Другое · 10 мин
Как оформить перевод на другую должность в той же организации в 1С
Как оформить перевод сотрудника на другую должность в 1С:ЗУП: кадровый перевод, допсоглашение, изменение начислений, графика и проверка расчёта зарплаты.
Перевод сотрудника на другую должность внутри организации — стандартная кадровая операция, но в 1С она затрагивает сразу несколько подсистем: кадровый учёт, плановые начисления, графики работы, штатное расписание и расчёт зарплаты. Если оформить перевод неправильно — например, забыть изменить плановые начисления или неверно указать дату, — ошибки всплывут при расчёте зарплаты, в отчётах по страховым взносам и в ЕФС-1.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — самую распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» логика похожая, отличаются названия документов и расположение разделов. Для каждого шага указано, что проверить, чтобы убедиться в корректности результата.
Подготовка: что проверить до оформления перевода
До создания документа убедитесь, что в базе есть все необходимые данные. Проверьте справочник «Должности»: новая должность должна существовать и иметь корректные настройки (категория для статотчётности, вредные условия при наличии). Если перевод связан со сменой подразделения, убедитесь, что оно создано в структуре организации.
Если ведётся штатное расписание, проверьте наличие свободной ставки. В 1С:ЗУП при включённом контроле штатного расписания программа не даст провести перевод на позицию, где нет свободных ставок. Проверить можно через отчёт «Штатное расписание» или «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры».
Также уточните кадровую сторону вопроса: перевод оформляется по соглашению сторон (ст. 72.1 ТК РФ), поэтому потребуется дополнительное соглашение к трудовому договору. В программе его можно распечатать прямо из документа перевода, но текст шаблона стоит проверить заранее в разделе настроек печатных форм.
Создание документа «Кадровый перевод»
Основной инструмент — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Кадровый перевод». Если нужно перевести сразу несколько сотрудников списком, используйте «Кадровый перевод списком» — он удобен при реорганизации отделов.
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника (выбирается из справочника) и дату перевода. Дата критична: именно с неё начнут действовать новые условия, и именно по ней программа разобьёт расчёт зарплаты на периоды «до» и «после». Перевод «задним числом» после расчёта зарплаты за период приведёт к необходимости перерасчёта — лучше оформлять документ в текущем периоде.
На вкладке «Главное» установите флажки изменяемых условий: «Перевести в другое подразделение», «Перевести на другую должность», «Изменить график работы». В зависимости от установленных флажков появятся поля для выбора новых значений. Ничего лишнего не отмечайте — программа зафиксирует в истории только то, что реально меняется.
- 1Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату перевода
- 3Отметьте флажками, что меняется: подразделение, должность, график
- 4На вкладке «Оплата труда» скорректируйте плановые начисления
- 5Проведите документ и распечатайте допсоглашение и приказ
- 6Проверьте расчёт зарплаты за переходный месяц
Настройка начислений и графика работы
На вкладке «Оплата труда» отображается список плановых начислений сотрудника. По умолчанию программа переносит текущие начисления без изменений. Если при переводе меняется оклад, появляется или отменяется надбавка — отредактируйте список: добавьте новые начисления кнопкой «Добавить», отмените ненужные флажком «Прекратить» или измените размер существующих.
Типичная ошибка — оставить старые начисления без изменений, когда по новой должности положен другой оклад. В результате зарплата продолжит считаться по старым условиям, и расхождение обнаружится только при выплате. Второй симметричный сценарий: забыли отменить надбавку, привязанную к старой должности, — сотрудник получит лишнее, и удержать переплату без его согласия будет проблематично.
График работы меняется, если новая должность предполагает другой режим: например, перевод из офиса на сменный график. От графика зависит норма времени при расчёте оклада, поэтому неверный график исказит и зарплату, и табель. Если график не меняется, поле можно не трогать — останется действующий.
Проведение документа и печать кадровых форм
После заполнения всех вкладок нажмите «Провести». Программа запишет изменения в регистры: кадровая история сотрудника, плановые начисления, график, занятость ставки в штатном расписании. Если контроль штатного расписания включён и ставки нет — появится сообщение об ошибке с указанием позиции.
