Другое · 10 мин
Как оформить учебный отпуск сотруднику в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению учебного отпуска в 1С:ЗУП: документы, настройка вида отсутствия, расчёт оплаты, отражение в табеле и типичные ошибки.
Учебный отпуск оформляется, когда сотрудник совмещает работу с получением образования и предоставляет справку-вызов из учебного заведения. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого есть отдельный документ «Отпуск», в котором выбирается соответствующий вид отсутствия. От корректности оформления зависят начисление оплаты, данные табеля и отчётность по НДФЛ и страховым взносам.
Процедура включает несколько этапов: проверку оснований, настройку вида расчёта, создание документа, проверку начислений и отражение отсутствия в табеле. Ошибка на любом из этапов приводит к неверной оплате или искажению отчётности, поэтому каждый шаг стоит выполнять последовательно и проверять результат.
Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 возможности ограничены, и этот случай рассмотрен отдельно.
Проверка оснований для учебного отпуска
До внесения данных в программу убедитесь, что у сотрудника есть основание — справка-вызов из образовательного учреждения установленной формы. Именно в ней указаны период отпуска и его вид: для сессии, итоговой аттестации, подготовки диплома. Даты в документе 1С должны совпадать со справкой-вызовом.
Оплачиваемый учебный отпуск положен, если сотрудник получает образование соответствующего уровня впервые и учебное заведение имеет государственную аккредитацию. Если условия не выполняются, отпуск оформляется без сохранения заработной платы — либо по соглашению сторон, либо в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом (например, для вступительных испытаний).
Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска ограничена нормами ТК РФ и зависит от уровня образования и формы обучения. Если сотрудник просит отпуск на больший срок, чем положено, превышение оформляется отдельным приказом как отпуск без сохранения зарплаты.
Настройка вида начисления в 1С:ЗУП
В типовой поставке 1С:ЗУП начисления для учебных отпусков уже созданы: «Отпуск учебный (оплачиваемый)» и отсутствие без оплаты. Проверить их можно в разделе «Настройка» → «Начисления». Если начисление отсутствует — например, после переноса данных или в самописной конфигурации — его нужно создать вручную.
Для оплачиваемого учебного отпуска в настройках начисления указывается назначение «Оплата отпуска», способ расчёта — по среднему заработку, аналогично основному отпуску. Для неоплачиваемого создаётся вид отсутствия без начисления суммы, но с заполнением табеля.
Отдельно проверьте настройку налогового учёта: оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В карточке начисления на закладке «Налоги, взносы, учет» должен быть указан корректный код дохода и порядок учёта — обычно эти параметры уже заполнены в типовом начислении.
Создание документа «Отпуск»
Основной шаг — документ «Отпуск». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отпуска» либо «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Нажмите «Создать» и заполните поля: организация, сотрудник, период отпуска по справке-вызову.
В поле «Вид отпуска» выберите «Отпуск учебный оплачиваемый» или «Отпуск без оплаты (учебный)» — в зависимости от основания. Если в документе включён флажок расчёта зарплаты, программа сразу рассчитает сумму оплаты по среднему заработку на закладке «Начислено (подробно)».
Проверьте дату документа: она влияет на месяц начисления и на срок выплаты. Оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала, поэтому документ лучше проводить заблаговременно, а не задним числом.
- 1Получите от сотрудника справку-вызов и заявление
- 2Откройте «Зарплата» → «Отпуска» → «Создать»
- 3Заполните сотрудника и период по справке-вызову
- 4Выберите вид отпуска: учебный оплачиваемый или без оплаты
- 5Проверьте расчёт среднего заработка на закладке «Начислено»
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6
- 7Проверьте отражение отсутствия в табеле (код «У» или «УД»)
Расчёт оплаты и проверка среднего заработка
Оплата учебного отпуска рассчитывается по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска — так же, как для ежегодного отпуска. Программа делает расчёт автоматически, но расчётчику следует проверить исходные данные.
Откройте в документе форму расчёта среднего заработка (кнопка с суммой рядом с полем «Средний заработок») и убедитесь, что в расчётный период попали все начисления сотрудника. Если сотрудник работает меньше года или в расчётном периоде были исключаемые отсутствия (больничные, прошлые отпуска), программа учтёт это сама, но только при условии, что эти периоды корректно введены документами.
Частая ситуация: средний заработок равен нулю или занижен, потому что сотрудник принят недавно, а данные о прошлых доходах не перенесены. Тогда сумму нужно проверить вручную и при необходимости скорректировать расчётный период или ввести данные о заработке с предыдущего места работы — если это предусмотрено вашей учётной политикой.
