Как оформить отпуск в 1С: кадровые документы и расчёт отпускных

Оформление отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) состоит из двух частей: кадровой — приказ на отпуск, и расчётной — начисление отпускных. В типовой конфигурации обе задачи решает один документ «Отпуск», но только если в настройках учёта включён расчёт отпускных внутри кадрового документа. Если расчёт ведётся отдельно, понадобится два документа: кадровый «Отпуск» и расчётный «Отпуск» из раздела зарплаты.

Перед оформлением убедитесь, что у сотрудника корректно заполнены приём на работу, график работы и нет непроведённых кадровых документов за период отпуска. Ошибки в этих данных приведут к неправильному расчёту стажа, остатка отпуска и среднего заработка. Проверить остаток неиспользованных дней можно через справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.

Что подготовить перед оформлением отпуска

Начните с проверки исходных данных, потому что программа рассчитывает отпускные автоматически, но только на основе того, что уже внесено в базу. Убедитесь, что сотрудник принят на работу документом «Приём на работу», а не создан просто как элемент справочника — без кадрового документа отпуск оформить не получится.

Проверьте график работы сотрудника: от него зависит расчёт среднего заработка и правильное отражение периода отсутствия. Если график не назначен или назначен неверно, программа посчитает отпускные по неверным данным о рабочем времени.

Также убедитесь, что все начисления за расчётный период (как правило, 12 предшествующих месяцев) проведены и рассчитаны. Незакрытые месяцы — частая причина заниженного среднего заработка.

Контрольные точки

Что проверить до оформления

Кадровые документы сотрудника

Норма

Приём на работу проведён, переводы актуальны

Тревожный признак

Сотрудник есть только в справочнике, документов нет

Остаток отпуска

Норма

Справка «Остатки отпусков» показывает положительный остаток

Тревожный признак

Остаток отрицательный или равен нулю

Расчётный период

Норма

Все месяцы рассчитаны и закрыты

Тревожный признак

Есть нерассчитанные месяцы или непроведённые начисления

Как проверить остаток дней отпуска

Остаток неиспользованных дней проверяется двумя способами. Первый — из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного человека и перейдите по ссылке «Остатки отпусков». Программа покажет накопленные дни по каждому виду отпуска с разбивкой по рабочим годам.

Второй способ — отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры — Отчёты, справки». Он удобен, когда нужно проверить остатки сразу по подразделению или всей организации, например при составлении графика отпусков.

Если остаток в справке выглядит неверным, воспользуйтесь отчётом «Остатки отпусков (кратко)» и проверьте, с какой даты программа ведёт учёт. При переходе на 1С:ЗУП с другой программы начальные остатки вводятся документом «Начальная штатная расстановка» или специальным вводом остатков отпусков — если этот шаг пропущен, остатки будут занижены.

Создание документа «Отпуск»: пошаговый порядок

Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Отпуска» (в некоторых релизах — «Все отсутствия сотрудников»). Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск».

В документе укажите организацию (если ведётся учёт по нескольким), сотрудника и период отпуска — даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней. Если включён расчёт отпускных внутри документа, на закладке «Начислено (подробно)» появится сумма отпускных, НДФЛ и взносы.

Проверьте средний заработок: нажмите кнопку с изображением калькулятора рядом с полем «Средний заработок» и посмотрите расшифровку по месяцам. Если какой-то месяц отсутствует или сумма выглядит заниженной, вернитесь и проверьте начисления за этот период до проведения документа.

1. 1
   Откройте «Кадры — Отпуска» и создайте новый документ «Отпуск»
2. 2
   Укажите сотрудника и даты начала и окончания отпуска
3. 3
   Проверьте количество дней и остаток отпуска по ссылке в документе
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте данные по месяцам
5. 5
   Проверьте начисленные отпускные, НДФЛ и взносы
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 или собственной форме

Особенности оформления разных видов отпусков

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск за свой счёт оформляется тем же документом «Отпуск», но с видом «Отпуск без сохранения оплаты». Расчётная часть в этом случае не заполняется — программа просто фиксирует отсутствие и не начисляет оплату за эти дни. Учтите, что такой отпуск влияет на стаж для ежегодного отпуска: дни сверх установленной нормы сдвигают рабочий год.

Учебный отпуск

Учебный отпуск оформляется отдельным видом отпуска с оплатой по среднему заработку. Потребуется справка-вызов из учебного заведения — её реквизиты указываются в документе. Проверьте, что вид отпуска выбран именно как оплачиваемый учебный, иначе программа не рассчитает оплату.

