Как оформить отпуск с последующим увольнением в 1С

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, когда сотрудник перед расторжением договора использует дни неиспользованного отпуска, а последним днём работы считается последний день отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный режим в документе увольнения, который автоматически рассчитывает отпускные, удерживает налоги и формирует расчёт при увольнении.

Ошибка в такой операции дорого обходится: неверная дата увольнения ломает отчётность по НДФЛ и страховым взносам, а неправильный расчёт приводит к претензиям сотрудника и трудовой инспекции. Поэтому важно понимать, какой документ создавать, какие даты указывать и как проверить итоговые суммы.

Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, отличия от режима «компенсация отпуска», типичные ошибки и способы проверки результата перед выдачей документов сотруднику.

Когда применяется отпуск с последующим увольнением

Право на отпуск с последующим увольнением возникает при расторжении договора по инициативе сотрудника или по соглашению сторон, если у него остались неиспользованные дни отпуска. Работодатель вправе отказать — тогда вместо отпуска выплачивается денежная компенсация. При увольнении за виновные действия отпуск не предоставляется, только компенсация.

Ключевая особенность режима: днём увольнения считается последний день отпуска, но окончательный расчёт и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) производятся в последний рабочий день перед отпуском. Это влияет на даты документов в 1С и на сроки перечисления НДФЛ.

Подготовка: что проверить до создания документа

Перед оформлением убедитесь, что в программе корректно рассчитан остаток отпуска сотрудника. В 1С:ЗУП остаток можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры — Отчёты». Если остаток в программе расходится с фактическим, сначала скорректируйте данные документом «Ввод остатков отпусков» или проверьте историю отпусков.

Также проверьте, что все начисления за текущий месяц (оклад, премии, больничные) уже введены — от них зависит расчёт среднего заработка для отпускных. Если сотрудник болел или был в командировке в расчётном периоде, эти документы должны быть проведены до увольнения.

Контрольные точки

Что проверить перед оформлением

Остаток отпуска в карточке сотрудника

Норма

Совпадает с данными кадрового учёта

Тревожный признак

Остаток нулевой или явно занижен при фактических неиспользованных днях

Начисления расчётного периода

Норма

Все документы за 12 месяцев проведены

Тревожный признак

Есть непроведённые больничные, премии или отсутствия

Дата увольнения

Норма

Равна последнему дню отпуска

Тревожный признак

Совпадает с последним рабочим днём — это ошибка режима

Пошаговое оформление в 1С:ЗУП 3.1

Основной сценарий реализуется одним документом. Откройте раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Выберите сотрудника и установите флажок «Предоставить отпуск с последующим увольнением» — после этого появится поле для указания количества дней отпуска.

Укажите число дней отпуска (по умолчанию программа подставляет остаток). В поле «Дата увольнения» программа автоматически рассчитает последний день отпуска — проверьте, что он не попадает на ошибочную дату. На вкладке начислений документ рассчитает отпускные, заработную плату за отработанные дни и удержания.

1. 1
   Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Выберите сотрудника и включите флажок «Предоставить отпуск с последующим увольнением»
3. 3
   Укажите количество дней отпуска и проверьте автоматически рассчитанную дату увольнения
4. 4
   На вкладке начислений проверьте расчёт отпускных, зарплаты и НДФЛ
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 и Т-8 (или самостоятельные формы)
6. 6
   Сформируйте записку-расчёт Т-61 и проверьте ведомость на выплату

После проведения документа распечатайте приказы: на отпуск (форма Т-6 или своя форма) и на увольнение (Т-8). В типовой конфигурации обе печатные формы доступны из документа увольнения. Записка-расчёт по форме Т-61 формируется там же и показывает состав выплат: отпускные, зарплата, компенсации, удержания.

Расчёт выплат и проверка сумм

Документ «Увольнение» с включённым отпуском начисляет: отпускные за дни отпуска, зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию за дни отпуска сверх предоставленных (если остаток больше) и удерживает НДФЛ со всей суммы. Отпускные рассчитываются по среднему заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

Обратите внимание на сроки выплат: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска, а окончательный расчёт — в последний рабочий день. На практике в 1С часто формируют одну ведомость на всю сумму в последний рабочий день, но при строгом соблюдении сроков отпускные выплачивают отдельной ведомостью раньше.