Как проверить результат
Рассчитана по среднему дневному заработку за 12 месяцев
Сумма нулевая или явно не соответствует зарплате сотрудника
Дни отпуска отмечены кодом «У» (оплачиваемый) или «УД» (без оплаты)
Дни отображаются как явки или отсутствуют
Есть строка «Оплата учебного отпуска» с корректной суммой
Начисление отсутствует или задвоено
Отражение в табеле и печать приказа
После проведения документа «Отпуск» программа автоматически заполняет табель: дни учебного отпуска помечаются буквенным кодом «У» для оплачиваемого и «УД» — для отпуска без сохранения зарплаты в связи с обучением. Проверить это можно в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате».
Из документа «Отпуск» печатается приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 или по форме, утверждённой в организации. Приказ подписывается руководителем, сотрудник знакомится с ним под подпись. Справка-вызов и заявление подшиваются к приказу как основание.
Если учебный отпуск пришёлся на праздничные нерабочие дни, они не продлевают отпуск и не оплачиваются — в отличие от ежегодного. Программа учитывает это при расчёте, но при ручной корректировке дат легко ошибиться, поэтому сверяйте количество оплачиваемых дней со справкой-вызовом.
Особые ситуации и 1С:Бухгалтерия
Совмещение с другими отсутствиями
Если во время учебного отпуска сотрудник заболел, больничный за дни учебного отпуска не оплачивается, а отпуск не продлевается. В программе листок нетрудоспособности за этот период либо не вводится, либо вводится с нулевой оплатой — в зависимости от дат. Пособие начнёт начисляться только со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного документа для учебного отпуска с расчётом среднего заработка. Обычно создают документ «Отпуск» (если функциональность включена) с ручным вводом суммы, рассчитанной отдельно, либо начисление через документ «Начисление зарплаты» с ручной корректировкой. Для регулярных кадровых операций такой подход неудобен — это аргумент в пользу перехода на ЗУП.
Досрочный выход и перерасчёт
Если сотрудник сдал сессию раньше срока и вышел на работу, оплаченные дни отпуска пересчитывать не требуется — отпуск уже предоставлен и оплачен по справке-вызову. Но если отпуск был оформлен ошибочно (неверные даты, лишние дни), исправление делается сторнированием документа и вводом корректного, а не ручной правкой проведённого.
Частые вопросы
Нужно ли создавать отдельный документ для оплаты учебного отпуска?
Нет. В 1С:ЗУП документ «Отпуск» одновременно регистрирует отсутствие и рассчитывает оплату. Выплата суммы оформляется через ведомость на выплату вместе с другими выплатами сотруднику или отдельной ведомостью к отпуску.
Как оформить учебный отпуск совместителю?
Точно так же, как основному сотруднику: документом «Отпуск» по месту совместительства. Но оплата учебного отпуска гарантируется только по основному месту работы, поэтому по совместительству чаще оформляют отпуск без сохранения заработной платы.
Что делать, если в табеле учебный отпуск отображается неверным кодом?
Проверьте вид отсутствия в документе «Отпуск»: код табеля привязан к нему. Если вид выбран правильно, а код неверный, откройте карточку вида отсутствия в настройках и проверьте обозначение в табеле. После исправления перепроведите документ и сформируйте табель заново.
Можно ли отменить ошибочно проведённый учебный отпуск?
Да, если месяц ещё не закрыт — документ можно отменить проведение и удалить или исправить. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, оформляется сторнирование через документ «Сторнирование начислений», а затем вводится корректный документ. Удалять документ после закрытия периода нельзя — это нарушит целостность учёта.
Входит ли учебный отпуск в стаж для ежегодного отпуска?
Оплачиваемый учебный отпуск входит в стаж, дающий право на ежегодный отпуск. Отпуск без сохранения зарплаты учитывается в стаже в пределах 14 календарных дней в течение рабочего года; превышение этой границы сдвигает дату окончания рабочего года. В 1С:ЗУП стаж рассчитывается автоматически по видам отсутствий.
Облагается ли оплата учебного отпуска НДФЛ и взносами?
Да, оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и оплата ежегодного отпуска. В типовой конфигурации все настройки уже заданы в виде начисления — менять их вручную не требуется.
Что важно запомнить
Учебный отпуск в 1С:ЗУП оформляется документом «Отпуск» с корректным видом отсутствия на основании справки-вызова. Программа сама рассчитает оплату по среднему заработку и заполнит табель, но расчётчику нужно проверить даты, сумму среднего заработка и коды в табеле до выплаты. Исправления после закрытия периода делайте только через сторнирование.