Другое · 11 мин
Как оформить работника по внутреннему совместительству в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению работника по внутреннему совместительству в 1С:ЗУП: приём на работу, график, начисления, отчёты и типичные ошибки.
Внутреннее совместительство — это ситуация, когда сотрудник в свободное от основной работы время выполняет дополнительную работу у того же работодателя по отдельному трудовому договору. В 1С:Зарплата и управление персоналом такой работник оформляется как отдельный сотрудник, привязанный к уже существующему физическому лицу, поэтому дублировать карточку человека в справочнике не нужно.
Главная сложность для кадровика и расчётчика — не запутаться в двух «местах работы» одного человека: у совместителя свой табельный номер, свой график, свои начисления и свой приказ о приёме. При этом страховые взносы, НДФЛ и отчётность считаются по физическому лицу в целом, и программа объединяет данные автоматически, если всё оформлено корректно.
Ниже разобран полный цикл: от проверки карточки физлица до начисления зарплаты, отражения в отчётах и увольнения с должности по совместительству. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — в ней реализован штатный механизм работы с совместителями.
Проверьте условия перед оформлением
Прежде чем заводить документы в программе, убедитесь, что ситуация действительно соответствует внутреннему совместительству, а не другим форматам дополнительной работы. Совместительство предполагает отдельный трудовой договор, работу в свободное от основной работы время и отдельную должность. Если сотрудник просто выполняет больше задач в рамках своей должности — это совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ), которое оформляется допсоглашением и доплатой, а не новым приёмом.
Важные ограничения: продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период, поэтому ставка совместителя обычно не выше 0,5. Нельзя принять по совместительству на работы с вредными условиями, если основная работа сотрудника тоже вредная, а также есть ограничения для несовершеннолетних и отдельных категорий (например, руководителей организаций).
Сравнение вариантов оформления
Отдельный трудовой договор, отдельный сотрудник в 1С, работа в свободное время, оплата пропорционально отработанному времени
Допсоглашение к текущему договору, доплата документом «Совмещение должностей», новый сотрудник не создаётся
Доплата в рамках основного договора, подходит когда работа однородная и выполняется в основное время
Подготовьте карточку физического лица
Внутренний совместитель должен быть привязан к тому же физическому лицу, что и основное место работы. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите работника и перейдите по ссылке на карточку физического лица. Проверьте, что ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения и документ, удостоверяющий личность, заполнены корректно — эти данные унаследует новый сотрудник.
Критично не создавать второе физическое лицо: если случайно завести дубликат, программа будет считать НДФЛ и взносы по двум разным «людям», в отчётах появятся расхождения, а исправление потребует перерасчётов. Если дубликат всё же возник, используйте обработку поиска и объединения дублей (в типовой поставке — через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных») или привлеките специалиста, если по обеим карточкам уже есть расчёты.
Создайте приём на работу по совместительству
Самый надёжный способ — создать документ из карточки физического лица: откройте физлицо и нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу». Тогда программа автоматически подставит существующего человека и не предложит создать нового. Альтернатива — журнал «Приёмы на работу» (раздел «Кадры»), но там сначала в поле «Физическое лицо» выберите существующего человека из списка, а не вводите ФИО заново.
В документе приёма заполните ключевые поля:
- Подразделение и должность — те, по которым сотрудник будет работать по совместительству;
- Вид занятости — «Внутреннее совместительство» (именно этот признак отличает совместителя от основного работника и влияет на отчётность);
- Количество ставок — как правило, 0,5 или меньше;
- График работы — отдельный график совместителя, о нём ниже;
- Дата приёма — дата начала работы по договору совместительства.
На вкладке с оплатой труда назначьте плановые начисления: обычно это «Оплата по окладу» с указанием полного оклада по штатному расписанию — программа сама посчитает сумму пропорционально ставке и отработанному времени. После проведения документа сотруднику будет присвоен отдельный табельный номер, а в журнале сотрудников появится вторая строка с пометкой о виде занятости.
- 1Откройте карточку физического лица сотрудника
- 2Нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу»
- 3Укажите подразделение, должность и вид занятости «Внутреннее совместительство»
- 4Задайте количество ставок и график работы совместителя
- 5Назначьте плановое начисление (оклад или тариф)
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или собственной форме
Настройте график работы совместителя
График — самая частая точка ошибки. Для совместителя нельзя оставлять стандартную пятидневку на полную норму: программа будет считать норму времени по графику, и при полном графике сотрудник «отработает» полную норму за полставки, что исказит расчёт. Создайте отдельный график в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников».
Типовой вариант — график на 4 часа в день при пятидневке (для ставки 0,5) или график с рабочими днями через день. В настройках графика укажите, что норма считается по основному графику (например, по производственному календарю пятидневки) — тогда оплата будет корректно рассчитываться как доля от полной нормы. Проверьте заполнение графика на весь период работы: пустой график приведёт к нулевой норме и ошибкам в расчёте зарплаты.
