Как оформить совмещение должностей в 1С 8.3 Бухгалтерия

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой или той же должности в течение своего рабочего дня без освобождения от основных обязанностей. В отличие от внутреннего совместительства, для совмещения не создаётся отдельный трудовой договор и новая запись в кадровом учёте: достаточно дополнительного соглашения и приказа, а в программе — назначения соответствующего начисления.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок урезан по сравнению с 1С:ЗУП, поэтому прямого документа «Совмещение должностей» в типовой конфигурации нет. Доплату за совмещение оформляют через создание нового вида начисления и назначение его сотруднику либо вручную в документе начисления зарплаты. Если в компании активно используются кадровые приказы, расширенный учёт рабочего времени и сложные доплаты, корректнее вести расчёт в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносить только сводные данные.

Ниже разобран рабочий порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3: от создания начисления до проверки расчёта и отражения в учёте, а также ограничения этого способа и типичные ошибки.

Чем совмещение отличается от совместительства и почему это важно в 1С

При совмещении сотрудник работает на одной должности, а дополнительные обязанности выполняет в основное рабочее время — за это положена доплата, размер которой стороны фиксируют в соглашении. При внутреннем совместительстве заключается второй трудовой договор, работа ведётся в свободное от основной работы время, и в программе заводится отдельный сотрудник (второе место работы) с собственным окладом.

Ошибка в выборе схемы приводит к неверному расчёту: если совместителя оформить как совмещение, не будет отдельного табеля и второй позиции в штатном расписании; если совмещение оформить как совместительство — раздвоится численность, исказится среднесписочная и отчётность. Перед настройкой убедитесь, что на руках есть приказ о совмещении с указанием периода и размера доплаты (в процентах от оклада по совмещаемой должности или в фиксированной сумме).

Подготовка: настройки учёта и необходимые документы

Проверьте, что в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» ведётся учёт зарплаты и кадров именно в этой программе, а не во внешней. Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» и убедитесь, что для организации заданы способы учёта зарплаты — они понадобятся при создании начисления.

Из бумажных документов потребуются: дополнительное соглашение к трудовому договору (или письменное согласие сотрудника) и приказ о совмещении с датами начала и окончания, наименованием совмещаемой должности и размером доплаты. Именно эти реквизиты вы перенесёте в программу и впоследствии сверите с расчётом.

Создание вида начисления «Доплата за совмещение»

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления» и создайте новый элемент. Задайте наименование, например «Доплата за совмещение должностей». В поле «Код дохода НДФЛ» укажите код 2000 (оплата труда), отметку об обложении страховыми взносами оставьте включённой — доплата за совмещение облагается взносами в общем порядке.

Способ расчёта зависит от того, как задана доплата в приказе. Если это фиксированная сумма в месяц — выберите расчёт «Фиксированной суммой». Если процент от оклада по совмещаемой должности — в 1С:Бухгалтерии нет встроенной формулы с обращением к окладу другой должности, поэтому сумму рассчитывают вручную и вводят как фиксированную либо ежемесячно корректируют при изменении оклада. В поле «Отражение в учёте» укажите способ учёта, соответствующий подразделению и статье затрат сотрудника.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»
2. 2
   Создайте начисление «Доплата за совмещение должностей»
3. 3
   Укажите код дохода НДФЛ 2000 и обложение взносами
4. 4
   Выберите способ расчёта: фиксированной суммой
5. 5
   Задайте способ отражения в учёте и сохраните

Назначение доплаты сотруднику

Самый простой способ — ежемесячно добавлять начисление вручную в документе «Начисление зарплаты»: на вкладке «Зарплата» откройте сотрудника, добавьте строку с видом расчёта «Доплата за совмещение должностей» и укажите сумму за месяц. Способ подходит, когда совмещение краткосрочное (например, на период отпуска коллеги) и число таких сотрудников невелико.

Если доплата действует длительно, удобнее назначить её планово через документ «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»): в табличной части начислений добавьте новую строку с доплатой и датой начала действия. Тогда сумма будет подставляться в расчёт автоматически каждый месяц, пока вы не сделаете обратный перевод с отменой начисления.

Досрочное прекращение совмещения оформите тем же кадровым переводом: удалите или отмените строку доплаты с даты прекращения. Проверьте, чтобы в месяце отмены доплата была начислена пропорционально отработанным дням — при ручном вводе сумму скорректируйте самостоятельно: программа не делит фиксированную сумму по дням автоматически.

Начисление зарплаты и проверка расчёта

Сформируйте документ «Начисление зарплаты» за месяц стандартным способом: «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». После заполнения проверьте, что у сотрудника с совмещением присутствуют обе строки: основной оклад и доплата. Сумма НДФЛ и взносов должна рассчитываться от общей базы, включая доплату.

