Другое · 12 мин
Как оформить смерть сотрудника в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению смерти сотрудника в 1С:ЗУП: прекращение трудового договора, окончательный расчёт, выплаты родственникам, НДФЛ, взносы и отчётность.
Смерть сотрудника — редкая, но сложная ситуация для кадровика и расчётчика. В 1С:ЗУП она оформляется не как обычное увольнение: у прекращения договора по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ есть особенности в расчёте налогов, выплате сумм родственникам и отражении в отчётности. Ошибка в настройках приводит к неверному НДФЛ или лишним страховым взносам.
Основной принцип: зарплата, не полученная ко дню смерти, выплачивается членам семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего (ст. 141 ТК РФ). Эти суммы не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и не облагаются страховыми взносами, поскольку трудовые отношения прекратились до выплаты. Программа умеет это учитывать, но только если документы оформлены в правильной последовательности.
Ниже разобран полный цикл: от ввода данных о смерти до проверки отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — в ней все описанные механизмы доступны штатно, без доработок.
Какие документы нужны до начала работы в программе
До ввода данных в 1С:ЗУП необходимо получить подтверждающие документы. Основание для прекращения трудового договора — свидетельство о смерти (его копию предоставляют родственники) либо решение суда о признании сотрудника умершим или безвестно отсутствующим. Без одного из этих документов оформлять прекращение договора нельзя.
Для выплаты невыплаченной зарплаты родственник должен подать заявление. Согласно ст. 141 ТК РФ, обратиться за выплатой может член семьи или лицо, находившееся на иждивении умершего на день его смерти. Заявление подаётся в течение четырёх месяцев со дня смерти. Если несколько членов семьи претендуют на суммы, работодатель не обязан разбираться в очередности — спор решается между родственниками или через суд.
Также заранее уточните, кому и как перечислять деньги: банковские реквизиты получателя понадобятся при формировании ведомости. Если родственник просит выдать сумму наличными, оформляется расходный кассовый ордер.
Копия от родственников или решение суда о признании умершим
Срок обращения — 4 месяца со дня смерти
Карта, счёт или наличная выдача через кассу
Как ввести сведения о смерти в карточку сотрудника
В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») есть возможность зафиксировать факт смерти. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Личные данные» и укажите дату смерти в соответствующем поле. Это важно для корректной работы программы: сотрудник перестанет попадать в списки на отпуска, повышение квалификации и другие плановые мероприятия.
Дата смерти должна точно совпадать с датой в свидетельстве. Именно от неё зависит дата прекращения трудового договора: по ст. 84.1 ТК РФ при смерти работника договор прекращается датой смерти, даже если документы поступили позже. Задним числом оформлять увольнение не требуется — документ создаётся текущей датой, но с датой прекращения, равной дате смерти.
Если сотрудник признан судом безвестно отсутствующим или умершим, датой прекращения договора будет дата вступления решения суда в силу либо дата смерти, указанная в решении суда. Проверьте формулировку в судебном акте перед вводом данных.
Как оформить прекращение трудового договора
Прекращение договора оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 77 ТК РФ — «Смерть работника». Дата увольнения — дата смерти по свидетельству или решению суда.
В табличной части документа программа автоматически рассчитает начисления за отработанное время, компенсацию неиспользованного отпуска и удержания. Проверьте расчёт компенсации: дни отпуска считаются по дату смерти включительно. Если сотрудник использовал отпуск авансом, удержание за неотработанные дни отпуска при смерти не производится — это прямое ограничение ст. 137 ТК РФ.
Обратите внимание на поле «Дата выплаты». По общему правилу окончательный расчёт выдаётся в день прекращения договора, но при смерти это невозможно. Выплата производится не позднее недели со дня подачи родственником соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ). Укажите плановую дату выплаты с учётом этого срока.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Выберите сотрудника, укажите дату увольнения = дате смерти по свидетельству
- 3В основании увольнения выберите «п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (смерть работника)»
- 4Проверьте автоматический расчёт: начисления, компенсация отпуска, отсутствие удержаний за отпуск авансом
- 5Укажите дату выплаты — не позднее недели после обращения родственника
- 6Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-8 для архива
Как рассчитать и выплатить суммы родственникам
Ключевая особенность: выплата производится не самому сотруднику, а третьему лицу. В 1С:ЗУП для этого в ведомости на выплату есть возможность указать получателя. При формировании ведомости (раздел «Выплаты») выберите сотрудника, а затем укажите, что выплата производится родственнику, — в типовой конфигурации для этого используется механизм выплаты бывшим сотрудникам с указанием получателя и документа-основания.
Невыплаченная зарплата и компенсация отпуска, перечисляемые члену семьи, не облагаются НДФЛ на основании п. 18 ст. 217 НК РФ. Страховые взносы также не начисляются, поскольку выплата производится после прекращения трудовых отношений и не относится к объектам обложения. Проверьте, чтобы в используемых видах расчёта стояли корректные категории дохода — иначе программа может ошибочно удержать налог.
Отдельная ситуация — материальная помощь родственникам умершего, если она предусмотрена коллективным договором или локальным актом. Она оформляется отдельным начислением и также не облагается НДФЛ при выплате членам семьи в связи со смертью (п. 8 ст. 217 НК РФ). Не смешивайте её с расчётными суммами в одном виде начисления — это усложнит проверку отчётности.
Если родственник не обратился за выплатой в течение четырёх месяцев, сумма включается в состав наследства и выплачивается уже наследникам по нотариальному удостоверению. В программе такая выплата оформляется аналогично, но основанием будет свидетельство о праве на наследство.
