Как оформить СЗВ-ТД в 1С

СЗВ-ТД — это отчёт о кадровых событиях сотрудников: приёме, переводе, увольнении, переименовании организации и установлении второй профессии. Форму подают в Социальный фонд России (СФР), причём по приёму и увольнению — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В программах 1С отчёт формируется автоматически на основе кадровых документов, поэтому главная задача бухгалтера или кадровика — правильно оформить кадровое событие, создать отчёт и отправить его в фонд.

Ниже разобран рабочий порядок действий в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3: от оформления приёма на работу до контроля статуса сдачи. Отдельно рассмотрены типичные ошибки, из-за которых отчёт возвращается с отказом, и порядок подачи отменяющей формы.

Какие кадровые события попадают в СЗВ-ТД

Отчёт подаётся не на всех сотрудников ежемесячно, а только при наступлении конкретного события. Программа подтягивает в форму данные из проведённых кадровых документов, поэтому важно понимать, какие документы порождают обязанность отчитаться.

В СЗВ-ТД включаются: приём на работу, перевод на другую должность или в другое структурное подразделение, увольнение, переименование организации, установление второй профессии (специальности), а также запрет на занятие должности. События по гражданско-правовым договорам в СЗВ-ТД не отражаются — по ним действуют другие формы отчётности.

По срокам действует простое правило: приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, перевод и прочие события — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем события. Просрочка по приёму и увольнению — самая частая причина штрафов, поэтому в 1С стоит настроить привычку: оформили приказ — в тот же день отправили отчёт.

Подготовка: что проверить в программе до формирования отчёта

Перед созданием СЗВ-ТД убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. Отчёт собирается из карточек сотрудников и справочников, и любая неточность в них перейдёт в файл выгрузки.

Проверьте в карточке сотрудника: СНИЛС, ИНН (при наличии), ФИО, дату рождения и реквизиты документа, удостоверяющего личность. Для увольнения дополнительно важна статья Трудового кодекса — она указывается в документе «Увольнение» и попадает в графу отчёта с основанием.

Также убедитесь, что в карточке организации заполнены регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП, а в настройках обмена с контролирующими органами указан действующий сертификат для отправки отчётности. Если обмен настроен через 1С-Отчётность, отправка займёт пару минут; без неё файл придётся выгружать и подписывать внешним средством.

Контрольные точки

Что проверить перед отправкой

СНИЛС сотрудника

Норма

11 цифр, совпадает с карточкой в СФР

Тревожный признак

Пустое поле или опечатка — отчёт вернётся с ошибкой

Регистрационный номер организации в СФР

Норма

Заполнен в карточке организации

Тревожный признак

Номер отсутствует — файл не пройдёт форматный контроль

Дата и номер приказа

Норма

Заполнены в кадровом документе

Тревожный признак

Пустые реквизиты — событие не выгрузится корректно

Как оформить кадровое событие в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом все события начинаются с кадровых документов в разделе «Кадры». Для приёма создаётся документ «Приём на работу», для перемещения — «Кадровый перевод», для увольнения — «Увольнение». Каждый документ должен быть проведён: непроведённые документы в отчёт не попадают.

В документе «Приём на работу» заполните дату приёма, подразделение, должность и условия оплаты. В документе «Увольнение» обязательно укажите основание увольнения — статью и пункт ТК РФ, а также дату и номер приказа. Именно эти реквизиты программа перенесёт в СЗВ-ТД.

Перевод и переименование должности

Кадровый перевод оформляется отдельным документом, даже если меняется только наименование должности при сохранении сути работы. Если переименовывается сама должность в штатном расписании, а функционал сотрудника не меняется, событие всё равно отражается как перевод — с указанием нового наименования.

Отражение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы». Логика та же: приём, перевод и увольнение создают события для СЗВ-ТД. Функционал проще, чем в ЗУП, но для отчётности его достаточно.

Как сформировать отчёт СЗВ-ТД

После проведения кадровых документов создайте сам отчёт. В 1С:ЗУП путь такой: «Отчётность, справки — СЗВ-ТД» (в некоторых релизах — «Отчётность, справки — 1С-Отчётность», затем создание формы СЗВ-ТД). Нажмите «Создать», выберите организацию и отчётный период.

Программа автоматически подберёт кадровые события за указанный период. Если событие не подтянулось, проверьте: проведён ли кадровый документ, попадает ли его дата в период отчёта и не был ли этот сотрудник уже включён в ранее отправленный отчёт. Повторно одно и то же событие в новую форму не добавляется.

