Как оформить совмещение должности в 1С

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в течение своего основного рабочего дня без освобождения от основных обязанностей. В программах 1С (прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом») совмещение оформляется отдельным кадровым документом с назначением доплаты, а не созданием второго рабочего места, как при внутреннем совместительстве. Путаница между этими двумя режимами — самая частая причина ошибок в расчете зарплаты.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 используется документ «Совмещение должностей», в более простых решениях (например, «1С:Бухгалтерия» без полноценного кадрового блока) совмещение отражается вручную через назначение доплаты. Ниже разобран основной сценарий для 1С:ЗУП 3.1 и альтернативы для других случаев.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть приказ по организации и дополнительное соглашение к трудовому договору: программа фиксирует уже принятое кадровое решение, а не заменяет документооборот. Неверно оформленное совмещение в программе приведет к ошибкам в расчете среднего заработка, отпускных и отчетности.

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С

Прежде чем создавать документ, важно выбрать правильный режим. Совмещение — это дополнительная работа в основное рабочее время, она оформляется доплатой к основному месту работы и не требует отдельного табеля. Совместительство — это отдельный трудовой договор, отдельная строка в штатном расписании и отдельный учет рабочего времени.

В 1С:ЗУП совместительство оформляется документом «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство», а совмещение — документом «Совмещение должностей». Если по ошибке оформить совмещение как прием на работу, у сотрудника появится лишнее рабочее место, двойной табель и некорректные данные в отчетности по среднесписочной численности.

Совмещение или совместительство

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное время. Оформляется доплатой, без нового договора и отдельного табеля. Подходит для временной замены и расширения обязанностей.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной работы время по отдельному договору. Требует приема на работу, отдельного графика и учета времени.

Расширение зон обслуживания / увеличение объема работ

Дополнительная работа по той же должности. В 1С:ЗУП для этого тоже используется документ совмещения с соответствующим видом.

Подготовка: что проверить в программе перед оформлением

Откройте настройку состава начислений: «Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Прочие начисления» должен быть установлен флаг «Совмещение, временное исполнение обязанностей». Без этого признака документ «Совмещение должностей» будет недоступен в журнале кадровых документов.

Проверьте, что в штатном расписании есть должность, которую будет совмещать сотрудник, — программа потребует выбрать её при заполнении документа. Если совмещается должность отсутствующего сотрудника (например, на время отпуска или болезни), удобно указать замещаемого работника: тогда программа сможет рассчитать доплату в процентах от его оклада.

Также убедитесь, что у сотрудника корректно заполнено основное место работы и плановые начисления — доплата за совмещение часто рассчитывается в процентах от оклада по совмещаемой должности или от оклада самого сотрудника, и ошибка в базовых данных исказит расчет.

Создание документа «Совмещение должностей»

Перейдите в раздел «Кадры → Совмещения должностей» (или «Кадры → Все кадровые документы → Совмещение должностей») и создайте новый документ. Заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, дату начала совмещения и, если срок известен, дату окончания. Если срок не определен, дату окончания можно не указывать — тогда совмещение прекращается отдельным документом отмены.

В поле «Совмещаемая должность» выберите позицию штатного расписания. При необходимости укажите отсутствующего сотрудника, которого замещает работник. Вид совмещения выберите из предложенных вариантов: совмещение должностей (профессий), расширение зон обслуживания, увеличение объема работ или исполнение обязанностей отсутствующего работника.

1. 1
   Включите признак «Совмещение» в настройке состава начислений и удержаний
2. 2
   Создайте документ «Кадры → Совмещения должностей»
3. 3
   Укажите сотрудника, совмещаемую должность и период совмещения
4. 4
   Задайте размер доплаты: процентом от оклада или фиксированной суммой
5. 5
   Проверьте автоматически назначенное начисление «Доплата за совмещение»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости

Настройка размера доплаты за совмещение

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон — трудовое законодательство не фиксирует минимальный или максимальный процент. В документе совмещения доплату можно задать в процентах от оклада по совмещаемой должности, в процентах от оклада сотрудника или фиксированной суммой за месяц.

При выборе процентного способа программа сама пересчитает доплату пропорционально отработанному времени: если сотрудник отработал неполный месяц, доплата начислится только за фактически отработанные дни. При фиксированной сумме проверьте настройку самого начисления — формула должна учитывать отработанное время, иначе доплата начислится полностью даже за неполный месяц.

Если нужно изменить размер доплаты в периоде совмещения, не редактируйте проведенный документ задним числом — создайте документ «Изменение совмещения» (доступен по кнопке «Исправить» или из журнала совмещений в зависимости от релиза). Это сохранит корректную историю изменений для расчета среднего заработка.

Как совмещение учитывается при расчете зарплаты

После проведения документа совмещения доплата появится у сотрудника как плановое начисление. При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» строка «Доплата за совмещение должностей» подтянется автоматически вместе с окладом. Отдельно добавлять её вручную не нужно — если строки нет, проверьте, проведен ли документ совмещения и попадает ли месяц расчета в период совмещения.

