Другое · 13 мин
Как оформить простой в 1С:ЗУП 8.3
Пошаговая инструкция по оформлению простоя в 1С:ЗУП 8.3: настройка вида отсутствия, документ «Простой, отстранение от работы», расчёт оплаты 2/3 и проверка в табеле.
Простой — это временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам. Для кадрового учёта важно правильно отразить период простоя в программе, поскольку от этого зависит оплата: по вине работодателя платят не менее 2/3 среднего заработка, по причинам, не зависящим от сторон, — 2/3 оклада (тарифной ставки), а по вине работника время простоя не оплачивается.
В 1С:ЗУП 8.3 для регистрации простоя предусмотрен отдельный документ «Простой, отстранение от работы» (в ранних релизах — «Простой сотрудников»). Документ отменяет плановые начисления на период простоя, формирует отклонения в табеле и создаёт базу для расчёта оплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов».
Ниже разобран полный цикл: от настройки вида расчёта до проверки табеля и расчётного листка, а также типичные ошибки, из-за которых оплата простоя считается неверно.
Подготовка: настройки учёта и виды начислений
Перед первым оформлением простоя проверьте, что в программе включён нужный функционал. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и убедитесь, что на вкладке «Учёт отсутствий» установлен флажок «Простои и отстранения от работы». Без этого флажка документ регистрации простоя будет недоступен.
В типовой поставке уже созданы виды начислений для оплаты простоя: «Простой по вине работодателя (2/3 среднего заработка)», «Простой по независящим от сторон причинам (2/3 оклада)» и вариант без оплаты. Проверьте их в справочнике «Настройка» → «Начисления»: у начислений должен быть корректный способ расчёта и назначение «Оплата времени простоя».
Если в организации простой оплачивается в большем размере, чем предусмотрено минимальными нормами (например, в полном размере среднего заработка по локальному акту), потребуется создать собственный вид начисления на основе типового, изменив формулу. Не редактируйте предопределённые начисления напрямую — скопируйте их.
Документ «Простой, отстранение от работы»: создание и заполнение
Документ находится в разделе «Зарплата» → «Простои, отстранения от работы» (в некоторых интерфейсах — «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Создайте новый документ кнопкой «Создать» и выберите вид: «Простой».
Заполните ключевые поля:
- Организация и подразделение — если простой касается целого подразделения, укажите его, чтобы удобнее было подбирать сотрудников.
- Период простоя — даты начала и окончания. Если дата окончания неизвестна, укажите предполагаемую; потом документ можно скорректировать или ввести новый.
- Причина простоя — «по вине работодателя», «по причинам, не зависящим от работодателя и работника» или «по вине работника». От этого выбора напрямую зависит вид расчёта оплаты.
- Сотрудники — табличная часть заполняется вручную или подбором. Можно зарегистрировать простой сразу для списка сотрудников.
После проведения документ отменяет на период простоя плановые начисления сотрудников (оклад, надбавки) и регистрирует отклонение от графика. Обратите внимание: если простой начинается в середине дня, в документе можно указать, что простой длится неполный день, и задать часы.
- 1Включите флажок «Простои и отстранения от работы» в настройках состава начислений
- 2Создайте документ «Простой, отстранение от работы» в разделе «Зарплата»
- 3Укажите период простоя и причину (вина работодателя, независящие причины, вина работника)
- 4Добавьте сотрудников подбором или списком
- 5Проведите документ и проверьте, что плановые начисления отменены на период простоя
- 6Выполните расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц
- 7Сверьте табель учёта рабочего времени и расчётный листок сотрудника
Отражение простоя в табеле учёта рабочего времени
После проведения документа время простоя отображается в табеле специальными кодами. В отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» («Зарплата» → «Отчёты по зарплате») проверьте, что дни простоя отмечены корректным кодом:
| Код | Расшифровка | Когда применяется |
|---|---|---|
| РП | Простой по вине работодателя | Оплата не менее 2/3 среднего заработка |
| НП | Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника | Оплата не менее 2/3 оклада (тарифной ставки) |
| ВП | Простой по вине работника | Не оплачивается |
Если в табеле вместо кода простоя стоят обычные рабочие часы, чаще всего причина в том, что документ не проведён, проведён не тем периодом или сотрудник добавлен в другой документ отсутствия, перекрывающий простой. Проверьте журнал документов и периоды.
