Другое · 11 мин
Как оформить повышение оклада сотруднику в 1С
Как оформить повышение оклада сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: кадровый перевод, изменение оплаты, индексация, приказ и проверка расчёта зарплаты.
Повышение оклада в программах 1С оформляется кадровым документом, который меняет плановое начисление сотрудника с определённой даты. Просто исправить цифру в карточке сотрудника недостаточно: расчёт зарплаты строится на истории изменений, и без документа программа продолжит считать по старому окладу.
Конкретный документ зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП используют «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», в 1С:Бухгалтерии — «Кадровый перевод», а массовое повышение по подразделению или организации оформляется документом «Изменение плановых начислений» (индексация). Ниже разобраны все сценарии с точными действиями и проверкой результата.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и начисления, а также подготовлено основание: приказ руководителя или дополнительное соглашение к трудовому договору. Программа фиксирует факт изменения, но юридическое основание должно существовать на бумаге или в электронном документообороте.
Что подготовить перед оформлением в программе
Определите дату, с которой действует новый оклад. Если повышение вводится с середины месяца, программа рассчитает зарплату пропорционально: часть дней по старому окладу, часть — по новому. Это нормально, но сотруднику и бухгалтеру стоит знать об этом заранее, чтобы не возникло вопросов по расчётному листку.
Уточните, меняется ли только оклад или вместе с ним связанные начисления: премии в процентах от оклада, надбавки, районные коэффициенты. Если премия считается от оклада, она пересчитается автоматически. Если надбавка задана фиксированной суммой, её придётся менять отдельно.
Проверьте, нет ли по сотруднику непроведённых или запланированных кадровых документов на ту же дату. Два документа, изменяющих оплату на одну дату, могут конфликтовать, и в расчёт попадёт не тот размер оклада.
Повышение оклада одному сотруднику в 1С:ЗУП
Основной способ в 1С:Зарплата и управление персоналом — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»), создайте новый документ «Кадровый перевод» и выберите сотрудника.
Укажите дату перевода — это дата начала действия нового оклада. На вкладке «Оплата труда» установите флажок «Изменить начисления» и в таблице начислений отредактируйте строку с оплатой по окладу: введите новый размер в колонке с новым значением. Старое значение программа показывает для сравнения.
Если сотрудник не меняет должность и подразделение, поля перевода на другую позицию штатного расписания не трогайте — документ в этом случае работает как чистое изменение оплаты. Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по унифицированной или собственной форме через кнопку «Печать».
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату начала действия нового оклада
- 3На вкладке «Оплата труда» включите «Изменить начисления» и введите новый оклад
- 4Проверьте связанные начисления: премии в процентах пересчитаются сами, фиксированные надбавки измените вручную
- 5Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
- 6Рассчитайте зарплату за месяц и сверьте сумму в расчётном листке
Альтернатива: документ «Изменение оплаты труда»
В ряде версий ЗУП доступен документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Он делает то же самое, но не затрагивает кадровые данные: ни должность, ни подразделение, ни график. Если меняется только размер оклада, этот документ прозрачнее и не создаёт лишних записей в кадровой истории.
Массовое повышение: индексация по подразделению или организации
Когда оклады повышаются группе сотрудников, заводить кадровый перевод на каждого долго и рискованно: легко ошибиться в одном из документов. В 1С:ЗУП для этого предназначен документ «Изменение плановых начислений» (в некоторых релизах — «Индексация заработка»), который находится в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек.
Создайте документ, укажите дату изменения и способ расчёта: коэффициент индексации (например, 1,1 при повышении на 10%) или новые значения по штатному расписанию. Заполните список сотрудников по подразделению или организации — программа подтянет текущие оклады и рассчитает новые автоматически.
Если ведётся штатное расписание с историей изменений, сначала внесите новые оклады в штатное расписание документом «Изменение штатного расписания», а затем на его основании создайте изменение плановых начислений сотрудникам. Тогда кадровые и расчётные данные останутся согласованными.
Сравнение способов оформления
Подходит для одного сотрудника, особенно если вместе с окладом меняется должность, подразделение или график. Для массового повышения трудоёмок.
Оптимален, когда меняется только размер оплаты без кадровых перестановок. Не доступен в некоторых старых релизах.
Для группового повышения по коэффициенту. Требует аккуратного заполнения списка, чтобы не пропустить сотрудников и не включить лишних.
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ. Выберите сотрудника, укажите дату перевода и в поле «Оклад» введите новое значение, отметив изменение начисления.
Ограничение простого кадрового учёта в Бухгалтерии: нет полноценной индексации группой и истории начислений в том объёме, что в ЗУП. Если сотрудников много и схемы оплаты сложные (несколько надбавок, процентные премии, совместительство), корректнее вести расчёт в ЗУП, а в бухгалтерию выгружать итоговые данные.