1. 1
   Проведите кадровый документ: приём, перевод или увольнение
2. 2
   Откройте «Отчётность, справки — СЗВ-ТД» и нажмите «Создать»
3. 3
   Укажите организацию и период, нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте список сотрудников и реквизиты событий
5. 5
   Выполните «Проверить — Проверить в интернете» или встроенную проверку
6. 6
   Нажмите «Отправить» и дождитесь подтверждения доставки в СФР

В табличной части отчёта по каждому сотруднику видны: СНИЛС, ФИО, вид события, дата события, наименование должности, структурное подразделение и реквизиты приказа. Сверьте эти данные с приказом — расхождение даты или номера приказа приведёт к ошибке в электронной трудовой книжке работника.

Проверка, выгрузка и отправка в СФР

Перед отправкой выполните встроенную проверку отчёта — программа подсветит незаполненные поля и формальные ошибки. Дополнительно доступна проверка файла выгрузки через интернет-сервисы, если ваша конфигурация это поддерживает.

Отправка выполняется кнопкой «Отправить» при подключённой 1С-Отчётности. Если обмен не настроен, используйте «Выгрузить» — программа сформирует XML-файл, который нужно подписать и передать через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через иного оператора ЭДО.

После отправки отследите статус: «Отправлено» ещё не означает «Принято». Дождитесь квитанции о приёме. Если пришёл отказ, в протоколе будет указан код ошибки — чаще всего это неверный СНИЛС, расхождение ФИО или дублирование ранее поданного события.

Как исправить ошибку: отменяющая и дополняющая формы

Если отчёт принят, но данные в нём ошибочны, просто отправить новый отчёт с тем же событием нельзя — получится дубль. В 1С для этого предусмотрен механизм отмены: в журнале СЗВ-ТД найдите исходный отчёт и создайте на его основании отменяющую форму.

Отменяющая форма содержит то же событие с признаком отмены. После её приёма СФР аннулирует запись, и только затем подаётся новый отчёт с корректными данными. В ЗУП последовательность обычно доступна по кнопке создания связанного документа из исходного отчёта.

Особые ситуации и ограничения

При переименовании организации отчёт подаётся на всех работающих сотрудников с видом события «Переименование». В 1С такое событие формируется не кадровым документом, а специальной обработкой или документом «Переименование организации» — в зависимости от конфигурации. Проверьте наличие этого документа в разделе кадровых документов вашей версии.

Если сотрудник работает по совместительству, события по каждому трудовому договору отражаются отдельными строками. При массовом приёме или увольнении удобно формировать один отчёт на всех сотрудников за период — программа соберёт их в единый файл.

Учтите ограничение: если кадровый учёт ведётся во внешней системе, а в 1С только расчёт зарплаты, СЗВ-ТД придётся формировать там, где оформляются приказы. Переносить события вручную в двух системах — прямой путь к расхождениям и дублям.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если сотрудник принят, а отчёт СЗВ-ТД не отправлен вовремя?

Подайте отчёт как можно скорее — просрочка уже зафиксирована, но чем раньше сведения попадут в СФР, тем ниже риск претензий при проверке. Разберитесь в причине сбоя: чаще всего это непроведённый документ приёма или отсутствие контроля сроков. Настройте внутренний регламент: отправка СЗВ-ТД в день издания приказа.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в организации нет движения персонала?

Нет. Форма подаётся только при наступлении кадрового события. Если в периоде не было приёмов, переводов, увольнений и переименований, нулевой отчёт не требуется.

Почему кадровое событие не попадает в отчёт автоматически?

Проверьте три вещи: проведён ли кадровый документ, входит ли его дата в отчётный период формы и не было ли это событие уже отправлено ранее. Также убедитесь, что в документе заполнены дата и номер приказа — без них строка может исключаться из выгрузки.

Как подать СЗВ-ТД по сотруднику, уволенному задним числом?

Оформите документ «Увольнение» фактической датой и сразу отправьте отчёт. Срок считается от даты издания приказа, поэтому если приказ издан позже даты увольнения, нарушения не будет; если оформление затянулось по вине работодателя, просрочка фиксируется, но отчёт подать всё равно обязательно.

Можно ли сдать СЗВ-ТД на бумаге?

Бумажная форма допускается только для работодателей с небольшой численностью в случаях, предусмотренных правилами СФР. На практике большинство организаций сдают электронно: через 1С-Отчётность, личный кабинет страхователя или оператора ЭДО. Электронный формат исключает ошибки ручного ввода и даёт квитанцию о приёме.

Чем СЗВ-ТД отличается от ЕФС-1?

СЗВ-ТД как самостоятельная форма вошла в состав ЕФС-1 (раздел 1) после объединения фондов. В программах 1С название в интерфейсе может сохраняться как «СЗВ-ТД» либо отображаться как «ЕФС-1, подраздел 1» — суть и порядок заполнения при этом не меняются: те же кадровые события, те же сроки, тот же механизм отправки.