Как оформить работника по совместительству в 1С 8, если у него есть основная работа

Совместительство — это работа у того же или другого работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С 8 (ЗУП 3.1, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», а также «1С:Комплексная автоматизация» и ERP) совместитель оформляется как отдельный сотрудник с собственным приёмом на работу, графиком и начислениями. Объединять его с основным местом работы в одну карточку нельзя — это одна из самых частых ошибок кадровиков.

Программа различает два вида совместительства: внутреннее (тот же работодатель, сотрудник уже работает в организации по основному договору) и внешнее (основная работа у другого работодателя). От вида зависит, нужно ли заводить нового физического лица, как заполняется трудовой договор и какие данные попадут в отчётность.

Ниже — практическая инструкция на примере 1С:ЗУП 3.1, с проверкой результата, типичными ошибками и ответами на частые вопросы. Логика в других конфигурациях на платформе 8.3 аналогичная, отличаются только названия разделов.

Внутреннее и внешнее совместительство: что выбрать

Перед оформлением определите вид совместительства — от этого зависят дальнейшие действия. Внутреннее совместительство означает, что сотрудник уже принят в вашу организацию по основному месту работы и берёт дополнительную нагрузку по второму договору. Внешнее совместительство — человек работает у вас, но его основное место работы находится у другого работодателя.

Для внутреннего совместителя новое физическое лицо создавать не нужно: сотрудник привязывается к существующей карточке физлица, и у него появляется вторая позиция со своим табельным номером. Для внешнего совместителя физическое лицо заводится как новое (или подбирается из справочника, если человек уже когда-то работал у вас).

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Тот же работодатель. Создаётся новый сотрудник на существующее физлицо. В отчётах по численности учитывается особым образом, страховые взносы считаются суммарно по физлицу.

Внешнее совместительство

Основная работа у другого работодателя. Создаётся новое физлицо и новый сотрудник. Взносы и НДФЛ вы считаете только по своим выплатам.

Подготовка: что проверить до приёма

Убедитесь, что в программе настроены необходимые данные: создана должность в справочнике «Должности», настроена штатная расстановка (если ведётся штатное расписание), есть подходящий график работы. Для совместителя обычно нужен отдельный график с неполным рабочим временем — например, 4 часа в день или работа в определённые дни.

Проверьте кадровые ограничения. Трудовой кодекс запрещает совместительство для отдельных категорий (несовершеннолетние, работники с вредными условиями труда при аналогичных условиях на совместительстве, водители в определённых случаях). Программа такие запреты не контролирует автоматически — ответственность лежит на кадровике.

Если ведётся штатное расписание, проверьте, что в позиции штатной расстановки есть свободная ставка или доля ставки (0,5; 0,25 и т.п.). При отсутствии свободной ставки приём либо не пройдёт контроль, либо потребуется изменить штатное расписание.

Создание сотрудника и приём на работу

Для внешнего совместителя откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать» и заполните данные физического лица: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, дату рождения. Для внутреннего совместителя проще использовать документ «Приём на работу» и в поле «Физическое лицо» выбрать уже существующего человека — программа сама создаст нового сотрудника со следующим табельным номером.

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» (или «Приём на работу» из карточки сотрудника). Ключевые поля, которые нужно заполнить корректно:

• Вид занятости — «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Это главный признак, от которого зависит учёт.
• Подразделение и должность — по штатной расстановке.
• График работы — график неполного рабочего времени, соответствующий договору.
• Количество ставок — например, 0,5.
• Дата приёма и условия договора — срочный или бессрочный договор, испытательный срок при необходимости.
• Плановое начисление — например, «Оплата по окладу (по часам)» с расчётом пропорционально отработанному времени.

1. 1
   Проверьте наличие свободной ставки в штатной расстановке и подходящего графика неполного времени
2. 2
   Создайте физическое лицо (для внешнего) или выберите существующее (для внутреннего совместителя)
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу» с видом занятости «Совместительство»
4. 4
   Назначьте график работы, количество ставок и плановое начисление
5. 5
   Проведите документ и распечатайте трудовой договор и приказ о приёме
6. 6
   Проверьте сотрудника в табеле и начислении зарплаты за первый месяц

График работы и учёт рабочего времени

График совместителя настраивается в справочнике «Графики работы сотрудников». Создайте новый график, укажите способ заполнения «По дням недели» или циклический, задайте сокращённую продолжительность — например, 4 часа в день при пятидневке. В параметрах графика важно правильно указать, относительно какой нормы считается неполное время: обычно относительно полного графика той же пятидневки.

От корректности графика зависит расчёт оклада: если сотрудник принят на 0,5 ставки, а график задан как полный, программа посчитает месяц отработанным полностью, и сумма начисления может оказаться завышенной или заниженной в зависимости от настройки формулы начисления. Проверьте, что норма часов в графике совместителя соответствует его договору.

Табель по совместителю ведётся отдельно от основного места работы. В отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» внутренний совместитель отобразится отдельной строкой со своим табельным номером и своими часами.

