Как оформить учебный отпуск в 1С

Учебный отпуск оформляется, когда сотрудник совмещает работу с получением образования и предоставляет справку-вызов из учебного заведения. В программах 1С для этого предусмотрен отдельный вид отсутствия с особыми правилами оплаты: часть учебных отпусков оплачивается по среднему заработку, часть — нет, поэтому важно правильно выбрать вид отпуска ещё на этапе ввода документа.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) — наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, но часть шагов выполняется вручную. Также рассмотрены настройка вида отпуска, расчёт оплаты, отражение в табеле и типичные ошибки, из-за которых отпускные считаются неверно.

Проверьте основание: справка-вызов и условия оплаты

До ввода документа в программу убедитесь, что у сотрудника есть справка-вызов из образовательного учреждения — это обязательное основание для предоставления учебного отпуска. В справке указаны период отпуска, его продолжительность и основание (сессия, итоговая аттестация, подготовка диплома).

От того, что указано в справке-вызове, зависит оплата. Отпуск для сдачи сессии при получении высшего образования по заочной или очно-заочной форме, как правило, не оплачивается, а отпуск для прохождения итоговой государственной аттестации оплачивается по среднему заработку. Проверьте также, что образовательная программа имеет государственную аккредитацию и сотрудник получает образование этого уровня впервые — при нарушении этих условий работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый отпуск.

Если условия не выполняются, сотрудник может взять отпуск без сохранения заработной платы по согласованию с работодателем — это оформляется уже другим документом.

Настройте вид отпуска, если его нет в списке

В типовой поставке 1С:ЗУП виды учебных отпусков уже созданы: «Отпуск учебный оплачиваемый» и «Отпуск учебный без оплаты». Проверить их наличие можно через раздел «Настройка → Виды отпусков» или «Настройка → Начисления» для оплачиваемого варианта.

Если вид отпуска отсутствует или был изменён, создайте его вручную. Для оплачиваемого учебного отпуска в настройках начисления укажите способ расчёта — по среднему заработку, аналогично основному отпуску, и проверьте, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке. Для неоплачиваемого отпуска начисление не требуется — достаточно вида отсутствия с правильным обозначением в табеле.

Обратите внимание на код обозначения в табеле: оплачиваемый учебный отпуск обычно отражается кодом «У», неоплачиваемый — «УД». Эти коды важны для корректного заполнения табеля учёта рабочего времени и последующей отчётности.

Оформите документ «Отпуск»

Основной документ для оформления — «Отпуск». Откройте раздел «Кадры → Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах — «Кадры → Отпуска») и создайте новый документ. Заполните организацию, сотрудника и дату документа.

В поле вида отпуска выберите «Отпуск учебный оплачиваемый» или «Отпуск учебный без оплаты» в зависимости от основания. Укажите даты начала и окончания отпуска по справке-вызову — программа автоматически посчитает количество календарных дней. Если сотруднику положено несколько видов отпусков одновременно (например, основной и учебный), их можно оформить одним документом на разных вкладках.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и справку-вызов из учебного заведения
2. 2
   Откройте «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отпуск»
3. 3
   Выберите сотрудника и вид отпуска: учебный оплачиваемый или без оплаты
4. 4
   Укажите период по справке-вызову, проверьте количество дней
5. 5
   Для оплачиваемого отпуска проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Начислено»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 или самостоятельной форме
7. 7
   Проверьте отражение отсутствия в табеле учёта рабочего времени

После проведения документа распечатайте приказ о предоставлении отпуска. В программе доступна унифицированная форма Т-6 либо произвольная форма приказа, если организация использует собственный бланк. Приказ подписывается руководителем, сотрудник знакомится с ним под подпись.

Проверьте расчёт среднего заработка для оплачиваемого отпуска

Для оплачиваемого учебного отпуска программа рассчитывает средний дневной заработок по тем же правилам, что и для ежегодного отпуска: берутся начисления за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, и делятся на количество отработанных дней по среднемесячному числу календарных дней.