Из документа доступны печатные формы: приказ о переводе (унифицированная форма Т-5 или произвольная форма организации) и дополнительное соглашение к трудовому договору. Состав печатных форм зависит от настроек: если нужный шаблон не выводится, проверьте раздел «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Электронный кадровой документооборот (КЭДО) в 1С:ЗУП позволяет отправить документы на подпись сотруднику прямо из программы, если сервис 1С:Кабинет сотрудника подключён. Это удобно при удалённой работе, но требует предварительной настройки обмена.
Проверка результата: расчёт зарплаты и отчёты
Главный контроль — расчёт зарплаты за месяц перевода. Создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» и посмотрите строку сотрудника: программа должна разбить начисление на две строки (до даты перевода и после) с разными условиями, если менялся оклад или график. Если разбивки нет, хотя перевод в середине месяца, — проверьте дату в кадровом документе.
Дополнительно сверьте данные через отчёты. «Кадровая история» сотрудника (раздел «Кадры» → отчёты) покажет запись о переводе. Отчёт «Штатное расписание» должен показать сотрудника на новой позиции, а на старой — освободившуюся ставку. Табель учёта рабочего времени за месяц перевода подтвердит правильность применённого графика.
Как проверить результат
Две строки начисления: до и после даты перевода, суммы соответствуют старому и новому окладу пропорционально отработанному времени
Одна строка по старым условиям или неверная норма времени
Сотрудник занимает новую ставку, старая ставка свободна
Двойное занятие ставки или сотрудник висит на старой позиции
Применяется новый график, норма часов соответствует режиму
Табель считается по старому графику
Особые сценарии перевода
Временный перевод
Если перевод временный (например, на период замещения отсутствующего сотрудника), в документе «Кадровый перевод» установите флажок временного перевода и укажите дату окончания. Программа автоматически вернёт сотрудника на прежние условия по окончании срока — отдельный обратный перевод оформлять не нужно. Не забудьте обосновать временный характер в допсоглашении.
Перевод на 0,5 ставки или совмещение
Перевод на неполную ставку оформляется тем же документом: укажите количество занимаемых ставок (0,5) и график неполного рабочего времени. Не путайте с совмещением должностей — для совмещения в 1С:ЗУП предусмотрен отдельный документ «Совмещение должностей», который добавляет доплату, не меняя основную позицию сотрудника.
Перевод в другое обособленное подразделение
При переводе в обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, в 1С это может быть отдельная организация в справочнике. В таком случае «Кадровый перевод» не подойдёт — оформляется увольнение в одной организации и приём в другую, либо документ «Перемещение между организациями» при межфирменных переводах внутри группы компаний.
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённый кадровый перевод?
Да. Если зарплата за период ещё не рассчитана, документ можно просто пометить на удаление или распровести. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените начисления (сторнируйте или пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов»), затем отменяйте перевод. В сложных случаях используйте документ «Сторнирование начислений».
Чем кадровый перевод отличается от изменения условий труда?
Кадровый перевод меняет трудовую функцию, должность или подразделение и требует согласия сотрудника. Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя (например, только размера оклада без смены должности) оформляется по правилам ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца — в 1С для этого тоже используется «Кадровый перевод», но только с изменением начислений.
Нужно ли отправлять сведения о переводе в СФР?
Да. Перевод на другую должность — кадровое событие, о котором подаётся отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически на основании проведённого кадрового документа через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».
Как перевести сразу весь отдел?
Используйте документ «Кадровый перевод списком» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать). Он позволяет заполнить табличную часть несколькими сотрудниками и задать общие новые условия — например, новое подразделение для всех. Индивидуальные начисления при этом можно скорректировать по каждой строке отдельно.
Что делать, если перевод нужно оформить с первого числа, а узнали о нём в середине месяца?
Если зарплата за этот месяц ещё не рассчитана — оформляйте документ фактической датой перевода (первым числом), перерасчётов не потребуется. Если расчёт уже выполнен, после проведения перевода откройте документ начисления зарплаты и нажмите «Пересчитать» по сотруднику: программа скорректирует суммы. Проверьте, не изменился ли НДФЛ и взносы, требующие уточнённой отчётности.
Что важно запомнить
Перевод внутри организации оформляется документом «Кадровый перевод» с указанием даты, новой должности, подразделения, графика и плановых начислений. Ключевые контрольные точки: свободная ставка в штатном расписании, корректные начисления на вкладке «Оплата труда», разбивка расчёта зарплаты на периоды до и после перевода и своевременная отправка ЕФС-1. Задним числом после расчёта зарплаты перевод оформляйте только с оценкой последствий перерасчёта.