После проведения кадрового перевода при следующем начислении зарплаты (документ «Начисление зарплаты») программа подставит новый оклад автоматически. Если подставился старый — проверьте дату перевода: она должна быть не позже первого дня расчётного месяца, иначе пропорциональный расчёт не сработает так, как ожидается.
Проверка результата после оформления
Первый контроль — карточка сотрудника. Откройте её и перейдите по ссылке истории изменения оплаты (в ЗУП — «Начисления и удержания» или аналогичная ссылка в шапке). В истории должна появиться строка с новым окладом и правильной датой начала действия.
Второй контроль — расчётный листок за месяц изменения. Сформируйте расчётный листок (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») и проверьте: если повышение с 1-го числа, вся сумма посчитана по новому окладу; если с середины месяца — видны две части расчёта пропорционально отработанным дням.
Третий контроль — премии и надбавки. Убедитесь, что процентные начисления пересчитались от нового оклада, а фиксированные, которые должны были вырасти, изменены отдельным документом. Расхождение здесь — самая частая причина жалоб сотрудников после повышения.
Как проверить результат
Есть строка с новым окладом и верной датой начала действия
Строки нет или дата отличается от приказа
Оклад соответствует новому значению (или две части при смене в середине месяца)
Начислен старый оклад за весь месяц
Суммы пересчитаны от нового оклада
Премия считается от старой базы
По позиции актуальный оклад, история изменений сохранена
Оклад в штатке отличается от начисления сотрудника
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — исправление оклада напрямую в карточке сотрудника или в документе приёма на работу. Приём на работу — исторический документ, его изменение переписывает весь расчёт с даты приёма. Повышение всегда оформляется отдельным документом.
Вторая ошибка — неверная дата начала действия. Если поставить дату документа вместо даты, указанной в приказе, расчёт за переходный месяц будет неверным, а сотрудник получит больше или меньше положенного. Исправление потребует сторнирования и перерасчёта.
Третья ошибка — забытые совместители и сотрудники в отпуске или на больничном. При массовой индексации проверьте, что в список попали все, кому положено повышение: документ заполняется по текущему состоянию, и отсутствующие по уважительной причине сотрудники иногда выпадают из выборки в зависимости от настроек заполнения.
Удобно завести правило: любое изменение оплаты сначала оформляется приказом, и только потом вносится в 1С с датой из приказа. Тогда при проверке или споре с сотрудником каждая строка в истории начислений подтверждается документом, и не приходится восстанавливать хронологию по памяти.
Частые вопросы
Можно ли оформить повышение оклада задним числом?
Технически да: создайте документ текущей датой, но укажите дату начала действия в прошлом. Программа при следующем расчёте сделает доначисление за прошлые месяцы. Учтите, что это может потребовать уточнения отчётности по НДФЛ и взносам, если период уже закрыт и отчёты сданы.
Почему после кадрового перевода зарплата считается по старому окладу?
Чаще всего документ не проведён, дата начала действия позже расчётного месяца или есть другой документ изменения оплаты на более позднюю дату. Проверьте историю начислений в карточке сотрудника — там видно, какое значение действует на нужную дату.
Нужно ли менять штатное расписание при повышении оклада?
Если в программе включён учёт по штатному расписанию с контролем соответствия — да, сначала измените оклад в позиции штатного расписания, затем оформите изменение начислений сотруднику. Если штатное расписание ведётся без контроля, программа позволит расхождение, но для порядка в учёте данные лучше синхронизировать.
Как повысить оклад сотруднику, который работает по совместительству?
Повышение оформляется отдельным документом по каждому месту работы: по основному сотруднику и по внутреннему совместителю создаются свои кадровые переводы или изменения оплаты, так как это разные элементы справочника сотрудников с собственными начислениями.
Пересчитаются ли отпускные и больничные после повышения оклада?
Новые отпускные и больничные будут считаться по среднему заработку, куда попадут начисления по новому окладу. При массовой индексации по организации средний заработок может индексироваться коэффициентом — это зависит от настроек и правил расчёта среднего, поэтому при индексации проверьте расчёт среднего в ближайшем отпуске.
Чем отличается индексация от повышения оклада в программе?
С точки зрения 1С разницы в механизме нет: оба случая оформляются изменением планового начисления. Различие в основании и массовости: индексация обычно проводится по коэффициенту для группы сотрудников специальным документом, а индивидуальное повышение — кадровым переводом на одного человека.
Что важно запомнить
Повышение оклада всегда оформляется отдельным документом с датой начала действия из приказа: «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» для одного сотрудника, «Изменение плановых начислений» для группы. После проведения сверьте историю начислений, расчётный листок и связанные надбавки. Документы прошлых закрытых периодов не редактируйте.