Обратная ситуация — простой отражён, а сотрудник фактически работал (например, его привлекли к устранению последствий аварии). Тогда время работы должно быть зарегистрировано отдельно, иначе оплата за фактически отработанное время не начислится корректно.
Расчёт и начисление оплаты за время простоя
Сам документ «Простой» не начисляет деньги — он только регистрирует отсутствие и основание оплаты. Расчёт выполняется в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором был простой. При заполнении документа программа автоматически добавляет строки с оплатой простоя по зарегистрированным сотрудникам.
Для простоя по вине работодателя расчёт идёт от среднего заработка: программа берёт базу среднего за расчётный период (обычно 12 месяцев) и начисляет 2/3 среднедневного (среднечасового) заработка за каждый день (час) простоя. Для простоя по независящим причинам расчёт идёт от оклада: 2/3 дневной (часовой) ставки без учёта надбавок и премий.
Проверить детализацию можно прямо в документе начисления: выделите строку с оплатой простоя и нажмите кнопку расшифровки (зелёный кружок с «i» или аналогичная команда «Показать подробности расчёта»). Там видны база среднего заработка, количество оплачиваемых дней и итоговая сумма.
Как проверить результат
Дни простоя отмечены кодами РП, НП или ВП
Стоят обычные рабочие часы или код отсутствует
Есть отдельная строка оплаты простоя с корректным видом расчёта
Начислен только оклад за полный месяц или строки простоя нет
Строка оплаты простоя добавлена автоматически, сумма расшифровывается
Строка отсутствует или сумма равна нулю
Оклад и надбавки уменьшены пропорционально дням простоя
Начисления за месяц не изменились
Особые ситуации и сценарии
Простой с неизвестной датой окончания
Если срок окончания простоя заранее не определён, оформите документ на период до конца текущего месяца. В следующем месяце, если простой продолжается, введите новый документ на следующий период. Такой подход гарантирует корректный расчёт зарплаты в каждом месяце и не требует сторнирования.
Простой в течение части смены
Когда простой длится несколько часов внутри рабочего дня, в документе установите признак неполного простоя и укажите количество часов. Программа разделит день: часть времени оплатит как отработанное, часть — как простой. В табеле такой день отразится двойным кодом (например, «Я/РП»).
Простой при суммированном учёте рабочего времени
Для сотрудников с суммированным учётом оплата простоя рассчитывается от среднечасового заработка, а не от среднедневного. Программа определяет это автоматически по графику работы сотрудника. Проверьте, что график указан в кадровом переводе или приёме на работу, — от этого зависит корректность расчёта.
Отстранение от работы
Тем же документом оформляется отстранение (например, по медицинским показаниям или по требованию уполномоченных органов). Отличие в том, что отстранение обычно не оплачивается, если иное не предусмотрено законодательством. Выберите соответствующий вид отсутствия в документе.
Как выбрать причину простоя
Типичные ошибки при оформлении простоя
Самая распространённая ошибка — отражение простоя только приказом и приказом же «в табеле вручную», без документа в 1С. В этом случае программа считает дни рабочими, начисляет полный оклад, и при проверке возникают вопросы: переплата, неверная база для среднего заработка в будущем, искажение отчётности.
Вторая ошибка — неправильный выбор причины простоя. Разница между 2/3 среднего заработка и 2/3 оклада может быть существенной, особенно если у сотрудника большая доля премий. Неверная квалификация причины — это не только расчётная ошибка, но и риск трудового спора.