Сверьте результат с расчётным листком: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Доплата должна отображаться отдельной строкой — это важно и для сотрудника, и для проверяющих. Затем проведите документ «Отражение зарплаты в учёте» и убедитесь, что доплата попала на тот же счёт затрат, что и оклад сотрудника (если иное не задано способом учёта).

Контрольные точки

Как проверить результат

Строки в начислении зарплаты

Норма

Оклад и доплата за совмещение — две отдельные строки

Тревожный признак

Доплата отсутствует или слита с окладом

НДФЛ и взносы

Норма

Налог рассчитан с суммы оклад + доплата

Тревожный признак

Доплата не вошла в базу — проверьте код дохода

Проводки

Норма

Доплата на счёте затрат подразделения сотрудника

Тревожный признак

Счёт пуст или неверный — заполните способ учёта

Расчётный листок

Норма

Доплата видна отдельной строкой с верной суммой

Тревожный признак

Сумма не сходится с приказом — проверьте ручной ввод

Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна 1С:ЗУП

В 1С:Бухгалтерии нет документа «Совмещение должностей», формульного расчёта процента от оклада другой должности, автоматического пропорционального расчёта по дням и кадрового приказа о совмещении по унифицированной форме. Всё это приходится компенсировать ручным вводом и внешними документами Word/Excel.

Переход на 1С:ЗУП оправдан, если совмещений много, доплаты заданы процентом, нужны печатные формы приказов из программы или требуется точный учёт периодов совмещения для среднего заработка. В ЗУП есть штатный механизм: документ «Совмещение должностей» автоматически назначает и прекращает доплату, считает её по формуле и корректно учитывает в среднем заработке.

Сравнение вариантов

Ручной ввод в «Начисление зарплаты»

Подходит для разовых и краткосрочных совмещений. Ограничение: легко забыть добавить или убрать строку, сумму по неполному месяцу считаете сами.

Кадровый перевод с плановым начислением

Подходит для длительной доплаты фиксированной суммой. Ограничение: при смене оклада совмещаемой должности сумму нужно пересчитывать вручную.

1С:ЗУП с документом «Совмещение должностей»

Подходит при массовых совмещениях и процентах от оклада. Ограничение: требуется отдельная программа и обмен данными с бухгалтерией.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего доплату проводят «внутри» оклада, увеличивая его сумму вручную. Это искажает расчётный листок, средний заработок и затрудняет прекращение совмещения — отделить доплату от оклада задним числом сложно. Вторая распространённая ошибка — неверный код дохода НДФЛ или снятая отметка о взносах, из-за чего доплата выпадает из облагаемой базы и формируется недоимка.

Третья группа ошибок — организационная: совмещение оформлено в программе, но нет приказа и соглашения, либо доплата продолжает начисляться после окончания срока, указанного в приказе. Перед начислением сверяйте даты в программе с датами приказа, а при прекращении совмещения сразу делайте кадровый перевод с отменой начисления.

FAQ

Нужно ли заводить второго сотрудника в программе при совмещении?

Нет. Второй элемент справочника «Сотрудники» создают только при внутреннем совместительстве (отдельный трудовой договор). При совмещении работает тот же сотрудник с основным окладом, к которому добавляется доплата.

Как задать доплату в процентах от оклада совмещаемой должности?

В 1С:Бухгалтерии автоматической формулы для этого нет. Рассчитайте сумму вручную (оклад по совмещаемой должности × процент из приказа) и введите её как фиксированную. При изменении оклада пересчитайте и обновите сумму через кадровый перевод.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да. Это часть оплаты труда: укажите код дохода НДФЛ 2000 и оставьте обложение страховыми взносами включённым. Доплата также учитывается при расчёте среднего заработка для отпускных и больничных.

Сотрудник совмещал должность только часть месяца. Как посчитать доплату?

Программа не делит фиксированную сумму автоматически. Посчитайте вручную: месячная сумма доплаты / норма рабочих дней месяца × количество дней фактического совмещения — и введите результат в документ начисления.

Как прекратить доплату при окончании совмещения?

Если доплата назначена через кадровый перевод — создайте новый кадровый перевод с датой прекращения и уберите строку начисления. Если вводили вручную — просто не добавляйте строку в следующем начислении зарплаты. Сверьте последний месяц с датой окончания в приказе.

Можно ли распечатать приказ о совмещении из 1С:Бухгалтерии?

Типовой печатной формы приказа о совмещении в конфигурации нет. Приказ готовят во внешнем редакторе по форме, принятой в организации, а в программе отражают только само начисление.