Откройте в документе вкладку с расчётом или нажмите кнопку с суммой среднего заработка — отобразится подробная форма расчёта. Проверьте, какие начисления попали в базу: туда должны входить оклад, премии и надбавки, но не должны входить больничные, отпускные прошлых периодов и материальная помощь. Если сотрудник работает меньше года, расчётный период будет неполным — это нормально, программа учтёт фактически отработанное время.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный период

Норма

12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, или фактический период работы

Тревожный признак

Период пустой или захватывает месяцы после начала отпуска

База начислений

Норма

Включены оклад, премии, надбавки; исключены больничные и прошлые отпускные

Тревожный признак

В базу попали пособия или отсутствуют регулярные премии

Табель

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «У» или «УД»

Тревожный признак

Дни остались рабочими или отмечены неверным кодом

Оплату отпуска нужно произвести не позднее чем за три календарных дня до его начала — это общее требование для оплачиваемых отпусков. В 1С:ЗУП выплата оформляется ведомостью с пометкой «отпускные», чтобы сумма ушла сотруднику раньше зарплаты.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) нет полноценного кадрового блока, поэтому учебный отпуск оформляется упрощённо. Если ведётся расчёт зарплаты, создайте документ «Отпуск» в разделе «Зарплата и кадры», укажите вид отпуска и период — программа рассчитает средний заработок аналогично ЗУП, но с ограниченными настройками.

Если автоматический расчёт недоступен (например, отключён учёт отпусков), сумму среднего заработка придётся рассчитать вручную и ввести через документ «Начисление зарплаты» с отдельным видом начисления. Отсутствие в табеле в этом случае также отражается вручную через документ «Отсутствие сотрудника» или корректировкой табеля.

Сравнение вариантов оформления

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: документ «Отпуск», автоматический расчёт среднего, приказ Т-6, табель, сторнирование при отзыве. Подходит для штатного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённое оформление через «Отпуск» или ручной ввод суммы. Подходит для небольших организаций без отдельного кадровика.

Ручной расчёт

Сумма среднего заработка считается вне программы и вводится готовой цифрой. Вариант на случай нестандартных ситуаций, но требует самостоятельной проверки расчёта.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — неверный выбор вида отпуска: вместо оплачиваемого учебного выбирают обычный ежегодный или отпуск без сохранения. Из-за этого нарушаются права сотрудника, искажается табель и остаток дней ежегодного отпуска. Всегда сверяйте вид отпуска со справкой-вызовом.

Вторая типичная проблема — неполный расчётный период из-за того, что сотрудник был недавно принят или данные о прошлых начислениях не перенесены в программу. Перед проведением документа откройте форму расчёта среднего заработка и убедитесь, что база заполнена корректно.

Если сотрудника нужно отозвать из учебного отпуска или даты изменились, не редактируйте проведённый документ «задним числом» без необходимости — создайте исправление документа или новый документ с актуальными датами, чтобы история изменений сохранилась.

Проверка результата: табель, зарплата и отчётность

После проведения документа откройте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») и убедитесь, что дни отпуска отмечены правильным кодом. За дни оплачиваемого учебного отпуска зарплата начисляться не должна — вместо неё сотрудник получает отпускные.

Проверьте также расчётный листок сотрудника за месяц: там должна быть строка с начислением «Отпуск учебный» и суммой среднего заработка, а дни отпуска должны быть исключены из оплачиваемого рабочего времени. Если документ проведён, но строки нет — скорее всего, начисление не назначено сотруднику или вид отпуска настроен без расчёта.

В отчётности по НДФЛ и взносам учебные отпускные отражаются в обычном порядке как доход сотрудника. Никаких специальных кодов или льгот для них не предусмотрено.

Частые вопросы

Можно ли оформить учебный отпуск и ежегодный отпуск одновременно?

Да, в документе «Отпуск» в 1С:ЗУП можно указать несколько видов отпусков на разных вкладках. Каждый вид будет рассчитан и отражён в табеле отдельно, но приказ можно сформировать общий.

Что делать, если сотрудник принёс справку-вызов уже после начала сессии?

Документ оформляется фактическими датами из справки-вызова, даже если они уже прошли. Если за эти дни уже начислена зарплата, потребуется перерасчёт: программа сторнирует начисления за дни отпуска при расчёте зарплаты за месяц.

Почему программа не рассчитала средний заработок по документу?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника нет начислений за расчётный период (новый сотрудник или данные не перенесены), либо вид отпуска настроен без расчёта по среднему. Проверьте настройки вида отпуска и заполнение данных о заработке.

Как оформить учебный отпуск совместителю?

Документ «Отпуск» создаётся по тому сотруднику (внутреннему совместителю), для которого оформляется отпуск. Учтите, что по внешнему совместительству работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск — обязанность возникает только по основному месту работы.

Нужно ли удерживать НДФЛ с учебных отпускных?

Да, оплата учебного отпуска — это обычный доход сотрудника, который облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Программа удержит налог автоматически при выплате отпускных.