Как оформить сотрудника по совместительству в 1С 8.3

Совместительство — это работа по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 совместитель оформляется как отдельный сотрудник со своим кадровым документом, графиком и начислениями, даже если физическое лицо уже работает в компании на основном месте. Именно правильное разделение «физическое лицо — сотрудник» позволяет программе корректно считать НДФЛ, взносы и отчётность.

Процедура занимает несколько минут, если понимать логику: сначала проверяется физическое лицо, затем создаётся документ «Приём на работу» с признаком вида занятости, после чего назначается плановое начисление и график рабочего времени. Ошибки на любом из этих шагов приводят к двойному расчёту НДФЛ, неверным ставкам и сбоям в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях.

Ниже разобрана полная последовательность для внутреннего и внешнего совместителя, настройка графика неполного времени, проверка расчёта и типичные ошибки, которые встречаются на практике чаще всего.

Внутреннее и внешнее совместительство: в чём разница для учёта

Внутренний совместитель работает у того же работодателя по второму трудовому договору — например, бухгалтер, который вечером ведёт участок кадров. Внешний совместитель оформляется в вашу организацию, а основное место работы у него в другой компании. Для программы принципиальная разница в том, как создаётся сотрудник и как рассчитываются налоги.

У внутреннего совместителя физическое лицо уже существует в базе. Программа объединит доходы по обоим договорам при расчёте НДФЛ — налог посчитается с совокупного дохода, а стандартные вычеты предоставятся один раз. У внешнего совместителя физическое лицо создаётся новое (или подбирается существующее), и НДФЛ считается только с доходов вашей организации, вычеты предоставляются по заявлению.

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

То же физическое лицо, новая строка сотрудника. НДФЛ суммируется с основным местом, вычеты даются один раз. Подходит, когда сотрудник берёт дополнительную функцию внутри компании.

Внешнее совместительство

Новое физическое лицо или подбор существующего. НДФЛ считается отдельно, вычеты — только по заявлению. Подходит для работников, чьё основное место в другой организации.

Подготовка: проверка физического лица и настроек

Перед оформлением убедитесь, что в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» или «Настройка») уже есть карточка человека — для внутреннего совместителя она точно существует. Откройте её и проверьте корректность ИНН, СНИЛС, даты рождения: программа ищет дубли по этим реквизитам, и расхождение приведёт к созданию дубля физлица, который потом «раздвоит» отчётность.

Также проверьте, что в учётной политике и настройках расчёта зарплаты включена возможность работы с совместителями — в типовой ЗУП 8.3 она активна по умолчанию. Если планируется почасовая оплата, убедитесь, что в настройках состава начислений включены соответствующие виды расчёта (оплата по часовому тарифу).

Заранее подготовьте график работы совместителя, если стандартные графики не подходят: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Для совместителей обычно настраивают график неполного рабочего времени — например, 4 часа в день или работу по определённым дням недели.

Оформление приёма на работу совместителя

Основной документ — «Приём на работу». Перейдите: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». Если оформляете несколько совместителей одновременно, удобнее документ «Приёмы на работу» (списком).

Порядок заполнения документа:

• Организация и подразделение — укажите подразделение, где будет числиться совместитель;
• Сотрудник — для внутреннего совместителя введите фамилию: программа предложит существующее физическое лицо и создаст по нему новую строку сотрудника. Для внешнего — введите данные нового человека;
• Вид занятости — ключевое поле: выберите «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»;
• Должность и дата приёма — укажите должность из штатного расписания и дату начала работы;
• График работы — выберите график неполного времени;
• Количество ставок — обычно 0,5 или меньше.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — например, «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Укажите размер оплаты: программа может рассчитать его автоматически от полного оклада пропорционально ставке, но проверьте итоговую сумму вручную — она должна соответствовать трудовому договору.

1. 1
   Проверьте наличие физического лица и корректность его реквизитов
2. 2
   Создайте или проверьте график неполного рабочего времени
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу», выберите вид занятости «совместительство»
4. 4
   Назначьте плановое начисление и укажите долю ставки
5. 5
   Проведите документ и проверьте сотрудника в списке
6. 6
   Выполните пробный расчёт зарплаты за первый месяц

Настройка графика неполного рабочего времени

График определяет, сколько часов совместитель должен отработать, и напрямую влияет на расчёт зарплаты при неполном месяце. Создаётся он в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Укажите способ заполнения «По дням недели» или «Произвольный», задайте часы работы — например, понедельник–пятница по 4 часа.

Важный нюанс — поле «Считать норму времени по другому графику». Для совместителя с оплатой по окладу норму обычно считают по графику полного рабочего времени (пятидневка): тогда программа рассчитает оплату как долю от полного оклада пропорционально отработанному времени относительно полной нормы. Если норму считать по собственному графику совместителя, то при полностью отработанном по его графику месяце начислится полный указанный оклад — что корректно, если оклад в договоре уже задан за неполное время.

Выбор зависит от того, как сформулирован договор: если оклад указан «за полную ставку с оплатой пропорционально», используйте норму по полному графику. Если оклад задан сразу за 0,5 ставки — норму по собственному графику. Неправильная настройка этого переключателя — самая частая причина «зарплата вдвое больше/меньше ожидаемой».

Перед массовым оформлением совместителей сделайте один тестовый приём и рассчитайте зарплату за полный месяц в копии базы или до проведения реальных документов. Сравните сумму с расчётом «на бумаге» — это занимает пять минут и отсекает ошибки графика до того, как они попадут в ведомости.