Доплата за совмещение входит в фонд оплаты труда, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке и включается в базу для расчета среднего заработка (отпускные, командировки, больничные за счет работодателя и т.д.). Программа учитывает её автоматически при условии, что начисление назначено именно кадровым документом, а не разовым начислением.

Табель рабочего времени при совмещении не дублируется: сотрудник отрабатывает свой обычный график по основному месту работы, а доплата рассчитывается пропорционально этому же времени. Это принципиальное отличие от совместительства, где ведется отдельный учет часов.

Контрольные точки

Как проверить правильность оформления

Плановые начисления сотрудника

Норма

В карточке сотрудника видна «Доплата за совмещение» с датой начала

Тревожный признак

Доплаты нет или она добавлена как разовое начисление

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

Строка доплаты заполняется автоматически и пропорциональна отработанным дням

Тревожный признак

Строка отсутствует или сумма не пересчитывается при неполном месяце

Расчетный листок сотрудника

Норма

Доплата показана отдельной строкой с корректным периодом

Тревожный признак

Доплата отсутствует или начислена за период вне совмещения

Штатное расписание и численность

Норма

Сотрудник числится по одному рабочему месту

Тревожный признак

Появилась вторая строка приема на работу

Прекращение и отмена совмещения

Если в документе совмещения указана дата окончания, доплата прекратится автоматически после этой даты — никаких дополнительных действий в программе не требуется. Это самый безопасный вариант для временных замещений: на период отпуска, больничного или декретного отпуска другого сотрудника.

Если совмещение оформлено без срока окончания или его нужно прекратить досрочно, создайте документ отмены совмещения (в журнале совмещений доступна команда «Прекратить совмещение» либо соответствующий кадровый документ — зависит от релиза). Укажите дату прекращения: с этой даты плановое начисление доплаты будет снято, и в следующем расчете зарплаты оно не появится.

Досрочное прекращение совмещения по инициативе любой из сторон требует предупреждения другой стороны в письменной форме, как правило, не позднее чем за три рабочих дня. Программа фиксирует только факт прекращения — кадровое уведомление оформляется отдельно.

Оформление совмещения в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» нет полноценного документа совмещения, как в ЗУП. Совмещение отражается через назначение сотруднику дополнительного начисления: создайте новое начисление (раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления»), например «Доплата за совмещение», задайте способ расчета (фиксированной суммой или процентом) и назначьте его сотруднику через документ «Кадровый перевод» или изменение условий оплаты труда.

В типовой «1С:Бухгалтерии» расчет процента от оклада другой должности может быть недоступен — в этом случае сумму доплаты рассчитывают вне программы и фиксируют как постоянную величину. По окончании совмещения начисление снимают тем же кадровым документом с даты прекращения.

Если организация регулярно оформляет совмещения, замещения и сложные кадровые схемы, функционала бухгалтерской конфигурации недостаточно — корректнее вести кадровый и зарплатный учет в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу. Это снижает риск ошибок в среднем заработке и отчетности.

Перед массовым оформлением совмещений (например, на период отпусков) проверьте один документ полным циклом: проведение → начисление зарплаты → расчетный листок → прекращение. Так вы убедитесь, что настроенная формула доплаты ведет себя именно так, как ожидается, и не придется исправлять десятки документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить совмещение, если совмещаемой должности нет в штатном расписании?

В 1С:ЗУП документ требует выбора позиции штатного расписания. Если должности нет, её нужно сначала добавить в штатное расписание (при ведении учета по штатному расписанию). Альтернатива — оформить доплату как увеличение объема работ по собственной должности сотрудника, если это соответствует реальной ситуации.

Почему доплата за совмещение не попала в расчет зарплаты?

Чаще всего документ совмещения не проведен, месяц расчета не попадает в период совмещения или совмещение уже прекращено документом отмены. Проверьте также, что в настройке состава начислений включен признак совмещения, а само начисление доплаты активно в карточке сотрудника.

Входит ли доплата за совмещение в расчет отпускных и больничных?

Да, если доплата назначена кадровым документом как плановое начисление, она включается в базу среднего заработка для отпускных и учитывается при расчете пособий. Разовые начисления, введенные вручную, могут учитываться иначе в зависимости от настройки вида расчета.

Как оформить совмещение на время отпуска другого сотрудника?

Создайте документ «Совмещение должностей», выберите вид «Исполнение обязанностей отсутствующего работника», укажите замещаемого сотрудника и период его отсутствия. Доплату можно задать в процентах от оклада замещаемого сотрудника — тогда программа рассчитает её автоматически.

Чем отличается совмещение от временного перевода в 1С?

При временном переводе сотрудник полностью освобождается от основной работы и занимает другую должность — оформляется документ «Кадровый перевод» с оплатой по новой должности. При совмещении сотрудник продолжает выполнять основную работу и получает доплату. Выбирать форму нужно исходя из реального характера работы, а не удобства расчета.

Можно ли изменить размер доплаты в середине периода совмещения?

Да, создайте документ изменения совмещения с новой даты и укажите актуальный размер доплаты. Не редактируйте исходный проведенный документ — это нарушит историю назначений и может исказить расчет среднего заработка за прошлые периоды.