Отпуск по беременности и уходу за ребёнком

Эти отпуска оформляются отдельными документами: «Больничный лист» для отпуска по беременности и родам и «Отпуск по уходу за ребёнком» для отпуска по уходу. Не пытайтесь оформить их стандартным документом «Отпуск» — расчёт пособий ведётся по другим правилам.

Расчёт и выплата отпускных

Отпускные рассчитываются из среднего дневного заработка за расчётный период. Программа делает это автоматически при проведении документа, но ответственность за корректность исходных данных остаётся на расчётчике. Обязательно сверьте расшифровку среднего заработка: туда не должны попадать периоды, исключаемые из расчёта, например предыдущие отпуска и больничные.

Выплата отпускных оформляется ведомостью с видом операции «Отпуска» или вместе с авансом/зарплатой — в зависимости от принятого в организации порядка. По закону отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, и дата выплаты в ведомости влияет на срок перечисления НДФЛ.

НДФЛ с отпускных удерживается при выплате и перечисляется в бюджет в сроки, предусмотренные для налога с таких выплат. Проверьте, что в ведомости корректно указана дата выплаты — от неё зависят данные отчётности по НДФЛ.

Проверка результата и печать приказа

После проведения документа распечатайте приказ: кнопка «Печать» в форме документа предлагает унифицированную форму Т-6 или приказ по форме организации. Если в организации утверждена собственная форма, убедитесь, что она настроена в печатных формах.

Проверьте, что отпуск отразился в учёте рабочего времени: откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за месяц отпуска. Дни отпуска должны быть отмечены кодом «ОТ» (или «ОД» для дополнительного оплачиваемого). Если табель пустой или показывает явки, документ либо не проведён, либо период указан неверно.

Дополнительно сверьте остаток отпуска после проведения: справка «Остатки отпусков» должна показать уменьшение на количество использованных дней. Это простой способ убедиться, что документ корректно отразился в кадровом учёте.

Частые проблемы и способы их решения

Если программа не даёт выбрать сотрудника, проверьте, оформлен ли он в указанную организацию и не уволен ли он на дату отпуска. Документ нельзя провести на период после даты увольнения.

Если количество дней отпуска не совпадает с ожидаемым, помните: программа считает календарные дни, а праздничные нерабочие дни в расчёт продолжительности отпуска не включаются. Проверьте производственный календарь в разделе «Настройка» — если он не заполнен, дни могут считаться неверно.

Если отпускные нужно пересчитать после проведения (например, начислили премию за расчётный период), используйте механизм перерасчёта: создайте документ-исправление или пересчитайте отпуск в текущем периоде, в зависимости от настроек программы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить отпуск задним числом в 1С:ЗУП?

Технически документ можно создать прошедшей датой, но если месяц уже закрыт и зарплата выплачена, программа потребует перерасчёта. Отпускные задним числом создают проблему со сроком выплаты (за три дня до отпуска) и с НДФЛ, поэтому такие ситуации лучше оформлять с корректировками и пояснительными документами.

Как оформить отпуск с последующим увольнением?

Сначала создайте документ «Отпуск» на весь период отпуска, затем документ «Увольнение» с датой увольнения, равной последнему дню отпуска. В документе увольнения программа рассчитает компенсацию за неиспользованные дни, если они останутся.

Почему в документе «Отпуск» нет расчёта отпускных?

Скорее всего, в настройках расчёта зарплаты отключён расчёт в кадровых документах. Откройте «Настройка — Расчёт зарплаты» и проверьте соответствующий флаг. Если расчёт ведётся отдельно, отпускные начисляются документом «Отпуск» из раздела «Зарплата».

Как оформить отпуск на несколько часов или часть дня?

Стандартный документ «Отпуск» работает с целыми календарными днями. Для отсутствия на часть дня используйте документ «Отсутствие» с указанием часов или оформляйте такое отсутствие через данные для расчёта зарплаты, если это предусмотрено настройками учёта времени.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?

Оформите больничный лист обычным порядком — программа автоматически предложит продлить или перенести отпуск на дни болезни. Проверьте, какой вариант выбран (продление или перенос), так как от этого зависят даты выхода сотрудника и перерасчёт отпускных.

Нужно ли оформлять отпуск внешнему совместителю?

Да, если совместитель принят в 1С отдельным сотрудником с собственным трудовым договором, отпуск ему оформляется так же, как основному работнику, — отдельным документом «Отпуск». У совместителя свой остаток дней и свой расчёт среднего заработка по начислениям на этом месте работы.