Отличие от компенсации отпуска при увольнении

Два режима в документе «Увольнение» работают по-разному. При обычной компенсации датой увольнения является последний рабочий день, а вместо отпускных начисляется компенсация за неиспользованный отпуск. При отпуске с последующим увольнением сотрудник уходит в отпуск, дата увольнения сдвигается на конец отпуска, и за этот период он не может быть замещён новым работником по срочной логике совместительства без нюансов.

Сравнение вариантов

Отпуск с последующим увольнением

Сотрудник отдыхает, дата увольнения — последний день отпуска. Подходит, когда стороны договорились об отпуске; страховые взносы и НДФЛ считаются с отпускных.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Дата увольнения — последний рабочий день, отпуск заменяется деньгами. Подходит, когда сотрудник должен сразу выйти на новое место или работодатель не согласен на отпуск.

С точки зрения учёта в 1С оба варианта оформляются одним документом, разница — в переключателе режима. Но для отчётности различие существенно: при отпуске с увольнением период отпуска попадает в отчёты по взносам как время нахождения в отпуске, а в сведения о трудовой деятельности передаётся дата увольнения, совпадающая с концом отпуска.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с удержаниями. Если сотрудник уже использовал отпуск авансом в текущем рабочем году, при увольнении из расчёта удерживаются суммы за неотработанные дни отпуска. В 1С это выполняется автоматически, но удержание ограничено размером выплаты — если расчёта не хватает, программа удержит только доступную сумму.

Отчётность и кадровые документы после увольнения

После проведения увольнения сформируйте сведения о трудовой деятельности: при регистрации увольнения отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП это делается через документ «Сведения о трудовой деятельности» в разделе кадровой отчётности с последующей выгрузкой или отправкой.

Проверьте также, что суммы увольнения попали в расчёт 6-НДФЛ за соответствующий квартал и в персонифицированные сведения. Отпускные отражаются в 6-НДФЛ с датой фактического получения дохода — днём выплаты, а крайний срок перечисления налога с отпускных — последнее число месяца выплаты.

Удобно оформлять отпуск с последующим увольнением одним документом «Увольнение», а не отдельными документами «Отпуск» и «Увольнение»: раздельное оформление часто приводит к двойному расчёту дней и расхождениям в остатках отпусков. Раздельный вариант оправдан только если отпуск начался задолго до решения об увольнении.

FAQ

Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением двумя документами — «Отпуск» и «Увольнение»?

Технически можно, но это менее надёжный путь: придётся вручную согласовывать даты и следить, чтобы компенсация не рассчиталась повторно. Рекомендуемый способ — один документ «Увольнение» с включённым флажком предоставления отпуска: тогда программа сама свяжет периоды и рассчитает все суммы.

Какую дату ставить в приказе об увольнении?

Датой увольнения указывается последний день отпуска, даже если фактически сотрудник последний раз выходил на работу раньше. Все расчёты и документы выдаются в последний рабочий день перед началом отпуска.

Что делать, если остаток отпуска в 1С не совпадает с реальным?

Сначала проверьте историю документов «Отпуск» и «Ввод остатков отпусков» по сотруднику через отчёт «Остатки отпусков». Если ошибка в начальных данных — скорректируйте их специализированным документом ввода остатков, только после этого оформляйте увольнение.

Удерживаются ли дни отпуска, использованные авансом?

Да. Если сотрудник отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал полностью, при расчёте удерживается сумма за неотработанные дни. В 1С удержание рассчитывается автоматически в документе увольнения, но ограничивается размером итоговой выплаты.

Когда выплачивать отпускные и окончательный расчёт?

Отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска, окончательный расчёт (зарплата, компенсации) — в последний рабочий день перед отпуском. На практике часто выплачивают всё одной ведомостью в последний рабочий день, если срок по отпускным при этом не нарушается.

Работает ли этот порядок в 1С:Бухгалтерии 8?

В 1С:Бухгалтерии кадровый и расчётный функционал ограничен: увольнение с отпуском там оформляется упрощённо, и сложные ситуации (удержания за авансовый отпуск, несколько видов отпусков) могут потребовать ручных корректировок. Для полноценного расчёта предназначена конфигурация 1С:ЗУП.