Другое · 9 мин
Как оформить работу в выходные дни в 1С
Как оформить работу в выходной день в 1С:ЗУП: приказ, документ «Работа в выходные и праздничные дни», оплата вдвойне или отгул, типовые ошибки и проверка расчёта.
Работа в выходной или праздничный день оформляется в 1С:ЗУП отдельным документом, который одновременно фиксирует факт привлечения сотрудника и формирует начисление повышенной оплаты. Если просто отметить выходной как рабочий в табеле вручную, программа не рассчитает доплату корректно, а в отчётности возникнут расхождения.
По Трудовому кодексу привлечение к работе в выходной требует письменного согласия сотрудника (за исключением аварийных ситуаций) и оплачивается не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха. В программе оба варианта компенсации поддержаны, но выбор нужно зафиксировать до расчёта зарплаты.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), настройки начислений, оформление отгула и контроль результата. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, но документы называются иначе — отличия указаны отдельно.
Что подготовить до оформления документа
До ввода данных в программу убедитесь, что соблюдены кадровые требования: получено письменное согласие сотрудника, издан приказ о привлечении к работе в выходной, учтены категории работников, которых привлекать нельзя или можно только с особым порядком (беременные женщины, несовершеннолетние, инвалиды, работники с детьми до трёх лет). Программа эти ограничения не контролирует — ответственность лежит на кадровике.
Проверьте, что в базе заведён вид начисления для оплаты работы в выходные. В типовой поставке он уже есть: «Оплата работы в выходные и праздничные дни» (и отдельный — «в повышенном размере»). Найти их можно в разделе «Настройка → Начисления». Если начисления нет или оно изменено, документ не сможет рассчитать сумму.
Как ввести документ «Работа в выходные и праздничные дни»
Основной инструмент — документ «Работа в выходные и праздничные дни». Он доступен в разделе «Зарплата» (подраздел «Все начисления» или «Прочие начисления») либо через журнал «Все кадровые документы» в разделе «Кадры», если включён соответствующий функциональный опциональный режим.
Порядок заполнения: укажите организацию и подразделение, дату (или период) работы, добавьте сотрудников в табличную часть. Для каждого сотрудника программа подставит количество часов по его графику — при необходимости скорректируйте вручную. Если работа заняла неполный день, важно указать фактические часы: оплата рассчитывается пропорционально.
Затем выберите способ компенсации. В документе есть переключатель: оплата в двойном размере либо предоставление отгула (дня отдыха). Выбор фиксируется по каждому сотруднику отдельно — один может взять двойную оплату, другой — отгул.
- 1Получите письменное согласие сотрудника и издайте приказ
- 2Откройте «Зарплата → Работа в выходные и праздничные дни» и создайте документ
- 3Укажите дату работы, добавьте сотрудников, проверьте часы
- 4Выберите компенсацию: двойная оплата или отгул
- 5Проведите документ и проверьте начисление в «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 6Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте сумму
Двойная оплата или отгул: как отразить каждый вариант
Оплата в двойном размере
При выборе двойной оплаты программа при расчёте зарплаты добавит начисление «Оплата работы в выходные и праздничные дни»: дневная или часовая ставка сотрудника умножается на отработанное время и на два. Сумма попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически — отдельно вводить её не нужно.
Учтите нюанс для сменных графиков: если выходной по производственному календарю для сотрудника является рабочим днём по его графику (например, суббота при скользящем графике), это не «работа в выходной», а обычная смена. Двойная оплата в таком случае не положена — документ вводить не нужно.
Предоставление отгула
Если сотрудник выбрал отгул, работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оформляется отдельным документом «Отгул» (раздел «Зарплата» или «Кадры»). В документе указывается дата отгула и ссылка на день работы, за который он предоставляется. В табеле день отгула отразится кодом «НВ» или аналогичным, зарплата за этот день не начисляется.
Отгул можно взять в любом месяце — закон не ограничивает срок. Если сотрудник увольняется, не использовав отгул, безопаснее выплатить компенсацию за работу в выходной в двойном размере, иначе возможны претензии при проверке.