Рассчитайте зарплату и проверьте налоги
При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» оба места работы попадают в один документ: по каждому сотруднику (основному и совместителю) формируется своя строка с собственным начислением и отработанными днями. Откройте расчётный листок физического лица — в нём места работы показываются отдельными блоками, что удобно для проверки.
НДФЛ исчисляется с совокупного дохода физического лица: стандартные вычеты (например, на детей) применяются один раз и обычно по основному месту работы — вычет указывается в заявлении сотрудника и хранится в карточке физлица. Страховые взносы также считаются по физлицу суммарно, с учётом предельной базы по всем выплатам. Если сотрудник заболел, больничный лист вводится с указанием места работы; при внутреннем совместительстве пособие может назначаться по обоим местам в зависимости от условий занятости в расчётных годах.
Как проверить результат расчёта
Две строки: основное место и совместительство, у каждой свой оклад и дни
Одна строка или совместитель отсутствует в документе
Оклад × ставка × отработанные дни / норма по графику
Начислен полный оклад без учёта ставки
Вычет применён один раз по физлицу
Вычет удвоен или не применён вовсе
Оба места работы видны отдельными блоками
Данные по совместительству отсутствуют
Отразите совместителя в отчётах и учёте
В регламентированной отчётности совместители имеют особенности. В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях данные подаются по физическому лицу суммарно — программа объединяет их автоматически, если сотрудник привязан к одному физлицу. В статистической отчётности (например, формы Росстата) внутренние совместители включаются в списочную численность как одна единица — типовые механизмы заполнения учитывают это по виду занятости.
Проверьте также кадровые отчёты: «Штатная расстановка», «Список сотрудников», справки о заработке. В справке 2-НДФЛ (справке о доходах) доходы по обоим местам работы суммируются. Табель учёта рабочего времени (Т-13) формируется по каждому сотруднику отдельно — совместитель появится в нём отдельной строкой со своим табельным номером.
Оформите изменения и увольнение совместителя
Изменение условий работы по совместительству (оклад, ставка, график, подразделение) оформляется документом «Кадровый перевод» по сотруднику-совместителю — точно так же, как по основному месту работы. Перевод по одному месту работы не влияет на другое: документы независимы.
Увольнение с должности по совместительству оформляется документом «Увольнение» именно по сотруднику-совместителю, а не по основному месту. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по этому месту работы отдельно. Основное место работы при этом остаётся действующим. Обратная ситуация — увольнение с основного места — не отменяет автоматически договор совместительства: если сотрудник продолжает работать, оформите кадровый перевод с изменением вида занятости на «Основное место работы», чтобы корректно вести учёт и отчётность.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли оформить совместителя на полную ставку?
Формально программа не запрещает указать ставку 1,0, но трудовое законодательство ограничивает работу по совместительству половиной нормы рабочего времени за учётный период. Исключения предусмотрены для случаев, когда сотрудник приостановил работу по основному месту. На практике совместителям устанавливают не более 0,5 ставки.
Как начислить премию только по совместительству?
Создайте разовый документ «Премия» и выберите в нём именно сотрудника-совместителя (по табельному номеру и виду занятости). Начисление попадёт только на это место работы. Если премия назначается регулярно, добавьте её как плановое начисление в приём или кадровый перевод.
Почему совместитель не попал в расчёт зарплаты?
Чаще всего причины: не заполнен график работы на расчётный месяц, дата приёма позже расчётного периода, либо в документе «Начисление зарплаты и взносов» установлен отбор по подразделению, куда совместитель не входит. Проверьте график, дату приёма и отборы в документе.
Как оформить отпуск совместителю?
Отпуск по совместительству оформляется отдельным документом «Отпуск» по сотруднику-совместителю, отпускные рассчитываются из заработка по этому месту работы. По закону отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, поэтому документы обычно вводят парой с одинаковыми датами.
Нужно ли заводить отдельный договор ГПХ вместо совместительства?
Нет, если работа носит постоянный характер, выполняется по штатной должности и подчиняется правилам внутреннего распорядка — это признаки трудовых отношений, и подмена их договором ГПХ рискованна. Договор ГПХ уместен для разовых работ с конкретным результатом; в 1С:ЗУП он оформляется отдельным документом «Договор (работы, услуги)».
Что важно запомнить
Внутренний совместитель в 1С:ЗУП — это новый сотрудник, привязанный к существующему физическому лицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство», отдельным графиком и ставкой не более 0,5. НДФЛ, взносы и отчётность считаются по физлицу суммарно, поэтому главное — не создавать дубликаты физлиц и корректно настроить график.