свяжет периоды работы, и страховой стаж, остатки отпусков и история начислений сохранятся в одной карточке.
Как уволить внешнего совместителя?
Точно так же, документом «Увольнение», выбрав в поле сотрудника именно совместительство, а не основное место работы — в ЗУП это разные позиции в списке сотрудников. Убедитесь, что увольняете нужную запись: у одного физлица может быть несколько сотрудников, и ошибка приведёт к увольнению человека с основного места.