Как оформить пособие на погребение в 1С:ЗУП

Пособие на погребение — это выплата, которую работодатель производит за счёт средств Социального фонда России (СФР) в случае смерти работника или члена его семьи. В 1С:ЗУП для такой выплаты предусмотрен типовой механизм: создаётся специальный вид начисления, оформляется документ, сумма не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а затем данные передаются в СФР для возмещения.

Главная сложность для бухгалтера — правильно настроить вид расчёта и выбрать корректный документ, чтобы выплата не попала в облагаемую базу и корректно отразилась в отчётности. Ошибка на любом из этапов приводит либо к излишнему удержанию налогов, либо к расхождениям в отчётах по взносам.

Ниже разобран полный цикл: от нормативной базы и настройки вида начисления до проверки результата в отчётах и передачи сведений в СФР. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Нормативная база и кто имеет право на выплату

Пособие на погребение регулируется Федеральным законом № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле». Выплату производит работодатель, если умерший являлся застрахованным лицом — работал по трудовому договору и был застрахован на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Также работодатель выплачивает пособие, если работник похоронил несовершеннолетнего члена семьи.

Размер пособия ежегодно индексируется, и точную сумму нужно сверять с актуальным значением на дату смерти — в программе её придётся указать вручную, так как автоматическое обновление размера в типовой конфигурации не предусмотрено. В некоторых регионах действуют доплаты к федеральному пособию за счёт местных бюджетов — их оформление и налогообложение могут отличаться.

Для выплаты работодатель получает от заявителя (родственника или иного лица, организовавшего похороны) заявление и справку о смерти по установленной форме, выданную органами ЗАГС. Без справки о смерти выплата не производится — это ключевой документ-основание.

Настройка вида начисления «Пособие на погребение»

В типовой 1С:ЗУП 3.1 вид начисления для пособия на погребение часто отсутствует в предопределённых элементах, поэтому его создают вручную. Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый элемент.

Ключевые параметры настройки:

• Назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты»;
• Начисление выполняется — «По отдельному документу», тип документа — «Разовое начисление»;
• НДФЛ — «Не облагается»;
• Страховые взносы — «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами» (пособие не входит в объект обложения по НК РФ);
• Отражение в бухучёте — способ отражения за счёт СФР, чтобы формировалась проводка Дт 69.01 Кт 70.

Если пособие выплачивается не работнику, а родственнику умершего сотрудника, учтите: выплата производится тому, кто фактически организовал похороны. Если это стороннее лицо, не состоящее в штате, его нужно добавить в справочник физических лиц, чтобы корректно оформить выплату и отчётность.

1. 1
   Создайте вид начисления «Пособие на погребение» с признаком «Не облагается НДФЛ» и доходами, не являющимися объектом обложения взносами
2. 2
   Получите от заявителя заявление и справку о смерти из ЗАГС
3. 3
   Оформите документ «Разовое начисление» с указанием получателя и суммы пособия
4. 4
   Выплатите пособие через ведомость в день выплаты или ближайший день зарплаты
5. 5
   Проверьте отсутствие суммы в облагаемой базе НДФЛ и взносов
6. 6
   Подайте в СФР заявление о возмещении расходов с подтверждающими документами

Оформление документа начисления

После настройки вида расчёта переходите к документу. Откройте раздел «Зарплата» → «Разовые начисления» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение, месяц начисления и получателя выплаты.

Если умер сам работник

Когда умер сотрудник, пособие на погребение выплачивается лицу, организовавшему похороны. Параллельно в программе оформляется прекращение трудового договора документом «Увольнение» с основанием «смерть работника» — это важно сделать до конца расчётного месяца, чтобы зарплата, компенсация отпуска и пособие корректно легли в один расчётный период.

Если умер несовершеннолетний член семьи работника

В этом случае получателем является сам работник. Документ «Разовое начисление» заполняется на него, сумма указывается вручную по актуальному размеру пособия. Сумма не попадёт в расчётный листок как облагаемый доход, но будет видна в составе начислений за месяц.

После заполнения проведите документ и проверьте движения: сумма должна отразиться в регистрах начислений, но не появиться в регистрах учёта доходов для НДФЛ и базы по взносам.

Удобно проверять результат сразу через отчёт «Анализ начисленных налогов и взносов» или «Полное свод начислений»: если сумма пособия попала в колонку облагаемой базы — значит, в виде начисления неверно указан порядок обложения, и документ нужно перепровести после исправления настройки.

Налогообложение и страховые взносы

Пособие на погребение, выплачиваемое за счёт средств СФР, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это принципиально: если вид начисления настроен неверно, программа удержит налог, и получатель получит меньше положенного, а в отчётности возникнут расхождения.

Отдельная ситуация — когда работодатель дополнительно к государственному пособию выплачивает материальную помощь на погребение за счёт собственных средств. Такая выплата оформляется другим видом начисления: материальная помощь в связи со смертью члена семьи не облагается НДФЛ и взносами, но её нужно отличать от пособия, так как источник финансирования и отражение в учёте различаются.

