Как оформить совместительство в 1С: пошаговая инструкция

Совместительство в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется как отдельный вид занятости сотрудника. Программа различает внутреннее совместительство (сотрудник уже работает в организации по основному месту и берёт дополнительную должность) и внешнее (человек принят извне, а основное место работы у него в другой компании). От выбранного варианта зависит состав документов, настройка графика и порядок расчёта.

Ключевая особенность учёта: у одного физического лица может быть несколько сотрудников — по одному на каждый вид занятости. Карточка физлица одна, а приказы, договоры, графики и начисления ведутся раздельно. Это позволяет корректно считать налоги, формировать табель и отчётность без ручных корректировок.

Ниже — практический порядок действий для 1С:ЗУП 3.1: от проверки настроек до приёма, начисления зарплаты, увольнения и контроля типичных ошибок. Интерфейс в других конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия с кадровым учётом) отличается, но логика документов та же.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Прежде чем принимать совместителя, убедитесь, что в программе включён нужный функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка» → «Кадровый учёт» (в зависимости от релиза) и проверьте, что ведётся учёт по нескольким видам занятости. В типовой поставке 1С:ЗУП 3.1 работа с совместителями доступна без дополнительных включений, но в сильно доработанных базах её могли отключить.

Также проверьте, что в справочнике «Графики работы сотрудников» есть подходящий график для совместителя — чаще всего это неполное рабочее время: например, половина ставки при пятидневке или сменный график с меньшим количеством часов. Если подходящего графика нет, создайте его заранее: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать».

Внутреннее совместительство: приём на существующее физлицо

Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже числится в организации по основному месту работы. Его нельзя создавать как новое физическое лицо: иначе в отчётности (6-НДФЛ, персонифицированные сведения) появятся дубли, и налоговая база посчитается неверно.

Порядок оформления: откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа предложит существующее физлицо. Выберите его, и 1С автоматически создаст нового сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство». Если программа предложила вид занятости неправильно, измените его вручную в карточке приёма.

Далее заполните стандартные реквизиты приказа: подразделение, должность, дату приёма, график работы и количество ставок (например, 0,5). На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления — обычно оклад по должности, который программа рассчитает пропорционально ставке и отработанному времени. Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-1.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
2. 2
   В поле «Сотрудник» выберите существующее физлицо из списка
3. 3
   Проверьте вид занятости — должно быть «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Укажите подразделение, должность, дату приёма и количество ставок
5. 5
   Назначьте график работы с неполным временем
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте плановые начисления
7. 7
   Проведите документ и сформируйте приказ Т-1

Внешнее совместительство: приём нового человека

Внешний совместитель принимается как новое физическое лицо. Создайте документ «Приём на работу», введите ФИО — если такого человека в базе нет, программа создаст новую карточку физлица. В поле «Вид занятости» укажите «Внешнее совместительство».

Заполните личные данные: ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес. Эти сведения критичны для отчётности — ошибка в ИНН или СНИЛС приведёт к отказу при сдаче персонифицированных сведений. Остальные реквизиты приказа (подразделение, должность, график, ставка, начисления) заполняются так же, как для внутреннего совместителя.

Трудовой договор с внешним совместителем заключается отдельно, с обязательным указанием, что работа является совместительством. В 1С договор можно распечатать из карточки сотрудника, если в программе настроены шаблоны кадровых документов.

Настройка графика и учёт рабочего времени

График совместителя определяет, как программа будет считать норму времени и фактические часы в табеле. При создании графика укажите неполное рабочее время и задайте расписание: например, 4 часа в день при пятидневной неделе или работу в отдельные дни. В поле «Считать норму по другому графику» обычно выбирают полный график (пятидневка 40 часов) — тогда оклад будет корректно пересчитываться пропорционально.

