Другое · 11 мин
Как оформить приказ на отпуск по беременности и родам в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению приказа на отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП: создание больничного листа, расчёт пособия, печать приказа Т-6, ошибки и проверка.
Отпуск по беременности и родам оформляется в программах 1С на основании листка нетрудоспособности, который сотрудница предоставляет работодателю. В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия для этого используется документ «Больничный лист», а приказ по унифицированной форме Т-6 или по собственной форме организации формируется как печатная форма этого документа.
Ошибка в оформлении такого отпуска ведёт к двум последствиям: неверно рассчитанному пособию, которое Социальный фонд России может не принять к зачёту, и нарушению кадрового учёта, которое выявляется при проверке. Поэтому важно не только создать документ, но и проверить даты, стаж, средний заработок и статус сотрудницы в графике работы.
Ниже разобран полный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 как наиболее распространённой конфигурации, а также особенности работы в 1С:Бухгалтерии 8, типичные ошибки и способы проверки результата.
Какие документы нужны до начала оформления в 1С
До ввода данных в программу убедитесь, что у вас есть основание для отпуска. С момента перехода на электронные больничные листы бумажный листок нетрудоспособности по беременности и родам, как правило, не оформляется: медицинская организация выгружает электронный листок (ЭЛН) в систему СФР, а работодатель получает его номер.
Для оформления вам потребуются: номер электронного листка нетрудоспособности, заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам (если локальными актами оно предусмотрено) и сведения о застрахованном лице, актуальные в программе. Проверьте, что в карточке сотрудницы корректно заполнены СНИЛС, дата приёма на работу и данные для расчёта среднего заработка.
Если сотрудница уже находится в отпуске по уходу за ребёнком и уходит в новый декретный отпуск, потребуется дополнительное действие — прерывание текущего отпуска по уходу. Об этом отдельный раздел ниже.
Настройка обмена с СФР и получение электронного больничного
В 1С:ЗУП электронные больничные загружаются напрямую из СФР, если в программе настроен сертификат и обмен с фондом. Перейдите в раздел «Настройка» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контролирующими органами» и убедитесь, что настроен обмен с СФР (бывший ФСС). Для этого у организации должен быть действующий квалифицированный сертификат электронной подписи.
После настройки обмена откройте журнал «Больничные листы» (раздел «Зарплата» или «Отчетность, справки») и нажмите кнопку загрузки ЭЛН по номеру. Программа запросит листок у фонда и автоматически заполнит номер, период нетрудоспособности и причину — «Беременность и роды». Это исключает ручной ввод дат и снижает риск расхождений с данными фонда.
Если обмен не настроен или листок по какой-то причине не загружается, документ можно создать вручную: нажмите «Создать» в журнале больничных листов и выберите сотрудницу. Но в этом случае сверьте даты и номер с данными, которые сотрудница получила в медицинской организации.
Создание документа «Больничный лист» и расчёт пособия
Создайте документ: раздел «Зарплата» — «Больничные листы» — кнопка «Создать». В поле «Причина нетрудоспособности» выберите «(05) Отпуск по беременности и родам». Укажите номер ЭЛН и период — стандартно 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности срок больше и определяется листком нетрудоспособности, а не волеизъявлением сторон.
После заполнения периода программа автоматически рассчитает пособие на вкладке «Оплата». Откройте её и проверьте средний заработок: он рассчитывается за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если сотрудница в этом периоде находилась в отпуске по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет расчётного периода — тогда в документе переключите годы расчёта вручную на вкладке «Оплата».
Обратите внимание на поле «Доля неполного времени» и районный коэффициент, если они применяются в вашей организации. Пособие по беременности и родам полностью выплачивается за счёт средств СФР, поэтому в поле «Выплата» указывается источник — средства фонда.
- 1Получите номер ЭЛН у сотрудницы и загрузите листок из СФР или введите вручную
- 2Создайте документ «Больничный лист» с причиной «Отпуск по беременности и родам»
- 3Проверьте период отпуска по данным листка нетрудоспособности
- 4На вкладке «Оплата» проверьте средний заработок и при необходимости замените годы расчётного периода
- 5Проведите документ и выведите на печать приказ по форме Т-6
- 6Проверьте отражение отпуска в графике работы сотрудницы и в табеле
Печать приказа по форме Т-6
Приказ формируется как печатная форма документа «Больничный лист». Нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». Программа заполнит форму автоматически: ФИО сотрудницы, табельный номер, структурное подразделение, должность, вид отпуска «отпуск по беременности и родам», количество календарных дней и даты начала и окончания.
Если организация использует собственную форму приказа (утверждённую в учётной политике), а не унифицированную Т-6, печатная форма дорабатывается через механизм внешних печатных форм или изменением макета. Для типовой Т-6 никаких дополнительных настроек не требуется.
Проверьте перед подписанием: номер и дату приказа (программа присваивает номер документа автоматически, но нумерация приказов по личному составу может вестись отдельно), корректность дат отпуска и наличие подписи руководителя. Сотрудница знакомится с приказом под подпись.