НДФЛ и страховые взносы: что проверить в расчёте
Главный контрольный момент — отсутствие НДФЛ и взносов с сумм, выплачиваемых родственникам. Откройте документ «Увольнение» и проверьте закладку с налогами: по выплатам, переходящим к членам семьи, НДФЛ должен быть нулевым. Если программа рассчитала налог, проверьте настройку вида расчёта: в нём должен быть указан код дохода, соответствующий необлагаемым выплатам в связи со смертью, либо категория «не является объектом налогообложения».
Нюанс возникает с суммами, начисленными при жизни, но не выплаченными до смерти: например, зарплата за последний месяц, которую сотрудник не получил. С позиции Минфина и ФНС, такие суммы при выплате наследникам также не облагаются НДФЛ. Однако если какая-то часть была выплачена сотруднику при жизни (аванс), по ней НДФЛ уже был исчислен и удержан в обычном порядке — эти суммы не пересматриваются.
По страховым взносам логика проста: объект обложения — выплаты в рамках трудовых отношений, а они прекратились датой смерти. Взносы на выплаты родственникам не начисляются. Проверьте это в отчёте «Анализ взносов в фонды» после проведения всех документов.
Как проверить результат расчёта
По суммам к выплате родственникам налог равен нулю
Программа удержала НДФЛ — проверьте код дохода в виде расчёта
Взносы с выплат родственникам не начислены
Взносы рассчитаны — неверна категория дохода для взносов
Удержание отсутствует
Программа удержала дни отпуска — это нарушение ст. 137 ТК РФ
Отчётность и персонифицированные сведения после смерти сотрудника
В отчётности умерший сотрудник отражается с особыми отметками. В персонифицированных сведениях о физических лицах и в РСВ данные о нём включаются за период до даты смерти. Суммы, выплаченные родственникам и не облагаемые взносами, в облагаемую базу не попадают, но при необходимости показываются в необлагаемых суммах — проверьте это по контрольным соотношениям.
В ЕФС-1 (раздел кадровых событий) подаётся сведение о прекращении трудового договора с соответствующим основанием. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Не пропустите этот срок: за несвоевременную подачу кадровых сведений предусмотрены штрафы.
Справку о заработке для расчёта пособий и другие документы родственники могут запросить дополнительно — они формируются из раздела «Отчётность, справки» в обычном порядке. Трудовая книжка (если велась бумажная) выдаётся родственнику под расписку либо направляется по почте по письменному заявлению, с записью о прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Особые сценарии и ограничения
Сотрудник умер во время отпуска или больничного
Если смерть наступила в период отпуска или временной нетрудоспособности, договор всё равно прекращается датой смерти. Пособие по больничному листу, не полученное при жизни, выплачивается членам семьи по правилам, аналогичным зарплате. Документ отсутствия закрывается датой смерти, дальнейшие начисления не производятся.
Сотрудник признан безвестно отсутствующим
До вступления в силу решения суда прекращать договор нельзя — сотрудник числится в штате, отсутствие оформляется как невыход по невыясненной причине (код «НН» в табеле). Только после получения решения суда о признании умершим или безвестно отсутствующим оформляется «Увольнение» с соответствующей датой.
Выплата через наследство
Если четырёхмесячный срок истёк и никто не обратился, суммы депонируются. В программе депонирование оформляется стандартным документом. Последующая выплата наследнику производится на основании свидетельства о праве на наследство, получатель указывается в ведомости аналогично.
Часто задаваемые вопросы
Какой датой оформлять увольнение, если свидетельство о смерти принесли через месяц?
Датой смерти, указанной в свидетельстве, независимо от того, когда документ поступил к работодателю. Сам документ «Увольнение» создаётся текущей датой, но дата прекращения договора в нём — дата смерти. Перерасчётов за «лишние» дни не требуется, если начисления после даты смерти не производились.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска, выплачиваемой вдове?
Нет. Выплаты, переходящие к членам семьи в порядке наследования или по ст. 141 ТК РФ, освобождаются от НДФЛ. Если программа рассчитала налог, проверьте код дохода и категорию в настройках вида расчёта компенсации.
Что делать, если сотруднику был выплачен аванс, а зарплата за месяц меньше?
Излишне выплаченные суммы при смерти работника взыскать с родственников через зарплатные механизмы нельзя — удержания при прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ ст. 137 ТК РФ не предусмотрены. Вопрос решается только в рамках наследственных правоотношений.
Как выдать трудовую книжку, если родственник живёт в другом городе?
По письменному заявлению родственника книжка направляется по почте с уведомлением о вручении. Факт отправки зафиксируйте в журнале учёта движения трудовых книжек. Если сотрудник вёл электронную трудовую, выдача не требуется — достаточно сведений в ЕФС-1.
Можно ли выплатить суммы на карту умершего сотрудника?
Это рискованный вариант: счёт после смерти владельца может быть заблокирован банком, а деньги — зачислены в наследственную массу с осложнениями. Правильно перечислять средства на реквизиты родственника, указанные в его заявлении, либо выдать наличными через кассу под расписку.
Нужно ли сдавать по умершему сотруднику персонифицированные сведения за месяц смерти?
Да, сотрудник включается в сведения за период до даты смерти с фактическими начислениями. Выплаты родственникам в его персонифицированных данных не отражаются, поскольку получатель — другое лицо, а сами суммы не облагаются взносами и НДФЛ.
Что важно запомнить
Оформляйте прекращение договора документом «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и датой смерти по свидетельству. Выплаты родственникам не облагаются НДФЛ и взносами — проверьте коды доходов в видах расчёта. Не удерживайте суммы за отпуск авансом, подайте сведения в ЕФС-1 в срок и не удаляйте карточку сотрудника из базы.