Расчёт зарплаты и НДФЛ совместителя

Начисление зарплаты совместителю выполняется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» — сотрудник подхватывается автоматически вместе со всеми. Сумма рассчитывается по формуле вида начисления: оклад, делённый на норму времени, умноженный на фактически отработанное время.

Для внутреннего совместителя НДФЛ рассчитывается с совокупного дохода по обоим местам работы в рамках одной организации: программа суммирует базу основного сотрудника и совместителя, применяет вычеты один раз и удерживает налог пропорционально. В расчётном листке и отчётах доходы показываются раздельно по сотрудникам, но налог — сводно по физическому лицу.

Для внешнего совместителя стандартные вычеты предоставляются только если он подал заявление именно в вашу организацию (по НК РФ вычеты даёт один налоговый агент по выбору работника). Заявление регистрируется документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».

Проверка результата и отчётность

После оформления откройте список сотрудников («Кадры» → «Сотрудники»): совместитель должен отображаться отдельной строкой с пометкой вида занятости. У внутреннего совместителя в карточке физического лица на вкладке «Трудовая деятельность» будет два места работы.

Проверьте пробное начисление: создайте «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы, найдите совместителя и сверьте отработанные часы и сумму с ожидаемыми. Затем сформируйте расчётный листок («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что НДФЛ для внутреннего совместителя учитывает доход по основному месту.

В отчётности совместители включаются стандартно: в 6-НДФЛ — по физическому лицу, в персонифицированные сведения о физлицах — отдельными строками по каждому трудовому договору. При сдаче сведений в СФР проверьте, что для внутреннего совместителя не создаётся дубль физического лица — это видно по предупреждениям при проверке отчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка сотрудника в списке

Норма

Отдельная строка с видом занятости «совместительство», верное подразделение и должность

Тревожный признак

Совместитель записан поверх основного сотрудника или без вида занятости

Физическое лицо внутреннего совместителя

Норма

Одна карточка физлица, два места работы

Тревожный признак

Две карточки одного человека с разными ИНН/СНИЛС — дубль

Начисление за полный месяц

Норма

Сумма соответствует доле ставки и отработанным часам

Тревожный признак

Начислен полный оклад или вдвое меньше ожидаемого — ошибка в графике

НДФЛ внутреннего совместителя

Норма

Налог посчитан с суммарного дохода, вычеты применены один раз

Тревожный признак

Вычеты удвоены или налог считается только с одного договора

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — оформление внутреннего совместителя как нового физического лица. Последствия серьёзные: НДФЛ считается раздельно, вычеты дублируются, отчётность по сотруднику расходится с данными налоговой. Лечится объединением дублей физических лиц и перерасчётом налога, что трудоёмко.

Вторая частая проблема — неверный признак расчёта нормы времени в графике, о чём говорилось выше. Третья — попытка оформить совместителя документом «Кадровый перевод» вместо нового приёма: перевод меняет условия существующего договора, а совместительство — всегда отдельный договор и отдельный приём.

Учтите ограничение: если в организации ведётся штатное расписание с контролем, позиция для совместителя должна существовать в штатном расписании с достаточным количеством свободных ставок. Иначе документ не проведётся или проведётся с предупреждением, в зависимости от настроек контроля.

Увольнение и изменение условий совместителя

Увольнение совместителя оформляется стандартным документом «Увольнение» («Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»): выберите именно строку сотрудника-совместителя, а не физическое лицо целиком. У внутреннего совместителя увольнение с дополнительного места не затрагивает основной договор — проверьте в документе, что выбран правильный сотрудник.

Изменение оклада, графика или доли ставки выполняется документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — уже применительно к строке совместителя. Если совместительство переводится в основное место работы, в типовой конфигурации это оформляется как увольнение совместителя и новый приём с видом занятости «Основное место работы» (или кадровым переводом с изменением вида занятости — зависит от релиза; проверьте поведение на тестовом сотруднике).

Частые вопросы

Можно ли оформить совместителя без штатного расписания?

Да. Если в настройках учётной политики штатное расписание не ведётся или ведётся без контроля, приём оформляется свободно — должность выбирается из справочника должностей. При включённом контроле потребуется позиция в штатном расписании со свободной ставкой.

Почему у внутреннего совместителя НДФЛ больше, чем ожидалось?

Программа считает налог с совокупного дохода по обоим договорам, а стандартные вычеты применяет один раз на физическое лицо. Это нормальное поведение: итоговый налог корректен, просто в расчётном листке совместителя он выглядит выше, чем «налог только с этой суммы».

Как оплатить совместителю работу в выходной по его графику день?

Используйте документ «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата». Документ создаёт дополнительное начисление по повышенной ставке отдельно от планового оклада совместителя.

Нужно ли внешнему совместителю заводить отдельный график, если он работает нерегулярно?

Плановый график нужен в любом случае — без него не рассчитается оплата по окладу. При нерегулярной занятости удобнее почасовая оплата или оплата по тарифной ставке с регистрацией фактически отработанного времени документами «Данные для расчёта зарплаты» (например, табелем).

Как совместителю предоставить отпуск в программе?

Документом «Отпуск» из раздела «Кадры» — выбирается строка сотрудника-совместителя. Отпускные рассчитываются из среднего заработка по данному месту работы. По ТК РФ отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основному месту.

Что делать, если совместитель оформлен ошибочно как основной сотрудник?

Если расчётов ещё не было — отмените проведение приёма и создайте документ заново с правильным видом занятости. Если зарплата уже начислялась, отмените расчётные документы, исправьте приём и пересчитайте период. Вид занятости влияет на отчётность, поэтому оставлять ошибку и «дожимать» вручную не стоит.