Как проверить расчёт и табель
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата → Отчёты → Расчётный листок»). В нём должна появиться строка с оплатой работы в выходной и корректной суммой. Если строки нет — чаще всего документ не проведён, дата работы попала в другой расчётный период или вид начисления отключён.
Сверьте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени», Т-13): выходной день с работой отображается кодом «РВ» с указанием часов. Если вместо «РВ» стоит обычный выходной «В», документ введён с ошибкой в дате или сотрудник работал по своему графику.
Как проверить результат
Есть строка «Оплата работы в выходные и праздничные дни» с суммой
Строки нет или сумма равна одинарной ставке при выборе двойной оплаты
День отмечен кодом «РВ» с часами
Стоит «В» или обычный рабочий код
Документ «Отгул» проведён, в табеле код «НВ»
День отдыха не отражён, зарплата за него начислена
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 специализированного документа нет: работу в выходной отражают через документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), добавляя вручную строку с видом начисления «Оплата работы в выходные и праздничные дни». Если такого начисления нет в справочнике, создайте его: код дохода НДФЛ — 2000, облагается страховыми взносами в общем порядке.
Табель в бухгалтерской конфигурации ведётся упрощённо, поэтому контроль часов и согласий полностью лежит на пользователе. Если сотрудников много и случаи регулярные, корректнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.
Сравнение вариантов
Документ «Работа в выходные и праздничные дни», автоматический расчёт, отгулы, табель с кодом «РВ». Подходит при регулярных случаях.
Ручное добавление начисления в документ «Начисление зарплаты». Подходит для редких случаев в небольшой компании.
Документ «Разовое начисление» с ручным расчётом суммы. Только как временный обход — табель и отчёты не отразят факт работы корректно.
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — ввод документа после расчёта зарплаты за месяц. В этом случае сумма не попадёт в ведомость: нужно перезаполнить документ «Начисление зарплаты и взносов» или доначислить сумму в следующем периоде с корректной датой выплаты.
Вторая распространённая проблема — двойной ввод: кадровик отметил работу в документе, а расчётчик вручную добавил начисление. Итог — задвоенная сумма и переплата НДФЛ и взносов. Перед выплатой сверяйте расчётный листок с документами основаниями.
FAQ
Можно ли оформить работу в выходной за несколько дней одним документом?
Да. В документе «Работа в выходные и праздничные дни» можно указать период либо несколько дат и добавить нескольких сотрудников в табличную часть. Для каждого сотрудника часы и способ компенсации задаются отдельно.
Как оплачивается работа в выходной при командировке?
Если сотрудник работал в выходной в командировке, день оплачивается по правилам работы в выходные — в двойном размере или с отгулом. Суточные выплачиваются в любом случае. В ЗУП оформляется тот же документ, важно только корректно указать дату и не задваивать со средним заработком за командировку.
Почему в расчёте зарплаты не появилась оплата за выходной?
Проверьте три момента: документ проведён, его дата попадает в текущий расчётный месяц, вид начисления активен в настройках. Затем перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» по кнопке «Заполнить».
Облагается ли оплата за работу в выходной НДФЛ и взносами?
Да. Оплата работы в выходные и праздничные дни входит в состав оплаты труда, облагается НДФЛ (код дохода 2000) и страховыми взносами в обычном порядке. Исключений и льгот для этой выплаты нет.
Что делать, если сотрудник отработал в выходной всего 2 часа?
В документе укажите фактические часы вместо полного дня. Двойная оплата (или одинарная с отгулом) рассчитается пропорционально отработанному времени — по часовой ставке сотрудника.
Можно ли отменить ошибочно проведённый документ?
Да, если зарплата за период ещё не выплачена: отмените проведение или пометьте документ на удаление и перезаполните начисление зарплаты. Если выплата уже прошла, исправление делается сторнированием или корректировкой в следующем периоде — действуйте аккуратно, чтобы не исказить НДФЛ.
Что важно запомнить
Работа в выходной оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни» до расчёта зарплаты, с выбором компенсации — двойная оплата или отгул. Результат проверяйте по расчётному листку и табелю (код «РВ»). Согласие сотрудника и приказ оформляются до ввода данных в программу.