Как оформить прием сотрудника на работу в 1С 8.3

Прием нового сотрудника в 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) оформляется одноименным документом, который формирует кадровое движение, назначает плановые начисления и создает основу для расчета зарплаты. Ошибка на этом этапе приводит к неверным начислениям, отчетам по НДФЛ и страховым взносам, поэтому важно пройти всю цепочку последовательно: от карточки физического лица до проверки результата.

Порядок действий зависит от формы договора: трудовой договор оформляется документом «Прием на работу», а подрядчик по договору ГПХ — документом «Договор (работы, услуги)». Также имеет значение, ведется ли в программе штатное расписание и контролируется ли соответствие позиций штатному расписанию — это меняет состав полей и проверок в документе.

Перед оформлением подготовьте данные из документов сотрудника: ФИО и дату рождения, СНИЛС и ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, реквизиты для перечисления зарплаты, сведения об инвалидности и праве на вычеты. Чем полнее карточка физлица на старте, тем меньше правок придется вносить перед сдачей отчетности.

Подготовка: что проверить в программе до оформления приема

Сначала убедитесь, что организация создана и заполнены её учетные данные: реквизиты для НДФЛ, коды и параметры учета. Без корректных сведений об организации документ приема проведется, но отчетность будет формироваться с ошибками.

Проверьте настройку учетной политики по кадрам: «Настройка → Реквизиты организации → Учетная политика». Здесь определяется, ведется ли штатное расписание и контролируется ли соответствие кадровых документов штатному расписанию. Если контроль включен, прием будет возможен только на свободную позицию штатного расписания.

Убедитесь, что нужная должность и подразделение уже заведены в справочниках, а график работы сотрудников создан. Если подходящего графика нет (например, сменный или неполная рабочая неделя), создайте его заранее в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников» — выбирать график придется прямо в документе приема.

Создание карточки физического лица

Физическое лицо — это справочник, независимый от конкретного трудового договора: один человек может числиться сотрудником нескольких организаций или повторно приниматься после увольнения. Откройте «Кадры → Сотрудники» и нажмите «Создать», либо создайте физлицо прямо из документа приема — программа предложит ввести ФИО.

Заполните личные данные по ссылкам в карточке: дату рождения и пол, СНИЛС и ИНН, документ, удостоверяющий личность, адреса по прописке и фактического проживания, телефон. Данные СНИЛС и документа обязательны для персонифицированной отчетности, поэтому вводите их сразу, а не «потом».

Если сотрудник имеет право на стандартные вычеты по НДФЛ (на детей и другие), заявление на вычеты вводится отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Само по себе наличие детей в карточке физлица вычет не назначает.

Оформление документа «Прием на работу»

Откройте «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Прием на работу». Укажите организацию, дату приема, сотрудника (выберите созданное физлицо), подразделение и должность. Если ведется штатное расписание, выбирается позиция штатного расписания — она объединяет подразделение, должность и условия оплаты.

На вкладке «Главное» задайте количество ставок (полная ставка или доля, например 0,5), вид занятости (основное место работы или совместительство — внутреннее либо внешнее), график работы и условия испытательного срока, если он установлен. Для срочного трудового договора укажите дату окончания и основание срочности.

На вкладке «Оплата труда» проверьте назначенные начисления: оклад, тарифную ставку, надбавки и премии. При выборе позиции штатного расписания начисления подтягиваются автоматически, но их можно скорректировать — например, установить индивидуальный размер надбавки. Именно этот список определяет, что программа будет начислять сотруднику ежемесячно.

На вкладке «Договор» или в дополнительных полях укажите номер и дату трудового договора — эти данные нужны для кадровых отчетов и личной карточки. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Проверьте учетную политику и наличие позиции в штатном расписании
2. 2
   Создайте физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, документ, адрес
3. 3
   Создайте документ «Прием на работу», выберите сотрудника и позицию
4. 4
   Укажите ставку, вид занятости, график работы, дату и номер договора
5. 5
   Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости

Особые сценарии: совместительство, ГПХ и неполное время

Внутренний и внешний совместитель

Внешний совместитель оформляется обычным приемом на работу с видом занятости «Внешнее совместительство». Внутренний совместитель — это уже существующий сотрудник, поэтому на него создается второй документ «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»: в справочнике «Сотрудники» появится вторая строка, привязанная к тому же физлицу.

Договор ГПХ

Подрядчик по договору гражданско-правового характера не принимается в штат. Для него используется документ «Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские)» или «Договор (работы, услуги)» в зависимости от релиза. Укажите физлицо, период действия договора, сумму и порядок оплаты. Взносы на травматизм и ОМС по ГПХ начисляются по правилам, отличным от трудовых договоров, поэтому подменять один вид договора другим нельзя.

