Как оформить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Приём нового сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание карточки физического лица, заполнение личных данных, оформление кадрового документа о приёме, назначение начислений и подготовка отчётности в фонды. Если пропустить какой-то шаг, программа не сможет корректно рассчитывать зарплату, НДФЛ и страховые взносы, а отчёты по новому работнику уйдут с ошибками.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) доступен полный кадровый учёт: приказы, штатное расписание, трудовые договоры. В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощён — там можно оформить приём, но часть документов (например, полноценный трудовой договор по шаблону) придётся готовить вне программы. Ниже разобраны оба сценария.

Подготовка: какие данные собрать до оформления

Прежде чем открывать программу, соберите полный комплект сведений о работнике. Это сэкономит время и избавит от ситуации, когда карточка создана, а начислить зарплату нельзя, потому что не заполнен СНИЛС или адрес регистрации.

Минимальный набор данных:

• ФИО полностью, дата рождения, пол;
• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
• СНИЛС и ИНН (при наличии);
• адрес регистрации и адрес фактического проживания;
• сведения об образовании и семейном положении — для личной карточки;
• реквизиты банковского счёта или номер карты для перечисления зарплаты, если зарплата не выдаётся через кассу;
• дата приёма, должность, подразделение, размер оклада или тарифной ставки, график работы.

Отдельно уточните условия труда: основное место работы или совместительство, полная ставка или неполное рабочее время, срочный или бессрочный договор. От этих параметров зависит настройка начислений и расчёт взносов.

Создание карточки физического лица

В 1С кадровый учёт построен на связке «Физическое лицо — Сотрудник». Физическое лицо — это человек со своими персональными данными, а сотрудник — его связь с конкретной организацией. Один человек может быть сотрудником в нескольких организациях базы или числиться по основному месту и по совместительству — физлицо при этом одно.

В ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек раньше работал в вашей базе, программа при вводе ФИО и даты рождения предложит выбрать существующее физлицо — не создавайте дубликат, иначе отчётность по НДФЛ и взносам раздвоится. В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».

Заполните в карточке физлица паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса, контактные телефоны. В ЗУП эти данные вносятся по гиперссылкам в форме сотрудника или в справочнике «Физические лица». Проверяйте каждое поле по оригиналам документов: ошибка в одной цифре СНИЛС приведёт к отказу при сдаче отчётности.

Оформление документа «Приём на работу»

Приём в 1С:ЗУП

В ЗУП приём оформляется документом «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». В документе укажите организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа подтянет оклад и надбавки автоматически.

На вкладке «Оплата труда» проверьте назначенные начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки. Здесь же задаётся способ отражения в бухучёте, если он отличается от настройки по умолчанию. На вкладке «Трудовой договор» фиксируются номер и дата договора, его вид (срочный/бессрочный), условия испытательного срока.

Приём в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии документ называется «Приём на работу» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Набор полей проще: сотрудник, дата приёма, подразделение, должность, оклад, график работы. Штатного расписания и расширенных условий труда здесь нет — трудовой договор и приказ по форме Т-1 при необходимости формируются вне программы или через внешние печатные формы.

1. 1
   Создайте или выберите физическое лицо, заполните паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса.
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность.
3. 3
   Проверьте вид расчёта (оклад, тариф) и размер оплаты, добавьте надбавки при необходимости.
4. 4
   Укажите график работы и условия трудового договора (срочность, испытательный срок).
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ о приёме для подписания.
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в списках и попадает в расчёт зарплаты за период приёма.

Настройка начислений и графика работы

График работы — критичный параметр. От него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц: программа делит оклад на норму дней или часов по графику. Если принятый сотрудник работает по индивидуальному режиму (например, неполная неделя), сначала создайте нужный график в справочнике «Графики работы сотрудников», иначе зарплата посчитается по стандартной пятидневке и будет неверной.

Проверьте состав начислений до первого расчёта. Типовая ошибка — сотруднику назначен только оклад, хотя по договору положен районный коэффициент или ежемесячная премия. В ЗУП начисления редактируются прямо в документе приёма или позже документом «Изменение оплаты труда». В 1С:Бухгалтерии — в карточке сотрудника на вкладке «Начисления».

