Как оформить прогулы в 1С ЗУП: инструкция для кадровика и расчётчика

Прогул в 1С ЗУП 3.1 оформляется не редактированием табеля «вручную», а специальным кадровым документом, который регистрирует отсутствие сотрудника и автоматически исключает эти дни из оплачиваемого времени. Если просто поставить буквенный код в табеле, программа не поймёт, что делать с начислениями, и зарплата посчитается неверно.

Стандартный механизм — документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты» из раздела «Кадры». Он закрывает две задачи: фиксирует факт отсутствия для кадрового учёта и отменяет начисление оклада за дни прогула при расчёте зарплаты. Дополнительно прогул влияет на стаж для отпуска и на средний заработок, поэтому важно оформить его корректно с первого раза.

Ниже разобран порядок действий: от проверки настроек видов расчёта до проверки табеля и расчётного листка, а также частые ошибки, из-за которых прогул «не виден» в зарплате или наоборот обнуляет начисления за лишние дни.

Проверьте настройки видов отсутствия перед началом работы

Перед первым оформлением прогула убедитесь, что в программе есть корректный вид расчёта для этого отсутствия. Откройте «Настройка → Начисления» и найдите предопределённый вид «Прогул». В типовой поставке он уже создан и настроен: время отсутствия вытесняет основные начисления по окладу и тарифу, а оплата за эти дни не производится.

Если вид расчёта удалён или изменён, восстановите его по образцу типовой конфигурации: вид времени — «Прогулы», приоритет вытеснения должен перекрывать начисления за работу. Самостоятельно создавать дублирующие виды отсутствия без необходимости не стоит — это приводит к двойному учёту времени и ошибкам в табеле.

Также проверьте, что в настройках учётной политики и графике работы сотрудника заполнен рабочий календарь. Документ прогула рассчитывает количество рабочих дней по графику сотрудника, и при пустом графике период отсутствия определится неправильно.

Создайте документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»

Основной рабочий инструмент находится в разделе «Кадры → Все отсутствия сотрудников». Нажмите «Создать» и выберите «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты». Несмотря на название, именно этот документ используется и для неоплачиваемого прогула — оплату определяет выбранный вид отсутствия, а не заголовок документа.

В документе укажите организацию, сотрудника и период отсутствия — дату начала и дату окончания прогула. В поле «Вид отсутствия» выберите «Прогул». Программа автоматически посчитает количество рабочих дней (часов) по графику сотрудника и покажет их в документе.

Если прогул длится несколько дней подряд, но между ними есть выходные по графику сотрудника, период указывается целиком — выходные в расчёт отсутствия не попадут. Если прогул был объявлен задним числом после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, документ создаст сторнирующее движение при следующем расчёте или потребует перерасчёта.

1. 1
   Откройте «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника и даты начала и окончания прогула
3. 3
   В поле «Вид отсутствия» выберите «Прогул» и проверьте рассчитанное количество дней
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что он не конфликтует с другими отсутствиями за тот же период
5. 5
   Проверьте табель: дни прогула должны отображаться кодом «ПР»

Как оформить прогул на часть рабочего дня

Бывает, что сотрудник отсутствовал не весь день, а несколько часов. Для этого в документе включите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов прогула. Тогда в табеле день разобьётся на рабочие часы и часы прогула, а из оплаты вычтется только фактическое время отсутствия.

Учитывайте, что почасовой прогул корректно работает только при учёте рабочего времени в часах. Если у сотрудника суммированный учёт или сложный сменный график, проверьте, как программа распределила часы по дню, — иногда требуется ручная корректировка количества часов.

Проверьте отражение прогула в табеле учёта рабочего времени

После проведения документа сформируйте табель: «Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Дни прогула должны быть отмечены кодом «ПР» (или «НБ» — отсутствие без сохранения зарплаты, если ваша организация использует такую кодировку в доработанной конфигурации).