Неполное рабочее время

При работе на неполную ставку укажите долю ставки (например, 0,5) и выберите график неполного рабочего времени. Оклад в документе указывается из расчета полной ставки, а программа сама рассчитает начисление пропорционально отработанному времени по графику. Ручное занижение оклада «под полставки» — частая ошибка, искажающая средний заработок.

Чем оформить работника

Прием на работу

Трудовой договор, сотрудник в штате, полный пакет гарантий. Подходит для постоянных работников и совместителей.

Договор (работы, услуги)

Договор ГПХ для разовых или проектных работ. Работник не числится в штате, отпуск и больничные не предоставляются.

Прием на работу (совместительство)

Для сотрудника, уже работающего в организации, либо внешнего совместителя. Отдельный трудовой договор и отдельная строка в списке сотрудников.

Печать приказа и кадровые документы

Из проведенного документа приема по кнопке «Печать» доступен приказ о приеме по унифицированной форме Т-1 и другие печатные формы. Проверьте перед печатью, что в документе заполнены номер и дата трудового договора, условия оплаты и испытательный срок — эти данные попадают в приказ.

Личная карточка сотрудника формируется по кнопке печати из карточки сотрудника или документа приема. Если в организации применяются электронные кадровые документы, настройки подписания находятся в разделе администрирования обмена электронными документами.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте список сотрудников и убедитесь, что новый сотрудник отображается с правильными подразделением и должностью. Проверьте штатное расписание: занятая позиция должна отразиться в отчете «Штатное расписание» с указанием фамилии сотрудника.

Ключевая проверка — расчет зарплаты за первый месяц. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и убедитесь, что сотрудник подобрался автоматически, а сумма соответствует отработанным дням по его графику. Если сотрудник принят не с первого числа, начисление должно быть пропорциональным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Сотрудник виден с верными подразделением, должностью и датой приема

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или дублируется как новое физлицо вместо существующего

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник подбирается в документ, сумма пропорциональна отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается или начисление за полный месяц при приеме в середине

Штатное расписание

Норма

Позиция занята, соответствие контролируется без предупреждений

Тревожный признак

Превышение штатной единицы или несоответствие начислений позиции

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространенная ошибка — создание дубликата физического лица вместо выбора существующего. Это приводит к раздвоению данных по НДФЛ и взносам. Проверяйте справочник физлиц по СНИЛС и ФИО до создания новой карточки; дубликаты объединяются через обработку поиска и удаления дублей.

Вторая частая проблема — неверная дата приема или дата окончания срочного договора. Если документ еще не участвовал в расчетах, его можно перепровести с исправлением. Если зарплата уже начислена, исправления делайте аккуратно и пересчитайте затронутые документы.

Третья ошибка — отсутствие назначенных начислений: документ проведен, но оклад не указан. В этом случае сотрудник попадет в расчет с нулевой суммой. Проверяйте вкладку «Оплата труда» до проведения, а не после расчета зарплаты.

Частые вопросы

Можно ли оформить прием задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, но при этом нужно пересчитать все затронутые расчеты зарплаты, налоги и отчеты за период. Кадровые документы должны соответствовать реальным датам трудового договора, поэтому оформляйте прием своевременно.

Что делать, если сотрудник раньше уже работал в организации?

Найдите его физическое лицо в справочнике по ФИО или СНИЛС и создайте новый документ «Прием на работу», выбрав существующее физлицо. Создавать новую карточку не нужно — история прежних приемов и увольнений сохранится.

Как оформить прием, если штатное расписание не ведется?

Отключите контроль штатного расписания в учетной политике организации, если он мешает. В документе приема тогда выбираются просто подразделение и должность, а начисления назначаются вручную на вкладке «Оплата труда».

Нужно ли отдельно регистрировать сотрудника для отчетности в ФНС и СФР?

Отдельного документа регистрации не требуется: данные о приеме и увольнении передаются в составе отчетности (в том числе персонифицированных сведений). Главное — корректно заполнить СНИЛС, ИНН и дату приема, чтобы сведения прошли контроль форматов.

Как исправить ошибку в фамилии сотрудника после приема?

Если это опечатка, исправьте ФИО в карточке физического лица — данные обновятся во всех документах. Если фамилия изменилась фактически (например, при замужестве), оформите документ «Изменение ФИО» с указанием даты и документа-основания, чтобы в отчетности корректно отражались старая и новая фамилии.

Почему новый сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три момента: документ приема проведен, дата приема попадает в расчетный месяц, и на вкладке «Оплата труда» назначено хотя бы одно начисление. Также убедитесь, что сотрудник принят именно в ту организацию, по которой выполняется расчет.