Как оформить переход на электронную трудовую книжку в 1С

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) оформляется по заявлению работника: сотрудник пишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде либо о продолжении ведения бумажной книжки, а работодатель фиксирует выбор и передаёт сведения в Социальный фонд России. В программах 1С эта процедура поддерживается штатными документами, и основная работа сводится к сбору заявлений, корректному заполнению карточек сотрудников и отправке отчётности.

На практике больше всего вопросов возникает не с самим фактом перехода, а с последующей рутиной: какие кадровые события теперь попадают в электронную отчётность, в какие сроки их подавать и как не потерять работников, уже выбравших электронный формат. Ошибки здесь заметны — СФР возвращает отчёты с протоколами, а за нарушение сроков предусмотрены штрафы.

Ниже разобран порядок действий в типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (в 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты логика аналогична), начиная с подготовительного этапа и заканчивая проверкой принятых отчётов.

Что нужно сделать до настройки 1С

До работы в программе работодатель обязан уведомить сотрудников о праве выбора формы сведений о трудовой деятельности и собрать заявления. Заявление пишется в произвольной форме, но должно однозначно фиксировать выбор: либо «прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде», либо «прошу продолжить ведение бумажной трудовой книжки». Устное согласие не принимается.

Для сотрудников, выбравших электронный формат, бумажная книжка выдаётся на руки под подпись в книге учёта движения трудовых книжек. Этот факт тоже стоит зафиксировать — при проверке инспекция запросит и журнал выдачи, и сами заявления. Работникам, выбравшим бумажный формат, книжки продолжают вестись в прежнем порядке, и никаких дополнительных действий в 1С по ним не требуется.

Подготовьте также электронную подпись и действующий договор с оператором электронного документооборота (или настроенный 1С-Отчётность), потому что сведения передаются в СФР только в электронном виде. Проверьте, что в учётной политике организации указаны актуальные регистрационные данные страхователя.

Как отразить выбор сотрудника в карточке 1С

В 1С:ЗУП выбор работника фиксируется в карточке сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного человека и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Трудовая книжка»). Установите признак, что сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде, и укажите дату подачи заявления — именно с этой даты работодатель освобождается от ведения бумажной книжки.

Если сотрудник выбрал бумажный формат, ничего менять не нужно: по умолчанию программа считает, что книжка ведётся на бумаге. Это важно при массовом оформлении — достаточно изменить карточки только «электронщиков», а не всех работников подряд.

Для больших штатов ручное изменение карточек утомительно. В типовых релизах есть групповая обработка данных сотрудников, но если её нет в вашей версии, изменения вносят по одному либо привлекают специалиста для массовой загрузки через обработку. Перед массовой операцией сделайте резервную копию базы.

1. 1
   Соберите письменные заявления работников и проверьте однозначность формулировок.
2. 2
   Откройте карточку сотрудника: Справочники → Сотрудники → ссылка «Трудовая деятельность».
3. 3
   Установите признак ведения сведений в электронном виде и дату заявления.
4. 4
   Выдайте бумажную книжку на руки и зафиксируйте выдачу в книге учёта.
5. 5
   Проверьте, что в списке сотрудников статус отображается корректно.

Какие кадровые события теперь передаются в СФР

После перехода работника на ЭТК каждое кадровое событие по нему подлежит передаче в фонд: приём на работу, перевод на другую должность или в другое структурное подразделение, переименование должности, установление второй профессии, увольнение с указанием основания, а также запрет на занятие должности. Кадровые приказы в 1С при этом оформляются как обычно — документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение».

Сроки подачи строгие: при приёме и увольнении сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, по остальным событиям — в установленный отчётный период. Пропуск срока по приёму или увольнению — самое частое нарушение, поэтому в 1С отчёт по таким событиям формируется ежедневно или сразу после проведения приказа.

События, произошедшие до перехода работника на электронный формат, в отчётность не включаются — за прошлые периоды сведения уже есть в бумажной книжке. Программа отбирает в отчёт только те кадровые документы, которые проведены после даты заявления.

