Другое · 10 мин
Как оформить прием сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению приема сотрудника в 1С: ЗУП и Бухгалтерии: создание физлица, кадровый приказ, договор ГПХ, проверка данных и типичные ошибки.
Прием сотрудника на работу — одна из базовых кадровых операций в 1С, и от корректности её оформления зависят начисление зарплаты, расчет страховых взносов, отчетность в ФНС и СФР, а также кадровый учет в целом. Ошибка на этом этапе — например, неверная дата приема или неправильно указанный вид занятости — потом «расползается» по всем расчетам и отчетам, и исправлять её приходится цепочкой документов.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Прием на работу» с полным набором кадровых сведений. В 1С:Бухгалтерии прием оформляется упрощенно — через справочник «Сотрудники» или документ «Прием на работу» в разделе «Зарплата и кадры». Ниже разобраны оба сценария, а также оформление договоров ГПХ, которые кадровым приемом не являются, но часто путаются с ним.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, в программе создана организация с заполненными реквизитами, а в штатном расписании (если оно ведется) есть свободная позиция. Это избавит от ситуации, когда документ не проводится из-за незаполненных настроек учетной политики.
Подготовка: что проверить перед оформлением приема
Документ приема опирается на справочные данные, и если они не заполнены, часть полей придется вводить вручную или документ не проведется. Проверьте четыре вещи: карточку организации (ИНН, КПП, регистрация в ФНС и СФР), подразделение в справочнике «Подразделения», должность в справочнике «Должности» и график работы сотрудников.
Если в настройках учетной политики включено ведение штатного расписания, документ приема потребует выбрать позицию штатного расписания, а не просто должность. При этом программа может контролировать превышение числа ставок: если все ставки по позиции заняты, прием не проведется без корректировки штатного расписания или отключения контроля в настройках.
Оформление приема в 1С:ЗУП документом «Прием на работу»
Основной сценарий в ЗУП: перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Прием на работу». Откроется форма документа с несколькими вкладками. На первой укажите организацию, сотрудника (или создайте новое физлицо по кнопке «Новый»), дату приема, подразделение и должность или позицию штатного расписания.
На вкладке «Оплата труда» укажите вид занятости (основное место работы или совместительство), график работы и начисления: оклад, тарифную ставку, надбавки. Если у сотрудника оклад, программа подставит размер из штатного расписания, но его можно изменить — изменение зафиксируется в истории. Проверьте, чтобы у начисления был корректный способ отражения в бухучете, иначе при синхронизации с бухгалтерией проводки попадут не на тот счет.
На вкладках «Трудовой договор» и «Прочее» заполняются номер и дата трудового договора, условия испытательного срока, характер работы. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа сформирует кадровое событие, и из документа можно сразу распечатать приказ по форме Т-1 и трудовой договор, если печатные формы настроены.
- 1Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу
- 2Укажите организацию, дату приема, выберите или создайте физическое лицо
- 3Заполните подразделение, должность или позицию штатного расписания
- 4На вкладке «Оплата труда» задайте вид занятости, график и начисления (оклад, надбавки)
- 5Заполните номер и дату трудового договора, условия испытания
- 6Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ Т-1
- 7Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников с корректной датой приема
Оформление приема в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учет упрощен. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В карточке сотрудника укажите ФИО, организацию, затем по ссылке «Оформить документ» или «Прием на работу» создайте кадровый документ: заполните дату приема, подразделение, должность, оклад и график работы. В новых версиях программы доступен полноценный документ «Прием на работу» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы».
Обратите внимание: в Бухгалтерии нет штатного расписания и детального учета начислений, поэтому оклад задается одним полем, а надбавки и вычеты придется вводить вручную при каждом начислении зарплаты или через документ «Изменение оплаты труда». Если организация большая или нужны кадровые отчеты, трудовые договоры и учет отпусков — корректнее вести кадры в ЗУП с синхронизацией.
После проведения приема в карточке сотрудника заполните разделы с личными данными: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, налоговый статус. Без ИНН и СНИЛС не сформируются отчеты по взносам и НДФЛ, а без адреса — некоторые формы персонифицированного учета.
Оформление по договору ГПХ: чем отличается от приема
Договор гражданско-правового характера — это не трудовые отношения, поэтому документ «Прием на работу» для него не используется. В ЗУП исполнитель по ГПХ оформляется документом «Договор (работы, услуги)» в разделе «Кадры» → «Договоры ГПХ» или через раздел «Зарплата». В нем указываются срок действия договора, сумма вознаграждения и способ отражения в учете.
Ключевая разница в учете: по договору ГПХ не начисляются взносы на травматизм (если это не предусмотрено договором), не ведется табель по графику, не предоставляется отпуск, а НДФЛ и взносы рассчитываются при выплате вознаграждения. Не оформляйте исполнителя ГПХ обычным приемом «для простоты» — это исказит отчетность и может привести к доначислениям при проверке, если отношения признают трудовыми.
