Как оформить сотруднику совмещение должностей в 1С

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой или той же должности в течение основного рабочего дня без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный механизм, который отличается от внутреннего совместительства: кадрового перевода на вторую штатную единицу не происходит, а оформляется доплата к основному окладу.

Ошибка на старте — путать совмещение и совместительство. Совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельная позиция штатного расписания, оформляется документом «Приём на работу». Совмещение — дополнительное соглашение к существующему договору и доплата, оформляется документом «Совмещение» (в старых релизах — «Совмещение должностей»). Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1.

Проверьте, что совмещение — подходящий вариант оформления

Прежде чем создавать документ, определите, какой именно вид дополнительной работы нужен. От этого зависит и документ в программе, и расчёт, и отражение в отчётности.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник выполняет дополнительную работу в своё основное рабочее время без отдельного договораОформляйте совмещение документом «Совмещение» с доплатой

Сотрудник работает по другой должности в свободное от основной работы время по отдельному договоруОформляйте внутреннее совместительство через «Приём на работу»

Расширяются обязанности по той же должности без другой позиции штаткиИспользуйте совмещение с видом «Расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ»

Нужно заменить отсутствующего сотрудника с освобождением от основной работыОформляйте временный перевод документом «Кадровый перевод»

Для совмещения обязательны два юридических условия: письменное согласие работника и дополнительное соглашение к трудовому договору. Размер доплаты стороны определяют соглашением — закон не устанавливает ни минимума, ни максимума. В программе доплата может считаться процентом от оклада по совмещаемой должности, от оклада самого сотрудника или фиксированной суммой.

Включите возможность совмещения в настройках

Если документ «Совмещение» не отображается в интерфейсе, значит, соответствующая функциональность отключена. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Почасовая оплата» или «Прочие начисления» (в зависимости от релиза) и установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

После включения флажка программа автоматически создаст вид расчёта «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей» с формулой по умолчанию. Проверьте его в разделе «Настройка» → «Начисления»: убедитесь, что назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», а формула соответствует принятому в организации способу расчёта.

Создайте документ «Совмещение»

Документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Совмещение», либо в разделе «Зарплата» → «Совмещения». Если включён учёт по штатному расписанию, совмещаемую должность выбирают из позиций штатки.

1. 1
   Укажите организацию и сотрудника, которому поручается дополнительная работа
2. 2
   Выберите вид совмещения: совмещение должностей (профессий), расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ или исполнение обязанностей отсутствующего работника
3. 3
   Выберите совмещаемую должность из штатного расписания или укажите её вручную, если штатка не ведётся
4. 4
   Задайте период совмещения: дату начала обязательно, дату окончания — если срок известен
5. 5
   Укажите размер доплаты: процентом или фиксированной суммой в поле «Доплата»
6. 6
   При необходимости установите флажок «Учитывать отсутствия по совмещаемой должности» и проверьте вкладку «Дополнительно»
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ и дополнительное соглашение из формы документа

Поле «Размер доплаты» рассчитывается автоматически, если в настройках начисления задана формула с показателями. Например, при формуле «ПроцентДоплаты / 100 * ОкладСовмещаемойДолжности» достаточно ввести процент — сумма подтянется из штатного расписания. Если формула не настроена, введите сумму вручную.

Проверьте печатные формы и согласие работника

Из документа доступны печатные формы: приказ о совмещении и дополнительное соглашение к трудовому договору. Откройте их через кнопку «Печать» в форме документа и проверьте, что корректно подтянулись должность, период и размер доплаты.

Обратите внимание: в личной карточке Т-2 совмещение не отражается, а в табель дополнительные часы не вносятся — сотрудник работает в рамках своего основного графика. Отдельный табельный номер и вторая строка в табеле появляются только при совместительстве.

Проверьте начисление доплаты в расчёте зарплаты

Доплата за совмещение начисляется автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» за те месяцы, на которые приходится период совмещения. Если совмещение начинается или заканчивается в середине месяца, сумма рассчитается пропорционально отработанным дням.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

Есть начисление «Доплата за совмещение» с корректной суммой за период

Тревожный признак

Строки нет или сумма за полный месяц при частичном периоде

Расчётный листок сотрудника

Норма

Доплата выведена отдельной строкой, облагается НДФЛ и взносами

Тревожный признак

Доплата отсутствует или не попадает в базу взносов

Период в документе «Совмещение»

Норма

Даты соответствуют приказу и соглашению

Тревожный признак

Дата окончания не заполнена, хотя совмещение срочное

Если доплата не появилась в начислении, проверьте три вещи: проведён ли документ «Совмещение», попадает ли расчётный месяц в период действия документа и не отменён ли документ позднее. Также убедитесь, что у сотрудника в этом месяце есть основное начисление — доплата, зависящая от расчётной базы, без базы может посчитаться нулём.

Досрочное прекращение и изменение условий

Любая из сторон вправе отказаться от совмещения досрочно, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. В программе досрочное окончание оформляется документом «Прекращение совмещения» (в ряде релизов — «Отмена совмещения»): укажите сотрудника, документ-основание и дату прекращения.

Изменение размера доплаты без смены прочих условий оформляется новым документом «Совмещение» с новой даты либо кадровым переводом с изменением начислений — в зависимости от настроек учёта. Создавать второй «Совмещение» на ту же должность параллельно с действующим нельзя: программа выдаст сообщение о пересечении периодов.

Отражение в отчётности и учёте

Доплата за совмещение включается в фонд оплаты труда, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 6-НДФЛ и расчёте по взносам она проходит в составе общих выплат сотрудника, отдельных строк не требует.

В отчётах по штатному расписанию («Штатное расписание», «Остатки штатных единиц») совмещение не занимает и не резервирует позицию — совмещаемая должность остаётся вакантной, если на неё никто не принят. Учитывайте это при планировании: если должность фактически закрыта совмещением надолго, возможно, целесообразнее оформить совместительство или приём.

Если совмещение оформляется на время отпуска или больничного другого сотрудника, удобно сразу указывать дату окончания равной плановой дате выхода отсутствующего. Тогда доплата прекратится автоматически, без отдельного документа прекращения.

Часто задаваемые вопросы

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С?

Совмещение — доплата к основному договору в рамках того же рабочего дня, оформляется документом «Совмещение» и не создаёт новую штатную единицу. Совместительство — отдельный трудовой договор, оформляется «Приёмом на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство», учитывается отдельно в табеле и отчётности.

Нет документа «Совмещение» в списке — что делать?

Включите функциональность: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого документ появится в разделах «Кадры» и «Зарплата».

Можно ли оформить совмещение без даты окончания?

Да, поле даты окончания необязательно — доплата будет начисляться, пока не оформлено «Прекращение совмещения». Но для срочных ситуаций (замещение на время отпуска, больничного) дату лучше указать сразу, чтобы не забыть остановить начисление.

Как изменить размер доплаты по действующему совмещению?

Подпишите с сотрудником новое соглашение, затем в программе прекратите текущее совмещение и создайте новое с актуальным размером доплаты, либо используйте документ изменения оплаты труда, если в вашем релизе он поддерживает изменение доплаты за совмещение.

Нужно ли отражать совмещение в табеле учёта рабочего времени?

Нет. При совмещении сотрудник работает в рамках своего основного графика, дополнительные часы в табель не вносятся. Доплата рассчитывается от периода совмещения и отработанного по основной должности времени.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да, доплата за совмещение — часть заработной платы, она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке и попадает в расчёт среднего заработка для отпускных и больничных.