Выплата пособия и отражение в учёте

Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). Если пособие нужно выдать вне графика зарплаты, создайте ведомость с характером выплаты «Разовые выплаты» или выплатите в ближайшую дату аванса/зарплаты. Закон требует выплатить пособие в день обращения или на следующий день, поэтому затягивать с ведомостью не стоит.

В бухгалтерском учёте сумма пособия отражается за счёт средств СФР: дебет счёта 69.01 «Расчёты по социальному страхованию», кредит 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Если способ отражения в виде начисления настроен корректно, документ «Отражение зарплаты в бухучёте» сформирует нужную проводку автоматически.

Если получатель — стороннее физическое лицо, не являющееся работником, проверьте, чтобы сумма не попала в зарплатные регистры сотрудников, а отражение в учёте прошло по корректной аналитике.

Возмещение расходов из СФР

Поскольку пособие выплачивается за счёт фонда, работодатель вправе возместить понесённые расходы. Для этого в СФР подаётся заявление о возмещении с приложением заявления получателя и справки о смерти. В 1С:ЗУП обмен с фондом ведётся через сервис «1С-Отчётность» или через загрузку документов в личном кабинете СФР.

Сумма выплаченного пособия уменьшает страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащие уплате. В отчёте по взносам (РСВ) пособие отражается в составе расходов на социальное страхование. Если расходы превышают начисленные взносы, разницу фонд перечисляет на расчётный счёт организации после камеральной проверки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма пособия в отчёте «Полное свод начислений»

Норма

Фигурирует как необлагаемое начисление

Тревожный признак

Попала в облагаемую базу НДФЛ или взносов

Проводка в документе «Отражение зарплаты в бухучёте»

Норма

Дт 69.01 Кт 70

Тревожный признак

Дт 20/26/44 Кт 70 — расходы отнесены на затраты вместо СФР

Расчётный листок получателя (если это работник)

Норма

Пособие видно отдельной необлагаемой строкой

Тревожный признак

Сумма объединена с облагаемым доходом

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая ошибка — использование произвольного вида начисления с настройками «по умолчанию». В результате пособие облагается НДФЛ, получатель недополучает деньги, а в 6-НДФЛ появляется лишний доход. Вторая типичная проблема — неверный способ отражения в бухучёте, из-за чего расходы попадают на затратные счета и не уменьшают взносы в СФР.

Также бухгалтеры иногда путают пособие на погребение с материальной помощью: оформляют выплату как матпомощь и теряют право на возмещение из фонда. Обратная ошибка — попытка возместить из СФР выплату, произведённую за счёт собственных средств организации.

Учтите ограничение: пособие за счёт СФР выплачивается только если умерший был застрахован (работал по трудовому договору) либо если хоронится несовершеннолетний член семьи работника. В остальных случаях за пособием обращаются в Пенсионный фонд (если умерший был пенсионером) или в органы соцзащиты — работодатель такие выплаты не производит.

Частые вопросы

Какой документ в 1С:ЗУП использовать для пособия на погребение?

Стандартно применяется документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата»), к которому привязывается созданный вид начисления с признаком «Начисление выполняется по отдельному документу». Если умер сам работник, параллельно оформляется «Увольнение» с основанием «смерть работника».

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?

Нет. Пособие, выплачиваемое за счёт средств СФР, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В настройках вида начисления нужно указать «Не облагается» по НДФЛ и «Доходы, не являющиеся объектом обложения» по взносам.

Кому выплачивается пособие, если умер работник?

Лицу, которое фактически организовало похороны: родственнику, супругу или иному заявителю, представившему заявление и справку о смерти из ЗАГС. Если это стороннее лицо, его добавляют в справочник физических лиц программы для корректного оформления выплаты.

Как вернуть деньги за пособие из СФР?

После выплаты работодатель подаёт в СФР заявление о возмещении расходов с приложением заявления получателя и справки о смерти. Сумма пособия засчитывается в счёт уплаты взносов на ВНиМ, а при превышении расходов над взносами разница перечисляется фондом на расчётный счёт после проверки.

Что делать, если программа удержала НДФЛ с пособия?

Отмените проведение документа начисления, откройте вид начисления и установите для НДФЛ значение «Не облагается», для взносов — «не является объектом обложения». Затем перепроведите документ и проверьте отчётами, что сумма исчезла из облагаемой базы. Если налог уже перечислен, потребуется корректировка 6-НДФЛ.

Можно ли выплатить пособие, если умерший не был работником организации?

Работодатель выплачивает пособие, только если умерший был застрахованным работником или если работник похоронил несовершеннолетнего члена семьи. В остальных случаях заявитель обращается в Пенсионный фонд (если умерший получал пенсию) или в органы социальной защиты.