Третья группа ошибок связана с периодами: документ оформлен задним числом после расчёта зарплаты, периоды простоя пересекаются с отпуском или больничным, дата окончания не совпадает с фактическим выходом сотрудников на работу. Пересечения простоя с отпуском или больничным программа обычно блокирует — отсутствия вытесняют друг друга, и нужно решить, какое из них действует.
Проверка итогов: отчёты и расчётный листок
Финальный контроль выполняйте по трём отчётам. В «Табеле учёта рабочего времени (Т-13)» проверьте коды простоя и количество неотработанных часов. В «Расчётном листке» сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате») убедитесь, что есть строка оплаты простоя и что плановые начисления уменьшены пропорционально.
Для общей сверки используйте «Свод начислений и удержаний» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат»: там видно, какие виды расчёта вошли в итог месяца по подразделению или организации в целом.
Если сумма оплаты простоя вызывает сомнения, пересчитайте её вручную: для простоя по вине работодателя возьмите среднедневной заработок из расчётного листка, умножьте на 2/3 и на количество рабочих дней простоя по графику сотрудника. Совпадение с программой подтверждает корректность настройки.
Перед массовым оформлением простоя сделайте тест на одном сотруднике: проведите документ, рассчитайте зарплату и сверьте табель с расчётным листком. Так вы поймаете ошибки настройки до того, как они разойдутся по всему подразделению, и избежите массовых перерасчётов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить простой задним числом, если зарплата уже рассчитана?
Документ ввести можно, но начисленную зарплату придётся пересчитать: программа предложит исправить прошлый период документом «Сторнирование начислений» или перерасчётом. Чем позже введён документ, тем больше связанных корректировок — взносы, НДФЛ, отчётность. По возможности оформляйте простой до расчёта зарплаты за месяц.
Нужен ли приказ о простое, если документ введён в 1С?
Да. Документ в 1С — это учётная регистрация, а не кадровый приказ. Простой должен быть оформлен приказом (распоряжением) работодателя с указанием причин, периода и состава работников. На его основании вводится документ в программе. Табель с кодами РП, НП или ВП служит подтверждением фактического учёта времени.
Почему в документе «Начисление зарплаты и взносов» нет строки оплаты простоя?
Проверьте три вещи: проведён ли документ «Простой» и попадает ли его период в расчётный месяц; включён ли флажок «Простои и отстранения» в настройках состава начислений; не отменён ли документ или не перекрыт ли он другим отсутствием (отпуск, больничный). Если простой по вине работника — строки оплаты не будет вовсе, это норма: такое время не оплачивается.
Как оплачивается простой, если сотрудник работает неполный рабочий день?
Оплата рассчитывается пропорционально установленной сотруднику продолжительности рабочего времени. Программа учитывает график неполного времени автоматически: берутся только те часы, которые сотрудник должен был отработать по своему графику. Проверьте, что в кадровых документах указан правильный график.
Что делать, если во время простоя сотрудник заболел?
Больничный во время простоя оформляется обычным документом «Больничный лист». По общему правилу пособие за период, совпадающий с простоем, назначается в размере не выше оплаты простоя. Программа при вводе больничного учтёт пересечение периодов — проверьте расчёт обоих документов и итоговую сумму в расчётном листке.
Входит ли время простоя в стаж для отпуска и в расчёт среднего заработка?
Время простоя по вине работодателя и по независящим причинам включается в стаж, дающий право на ежегодный отпуск. В расчёт среднего заработка сами суммы оплаты простоя и время простоя исключаются из расчётного периода. Программа выполняет эти исключения автоматически при последующих расчётах отпускных и командировочных.
Что важно запомнить
Простой в 1С:ЗУП 8.3 оформляется документом «Простой, отстранение от работы» с указанием периода, сотрудников и причины. Причина определяет оплату: 2/3 среднего заработка, 2/3 оклада или без оплаты. Расчёт происходит в «Начислении зарплаты и взносов», а результат контролируется по табелю (коды РП, НП, ВП) и расчётному листку. Всегда оформляйте приказ о простое до ввода документа в программу.