Как сформировать и отправить отчёт по ЭТК

Раньше сведения подавались формой СЗВ-ТД, в текущих релизах конфигураций используется подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и создайте новый отчёт ЕФС-1, либо воспользуйтесь специализированным документом «Сведения о трудовой деятельности» (в зависимости от релиза название отличается). Программа автоматически подберёт сотрудников с непереданными кадровыми событиями.

Проверьте автоматическое заполнение перед отправкой: СНИЛС, ФИО, даты событий, формулировки оснований увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, коды выполняемых функций для переводов. Особое внимание — реквизиту «мероприятие» (вид события): неверный код события — типовая причина отказа в приёме.

Отправка выполняется через 1С-Отчётность. После отправки дождитесь протокола: статус «Принят» означает, что сведения загружены в фонд. При статусе «Отказ» откройте протокол ошибок, исправьте указанные поля и отправьте корректирующий отчёт с тем же событием.

Проверка результата и типичные ошибки

Контроль строится на трёх точках: статус отчёта в 1С-Отчётности, отсутствие непереданных кадровых событий в журнале и корректность данных в карточках сотрудников. Полезно периодически сверять список «электронщиков» в программе с папкой заявлений — расхождения появляются, когда сотрудник подал заявление, а карточку не обновили, или наоборот.

Работник может проверить свои сведения через личный кабинет на портале СФР или Госуслугах. Если он сообщает об отсутствии записи, первым делом проверьте протокол приёма соответствующего отчёта — чаще всего событие просто не было отправлено или отклонено.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта ЕФС-1 в 1С-Отчётности

Норма

Принят, ошибок в протоколе нет

Тревожный признак

Отказ или требование уточнений

Журнал кадровых событий

Норма

Нет непереданных событий по «электронщикам»

Тревожный признак

Есть приказы без отправленных сведений

Карточка сотрудника

Норма

Признак ЭТК установлен, дата совпадает с заявлением

Тревожный признак

Признак отсутствует или дата не совпадает

Особые сценарии: отказ от ЭТК и новые сотрудники

Работник вправе в любой момент передумать и подать новое заявление — вернуться к бумажной книжке или снова выбрать электронный формат. В 1С это отражается повторным изменением признака в карточке с указанием новой даты заявления. Если сотрудник возвращается к бумажному формату, книжку придётся завести заново (или восстановить), а в неё вносятся только записи за период бумажного ведения.

Вновь принимаемые сотрудники, у которых предыдущий работодатель уже перевёл сведения в электронный вид, по умолчанию продолжают «электронный» путь — отдельного заявления при приёме от них не требуется, если они не просят бумажную книжку. Если новичок просит бумажный формат, заявление берётся при трудоустройстве, и карточка в 1С заполняется соответствующе.

При увольнении «электронного» сотрудника сведения подаются не позднее следующего рабочего дня, а работнику выдаётся выписка из электронных сведений (форма СТД-Р) в день увольнения. В 1С:ЗУП эта форма формируется из раздела отчётов по сотруднику.

FAQ

Обязательно ли переводить всех сотрудников на ЭТК?

Нет. Выбор формы — право работника, а не работодателя. Принудительный перевод или отказ принять заявление о бумажной книжке нарушает трудовое законодательство.

Что делать, если отчёт отправлен с ошибкой в данных сотрудника?

Сформируйте корректирующий или отменяющий отчёт по тому же событию и отправьте его повторно. В 1С для этого предусмотрен признак корректировки в документе сведений. Дожидайтесь протокола приёма по каждой отправке.

Нужно ли подавать сведения, если кадровых событий не было?

Нет, «нулевые» отчёты по подразделу 1.1 ЕФС-1 не сдаются. Отчёт формируется только при наличии кадровых событий у сотрудников на электронном формате.

Как оформить переход, если сотрудников много?

Соберите заявления централизованно, установите срок кампании и вносите изменения в карточки группами. Для очень больших штатов используйте обработки группового изменения реквизитов, предварительно сделав резервную копию базы.

Можно ли восстановить бумажную книжку после перехода на ЭТК?

Да, по новому заявлению работника. В 1С признак в карточке снимается с даты нового заявления, книжка заводится заново, а сведения за «электронный» период подтверждаются выписками СТД-Р.