Если в табеле дни отображаются как рабочие, чаще всего причина в том, что документ не проведён, выбран неверный период или у сотрудника за эти дни уже введён другой документ отсутствия с более высоким приоритетом. Проверьте журнал «Все отсутствия сотрудников» за нужный месяц — там видны все зарегистрированные периоды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц прогула

Норма

Дни отсутствия отмечены кодом «ПР», рабочее время уменьшено

Тревожный признак

Дни показаны как рабочие («Я») или отсутствие не отображается

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начисление по окладу уменьшено пропорционально дням прогула

Тревожный признак

Оклад начислен полностью или обнулён целиком за месяц

Документ в журнале отсутствий

Норма

Документ проведён, период и вид отсутствия указаны верно

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Как прогул влияет на расчёт зарплаты

При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» дни прогула вытесняют основное начисление сотрудника. Оклад или тариф начисляется пропорционально фактически отработанному времени: из нормы по графику вычитаются часы прогула. Никаких дополнительных сторнирующих документов вводить не нужно.

Если прогул оформлен после того, как зарплата за месяц уже начислена, программа при следующем расчёте предложит перерасчёт сотрудника. Не игнорируйте этот перерасчёт: иначе сотруднику будет излишне выплачена сумма, которую потом придётся удерживать, а это отдельная процедура с ограничениями по ТК РФ.

Прогул также влияет на средний заработок и отпускной стаж: время прогула исключается из расчётного периода для среднего заработка, а дни прогула не включаются в стаж, дающий право на ежегодный отпуск. Эти механизмы работают автоматически, если отсутствие зарегистрировано правильным видом расчёта.

Увольнение за прогул: что сделать дополнительно

Если по итогам прогула принято решение об увольнении по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, сначала оформите сам прогул описанным выше документом, затем введите кадровое увольнение: «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения». В документе увольнения выберите соответствующее основание из справочника оснований увольнения.

При увольнении программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск с учётом того, что дни прогула в отпускной стаж не входят. Проверьте дату увольнения: она не должна попадать внутрь периода прогула, если фактическое последнее рабочее место освобождено в другой день, — при расхождениях сверьтесь с приказом по бумажному документообороту.

Частые вопросы по оформлению прогулов в 1С ЗУП

Чем отличаются виды отсутствия «Прогул» и «Отсутствие по невыясненной причине»?

«Отсутствие по невыясненной причине» (код «НН») используется, пока причина отсутствия не установлена. Когда факт прогула подтверждён, нужно либо исправить вид отсутствия в том же документе, либо отменить его и создать новый с видом «Прогул» — тогда в табеле появится код «ПР» и корректно посчитается стаж.

Можно ли оформить прогул за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?

Да, документ создаётся датой в нужном периоде. Программа зарегистрирует перерасчёт, и излишне начисленная сумма будет учтена при следующем расчёте. Удержание переплаты из зарплаты оформляйте с учётом ограничений ТК РФ — при необходимости с письменного согласия сотрудника.

Почему прогул не уменьшил начисление по окладу?

Чаще всего у вида расчёта «Прогул» нарушен приоритет вытеснения или документ не проведён. Проверьте, что документ проведён, период совпадает с месяцем расчёта, а в настройках вида начисления указано вытеснение основных начислений. Также убедитесь, что расчёт зарплаты выполнен после ввода документа, а не до него.

Как оформить прогул, если сотрудник работает по сменному графику?

Порядок тот же: документ сам определит рабочие дни и часы по графику сотрудника. Важно, чтобы график был заполнен на весь период прогула. Если график заполняется помесячно и на месяц прогула ещё не введён, сначала заполните график, иначе период отсутствия рассчитается неверно.

Нужен ли отдельный приказ на прогул помимо документа в 1С?

Документ в ЗУП фиксирует отсутствие для учёта и расчёта, но не заменяет кадровые процедуры: акт об отсутствии, объяснительную, приказ о дисциплинарном взыскании или увольнении. Печатные формы приказов формируются из документов увольнения или дисциплинарного взыскания, а сам прогул в программе лишь основание для расчёта времени.

Влияет ли прогул на расчёт больничного и отпускных?

Да. Дни прогула и начисления за них исключаются из расчётного периода среднего заработка для отпускных и командировок. Для пособий по нетрудоспособности действуют свои правила учёта. При корректно оформленном документе программа учитывает это автоматически, ручных корректировок не требуется.