Начисление зарплаты, НДФЛ и взносы

Плановое начисление совместителю назначается в документе приёма. Типовой вариант — «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу», где результат считается пропорционально отработанному времени относительно нормы графика. Если договором установлена фиксированная сумма за половинную ставку, укажите её напрямую в размере начисления.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются стандартно при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов». Для внутреннего совместителя доходы по обеим позициям суммируются при расчёте НДФЛ и взносов по физическому лицу — это важно для применения вычетов и предельной базы по взносам. Вычеты на детей предоставляйте только по одному месту работы — обычно по основному.

Для внешнего совместителя вы считаете налоги только по выплатам своей организации. Если сотрудник просит применять вычеты у вас, он должен подать заявление и подтвердить, что вычеты не получает по основному месту работы.

Частая ситуация: оклад по должности указан за полную ставку, совместитель принят на 0,5. В ЗУП 3.1 размер начисления в приёме обычно показывается уже с учётом доли ставки, но перед первым расчётом сверьте сумму в документе «Начисление зарплаты и взносов» с ожидаемой по договору — расхождение проще поймать на первом месяце.

Кадровые документы, отчётность и ЭДО

Из документа приёма печатаются приказ о приёме (форма Т-1 или своя форма) и трудовой договор. В договоре обязательно укажите, что работа является совместительством, и пропишите режим рабочего времени — это требование Трудового кодекса.

Запись в трудовую книжку о совместительстве вносится по желанию работника и оформляется по основному месту работы. При этом сведения о приёме совместителя передаются в СФР (Социальный фонд России) в составе отчёта ЕФС-1 по кадровым событиям — для внешних совместителей это обязательно. В ЗУП 3.1 отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

В расчёте по страховым взносам (РСВ) и персонифицированных сведениях о физлицах совместитель отражается на общих основаниях. Внутренний совместитель в среднесписочной численности учитывается как одна единица по основному месту — программа учитывает это при формировании статистических отчётов, если вид занятости указан корректно.

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления пройдите контрольные точки: сотрудник появился в списке с правильным видом занятости, в табеле заполняется его график, в начислении зарплаты сумма соответствует доле ставки, в отчёте ЕФС-1 сформировано событие приёма для внешнего совместителя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» у второго договора — двойной основной приём

Начисление за первый месяц

Норма

Сумма соответствует доле ставки и отработанным часам

Тревожный признак

Начислен полный оклад или сумма не совпадает с договором

Табель Т-13

Норма

Совместитель отдельной строкой со своим графиком

Тревожный признак

Часы совместителя смешаны с основным местом или строка отсутствует

ЕФС-1 при приёме внешнего совместителя

Норма

Событие приёма сформировано и отправлено

Тревожный признак

События нет в отчёте — проверьте вид занятости и дату приёма

Изменение и прекращение совместительства

Изменение условий (ставки, графика, оклада) оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты труда» по позиции совместителя — точно так же, как по основному сотруднику, но строго в рамках его отдельной позиции.

Увольнение совместителя проводится документом «Увольнение» по его договору. Если увольняется внутренний совместитель, основное место работы не затрагивается — проверьте, что в документе выбрана именно позиция совместительства. При увольнении внешнего совместителя не забудьте отправить событие увольнения в ЕФС-1.

Особый случай — перевод совместителя на основное место работы. В ЗУП 3.1 это оформляется увольнением с позиции совместителя и изменением условий по основному договору (или приёмом на основное место, если основной работы не было у вас). Просто поменять вид занятости в карточке недостаточно — нужны кадровые документы.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместителя без штатного расписания?

Да, если в настройках учётной политики штатное расписание не ведётся, приём выполняется в свободной форме: вы просто указываете подразделение, должность и размер оплаты. Если штатное расписание ведётся с контролем, потребуется позиция со свободной ставкой.

Нужно ли заводить второй табельный номер внутреннему совместителю?

Да, программа делает это автоматически: у одного физического лица будет два сотрудника с разными табельными номерами — по основному месту и по совместительству. Это нормально и необходимо для раздельного учёта времени и начислений.

Как оплачивать больничный внешнему совместителю?

Если совместитель работал у вас в расчётном периоде, пособие может назначаться по вашему месту работы — правила зависят от того, где он работал в предшествующие годы. В ЗУП 3.1 больничный оформляется документом «Больничный лист» по позиции совместителя, расчёт идёт из его заработка у вас.

Что делать, если ошибочно приняли совместителя как основного работника?

Если документ ещё не участвовал в расчётах, проще всего пометить его на удаление и создать приём заново с правильным видом занятости. Если расчёты уже были, скорректируйте вид занятости исправительным кадровым документом и пересчитайте начисления, НДФЛ и взносы за затронутые месяцы.

Считается ли внутренний совместитель отдельным человеком в численности?

В среднесписочной численности внутренний совместитель учитывается один раз — по основному месту работы. Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются и отражаются в статотчётности отдельным показателем.

Можно ли совместителю установить оклад выше полной ставки по должности?

Размер оплаты определяется договором. Обычно совместителю платят пропорционально отработанному времени или за фактически выполненную работу. Технически программа позволяет указать любую сумму начисления, но экономическое обоснование и соответствие договору остаётся на ответственности работодателя.