Прием или договор ГПХ
Постоянная работа по графику, оклад, отпуск, все виды взносов, запись в трудовую. Оформляется документом «Прием на работу».
Разовая работа или услуга с конкретным результатом, оплата по акту, ограниченный состав взносов. Оформляется документом «Договор (работы, услуги)», без кадрового приема.
Проверка результата после оформления
После проведения документа убедитесь, что данные легли в учет корректно. Откройте карточку сотрудника: там должны отображаться текущее место работы, дата приема, должность и плановые начисления. В ЗУП дополнительно проверьте отчет «Штатное расписание» — занятая ставка должна отразиться по позиции.
Контрольная проверка — расчет зарплаты за первый месяц: программа должна автоматически подтянуть сотрудника в документ «Начисление зарплаты и взносов» и рассчитать оклад пропорционально отработанным дням с даты приема. Если сотрудник не появляется в начислении, чаще всего причина в том, что не проведен прием, указана неверная дата или в настройках начисления не задано автоматическое назначение.
Как проверить результат
Отображаются должность, подразделение, дата приема, плановые начисления
Поля пустые или сотрудник числится без места работы
Сотрудник попадает в документ, оклад считается пропорционально дням с даты приема
Сотрудник отсутствует в начислении или сумма считается за полный месяц
Сотрудник попадает в персонифицированные сведения с корректными ИНН и СНИЛС
Ошибки проверки данных, пустые ИНН/СНИЛС, дубли физлиц
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — создание дубликата физического лица вместо поиска существующего. Последствия: раздвоение налоговой карточки, ошибки в сведениях для ФНС и СФР, неверный расчет стажа. Всегда ищите физлицо по СНИЛС или ФИО с датой рождения перед созданием нового.
Вторая группа ошибок — неверные даты: дата приема позже фактического выхода или раньше даты приказа. От даты приема зависят расчет зарплаты за первый месяц, отсчет испытательного срока и стаж для отпуска. Третья типичная проблема — неправильный вид занятости: внешнего совместителя оформили как основного работника, из-за чего в отчетности появляется лишнее основное место работы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить прием задним числом, если сотрудник уже вышел на работу?
Технически документ можно провести любой датой, но дата приема должна совпадать с датой трудового договора и фактическим допуском к работе. Если месяц уже закрыт расчетом зарплаты, прием задним числом потребует перерасчета — программа предложит доначислить зарплату в текущем периоде. Сознательно занижать дату приема нельзя: это нарушение трудового законодательства.
Что делать, если прием не проводится из-за штатного расписания?
Проверьте, есть ли свободные ставки по выбранной позиции в отчете «Штатное расписание». Если ставок нет, добавьте их документом «Изменение штатного расписания» или создайте новую позицию. Альтернатива — отключить контроль занятых ставок в настройках кадрового учета, но это снижает контроль за фондом оплаты труда.
Как исправить ошибку в уже проведенном приеме?
Если ошибка в реквизитах (дата, должность, оклад) и зарплата еще не начислялась, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если зарплата уже рассчитана, изменения лучше оформлять кадровым переводом (документ «Кадровый перевод») с нужной даты, а не правкой старого приема — так сохранится корректная история изменений.
Нужно ли заводить сотрудника в 1С:Бухгалтерии, если зарплата считается в ЗУП?
Нет, вручную создавать не нужно. При настроенной синхронизации между ЗУП и Бухгалтерией сотрудники и кадровые документы переносятся автоматически. Создание дублей вручную в Бухгалтерии приведет к конфликтам при обмене — проверяйте настройки синхронизации, а не вводите данные повторно.
Как оформить прием внешнего совместителя?
Тем же документом «Прием на работу», но в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Для внешнего совместителя не требуется трудовая книжка, а график работы обычно устанавливается сокращенный (не более половины нормы рабочего времени). Остальные шаги — подразделение, должность, начисления — заполняются аналогично основному приему.
Можно ли распечатать приказ о приеме прямо из 1С?
Да. В ЗУП из документа «Прием на работу» доступна печатная форма приказа по форме Т-1, а также трудовой договор, если шаблоны настроены в разделе «Настройка» → «Печатные формы, отчеты и обработки». В 1С:Бухгалтерии приказ Т-1 печатается из карточки сотрудника или документа приема при наличии соответствующей настройки.
Что важно запомнить
Прием оформляется документом «Прием на работу» (в ЗУП — через раздел «Кадры», в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры»). Ключевые поля — дата приема, вид занятости, должность и начисления: от них зависят зарплата и отчетность. Не создавайте дубли физлиц, проверяйте ИНН и СНИЛС, а исполнителей по ГПХ оформляйте отдельным договором, а не приемом.