Если сотрудник принят на вычеты по НДФЛ (на детей, имущественный и т.д.), внесите заявление на вычеты: в ЗУП это документ «Заявление на вычеты НДФЛ», в Бухгалтерии — вкладка «Вычеты» в карточке сотрудника. Без заявления программа вычеты не применит, и налог будет удержан больше положенного.

Принимайте сотрудника документом с датой не позднее фактического выхода на работу. Если оформить приём задним числом после закрытия периода, придётся делать перерасчёт зарплаты и корректировать отчётность — это трудозатратнее, чем своевременное оформление.

Трудовой договор и кадровые документы

В ЗУП на основании приёма можно распечатать приказ о приёме по унифицированной форме Т-1 и трудовой договор, если в программе настроены шаблоны. Шаблоны договоров редактируются в разделе настроек кадрового учёта — туда подставляются данные из карточки сотрудника и документа приёма.

В 1С:Бухгалтерии печатная форма приказа Т-1 доступна из документа приёма, но полноценного механизма шаблонов договоров нет. Договор готовится в текстовом редакторе, а в программе фиксируются только его номер и дата — они понадобятся для отчётности.

Не забудьте про электронную трудовую книжку: сведения о приёме подаются в Социальный фонд России в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП и свежих релизах Бухгалтерии этот отчёт формируется автоматически по кадровым документам — нужно только создать его, проверить и отправить.

Проверка результата и подготовка к первому расчёту

После оформления пройдите контрольные точки, чтобы убедиться, что учёт ведётся корректно. Это занимает несколько минут, но избавляет от перерасчётов и уточнённых отчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Отображается в справочнике «Сотрудники» с должностью и датой приёма

Тревожный признак

Карточка есть, но приёма нет — сотрудник не попадёт в расчёт

Расчёт зарплаты

Норма

При заполнении «Начисления зарплаты» сотрудник подтягивается с окладом пропорционально дням

Тревожный признак

Строка не появляется или сумма за полный месяц при приёме в середине

НДФЛ и вычеты

Норма

Налог считается, вычеты применяются по заявлению

Тревожный признак

Вычеты не применяются — не введено заявление

Отчётность ЕФС-1

Норма

Сотрудник попадает в подраздел 1.1 с событием «Приём»

Тревожный признак

Строки нет — проверьте дату документа и СНИЛС

Дополнительно сформируйте расчётный листок за месяц приёма после первого начисления — это самый наглядный способ убедиться, что оклад, надбавки, НДФЛ и взносы посчитаны так, как задумано. Если организация ведёт зарплатный проект, проверьте, что сотрудник включён в реестр на открытие карт или что в карточке указан его лицевой счёт.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, но если период уже закрыт и отчётность сдана, потребуется перерасчёт зарплаты, корректировка ЕФС-1 и, возможно, уточнённый расчёт по взносам. Оформляйте приём своевременно — в день издания приказа.

Как оформить совместителя?

Создайте нового сотрудника для того же физического лица, выбрав его из списка при вводе ФИО. В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» (или внешнее, если человек работает в другой организации). Дублировать карточку физлица не нужно.

Что делать, если ошиблись в дате приёма?

Если зарплата ещё не рассчитана, просто исправьте дату в документе и перепроведите его. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените или сторнируйте начисления за затронутый период, затем исправьте приём и пересчитайте зарплату.

Нужно ли оформлять приём для работника по ГПХ?

Кадровый приказ по договору ГПХ не издаётся. В ЗУП оформляется документ «Договор (работы, услуги)», в 1С:Бухгалтерии — сотрудник создаётся с видом договора ГПХ. Сведения в СФР по таким работникам подаются в особом порядке, отличном от приёма по трудовому договору.

Почему сотрудник не попадает в ведомость на выплату зарплаты?

Чаще всего причина в способе выплаты: в карточке сотрудника не указан зарплатный проект или лицевой счёт, а ведомость создаётся на банк. Либо у сотрудника нет начислений за период — проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов».

Обязательно ли вести штатное расписание в 1С?

Нет, это опция. В 1С:Бухгалтерии штатное расписание отсутствует вовсе, в ЗУП его можно отключить в настройках. Без штатки оклад и надбавки вводятся вручную в каждый документ приёма — это допустимо для небольших компаний, но усложняет контроль при росте численности.