Особые сценарии: переходящий отпуск и отпуск из отпуска
Отпуск по беременности начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Такой больничный вводится одним документом. В 1С:ЗУП при расчёте зарплаты за каждый месяц программа делит пособие пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц. Ничего дробить вручную не нужно — достаточно проверить, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующие месяцы суммы отражены корректно.
Новый декрет во время отпуска по уходу за ребёнком
Сотрудница не может одновременно получать пособие по уходу за ребёнком и пособие по беременности и родам — она выбирает одно из них. В программе сначала создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (или изменение условий отпуска) с датой, предшествующей началу декретного, затем введите больничный лист по беременности и родам. Если пропустить первый шаг, программа может некорректно рассчитать отсутствия и пособия.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8 (редакция 3.0) механизм аналогичен, но упрощён. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — «Создать» — «Больничный лист». Укажите сотрудницу, причину нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам», период и номер ЭЛН. Программа рассчитает пособие по данным о среднем заработке, которые хранятся в базе или вводятся вручную, если расчёт зарплаты в программе не вёлся.
Печатная форма приказа Т-6 в 1С:Бухгалтерии доступна из того же документа через кнопку «Печать». Учтите ограничение: если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, а бухгалтерия используется только для выгрузки, документ создаётся в ЗУП и синхронизируется — дублировать его вручную в Бухгалтерии не нужно.
Сравнение вариантов
Полный кадровый учёт: автоматическая загрузка ЭЛН, замена лет расчёта, прерывание отпусков, печать Т-6. Подходит организациям, ведущим кадры в программе.
Упрощённое оформление больничного и приказа, подходит для небольших организаций без отдельной кадровой программы. Ограничение — меньше инструментов кадрового учёта.
Если ЭЛН обрабатывается в личном кабинете СФР, данные всё равно вводятся в 1С вручную. Требует двойной сверки дат и сумм.
Проверка результата после оформления
После проведения документа выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудницы и убедитесь, что в разделе «Отсутствия» появился отпуск по беременности и родам с корректными датами. Сформируйте табель учёта рабочего времени (Т-13): дни отпуска должны быть отмечены кодом «Р» (отпуск по беременности и родам), а не прогулами или неявками.
Проверьте расчёт пособия: сформируйте расчётный листок сотрудницы за месяц начала отпуска — там должна быть строка «Пособие по беременности и родам» с суммой за дни этого месяца. Сверьте общую сумму пособия с расчётом: среднедневной заработок, умноженный на количество дней отпуска.
Наконец, убедитесь, что данные по больничному готовы к отправке в СФР: при прямых выплатах работодатель передаёт в фонд реестр сведений. В 1С:ЗУП это делается через документ «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий» в разделе «Отчетность, справки» — «Пособия за счет СФР».
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом «Р»
Дни пустые или отмечены как неявка по невыясненной причине
Есть строка пособия по беременности и родам с суммой за дни месяца
Строки нет или сумма не соответствует расчёту по среднему заработку
Даты и длительность совпадают с листком нетрудоспособности
Расхождения в датах или количестве дней отпуска
Документ сформирован и принят фондом без ошибок
Реестр не создан или возвращён с протоколом ошибок
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить приказ до получения электронного больничного?
Технически документ в 1С можно создать заранее, но проводить его и печатать приказ следует только после получения номера ЭЛН и сверки дат. Приказ, изданный до появления листка нетрудоспособности, не имеет надлежащего основания и может быть оспорен при проверке.
Что делать, если сотрудница принесла больничный после начала отпуска?
Документ в 1С вводится фактической датой с периодом отпуска по листку нетрудоспособности, даже если его даты уже наступили. Пособие назначается, если сотрудница обратилась за ним в течение шести месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам.
Нужно ли издавать отдельный приказ, если отпуск продлевается вторым больничным?
Да. Продление отпуска по беременности и родам (например, при осложнённых родах) оформляется отдельным листком нетрудоспособности. В 1С создаётся второй документ «Больничный лист» с новым номером и новым периодом, из него же печатается дополнительный приказ.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном листе?
Если документ ещё не включён в расчёт зарплаты и реестр для СФР, его можно отредактировать и перепровести. Если реестр уже отправлен, внесите исправления в документ и сформируйте корректирующий реестр сведений. Удалять проведённый документ не рекомендуется — это нарушит последовательность расчётов.
Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами в 1С?
Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В типовых конфигурациях 1С вид расчёта настроен корректно по умолчанию: проверить это можно в расчётном листке — сумма пособия не должна входить в базу для удержания налога.
Что делать, если в программе не загружается электронный больничный?
Проверьте срок действия сертификата организации, настройки обмена с СФР и корректность СНИЛС сотрудницы в базе. Если обмен восстановить не удаётся, создайте больничный вручную по номеру, который сотрудница узнала в медицинской организации, а обмен настройте до момента отправки реестра в фонд.
Что важно запомнить
Приказ на отпуск по беременности и родам в 1С создаётся через документ «Больничный лист» с причиной «Отпуск по беременности и родам»: даты берутся строго из листка нетрудоспособности, пособие рассчитывается автоматически за счёт СФР, приказ Т-6 печатается из документа. После проведения обязательно проверьте табель, расчётный листок и реестр сведений для фонда.