Если совместитель работает по скользящему расписанию, создайте сменный график с собственным циклом. Проверьте результат в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» после заполнения месяца: у совместителя должны отражаться только его часы, без смешения с основным местом работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников у одного физлица

Норма

Два сотрудника: основное место и совместительство

Тревожный признак

Два физлица с одинаковыми ФИО — дубль, отчётность некорректна

Табель Т-13 по совместителю

Норма

Отражаются часы только по графику совместительства

Тревожный признак

Часы дублируют основной график или отсутствуют

Расчёт зарплаты

Норма

Оклад рассчитан пропорционально ставке и отработанному времени

Тревожный признак

Начислен полный оклад как при полной ставке

Начисление зарплаты совместителю

Зарплата совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе с остальными сотрудниками. Программа подбирает каждого сотрудника отдельно: основное место и совместительство попадают в документ как две строки с разными начислениями и разными нормами времени.

Стандартные вычеты по НДФЛ (например, на детей) применяются у одного работодателя, где сотрудник подал заявление. Внутри одной базы 1С для внутреннего совместителя вычет применяется один раз к совокупному доходу физлица — программа учитывает это автоматически, поскольку налог считается по физическому лицу, а не по сотруднику.

Пособия и больничные совместителям рассчитываются по особым правилам и зависят от того, где человек работал в расчётном периоде. При оформлении больничного листа в 1С укажите, что это совместитель, — программа скорректирует расчёт среднего заработка.

Если оклад совместителя при расчёте выходит полным, а не пропорциональным, почти всегда причина в графике: не указан график нормы («считать норму по другому графику») или совместителю назначен полный график вместо неполного. Проверяйте это в первую очередь.

Кадровые переводы и увольнение совместителя

Изменение условий работы совместителя (должность, оклад, график) оформляется документом «Кадровый перевод» по его карточке сотрудника — отдельно от основного места работы. Перевод основного места не затрагивает совместительство и наоборот.

Увольнение оформляется документом «Увольнение» по конкретному сотруднику. Важно: увольнение с должности по совместительству не закрывает основное место работы. Если сотрудник увольняется со всех позиций, нужны два отдельных документа увольнения — по каждому виду занятости со своими основаниями.

После увольнения проверьте расчёт: компенсация отпуска при увольнении считается по каждому сотруднику отдельно, исходя из его заработка и неиспользованных дней отдыха.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Описанный порядок покрывает типовые ситуации в 1С:ЗУП 3.1. Сложнее обстоит дело с нестандартными сценариями: совмещение и совместительство одновременно, работа по ГПХ параллельно с совместительством, переход с основного места на совместительство внутри компании. Такие ситуации требуют аккуратной последовательности кадровых документов, иначе история сотрудника в учёте исказится.

Не исправляйте «задним числом» проведённые кадровые документы прошлых периодов, по которым уже сдана отчётность, — это приведёт к расхождениям с ранее поданными сведениями. Используйте отменяющие и исправительные документы текущей датой. Перед массовыми изменениями сделайте резервную копию базы.

Частые вопросы

Чем совместительство отличается от совмещения в 1С?

Совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный сотрудник в базе с собственным графиком и начислениями. Совмещение — доплата за выполнение дополнительной работы в рамках основного договора; в 1С оно оформляется документом «Совмещение должностей» без создания нового сотрудника.

Можно ли принять совместителя на полную ставку?

Формально программа позволяет указать любое количество ставок, но законодательно рабочее время совместителя ограничено половиной нормы. Полная ставка при совместительстве — повод проверить, не должен ли сотрудник оформляться по основному месту работы.

Как перевести сотрудника с основного места на совместительство?

Прямого документа «перевода в совместители» нет. Обычно оформляют увольнение с основного места и новый приём по совместительству, либо сохраняют основное место и добавляют совместительство — в зависимости от кадровой ситуации. Последовательность согласуйте с кадровиком, чтобы не разорвать стаж и историю отпусков.

Почему в 6-НДФЛ совместитель отображается дважды?

Если дубль появился в разрезе физлица — скорее всего, создано два физических лица с одинаковыми ФИО. Если же человек просто фигурирует с доходами по двум позициям внутри одной карточки физлица — это норма: налог считается сводно по физлицу, а доходы отражаются по каждому источнику.

Нужно ли заводить отдельный график для каждого совместителя?

Нет, один график неполного времени можно назначать многим сотрудникам. Отдельный график создают только тогда, когда расписание конкретного совместителя отличается — другие дни, часы или сменный цикл.