Как оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С

Отпуск по уходу за ребенком в 1С:ЗУП оформляется отдельным кадровым документом, который одновременно решает три задачи: переводит сотрудника в состояние отпуска, прекращает начисление зарплаты по основному месту и назначает пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Если оформить отпуск «вручную» через приказ и не создать документ в программе, расчетный модуль продолжит начислять оклад, а пособие не попадет в отчетность для СФР.

Инструкция ниже написана для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии» механика похожа, но набор документов и отчетов уже. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника, свидетельство о рождении ребенка (реквизиты для пособия) и справка от второго родителя о том, что он пособие не получает — эти данные потребуются при заполнении документа.

Что подготовить перед оформлением документа

Проверьте, что в базе корректно заведены кадровые данные: сотрудник принят на работу документом «Прием на работу», у него заполнены личные данные и СНИЛС. Если отпуск оформляется сразу после отпуска по беременности и родам, убедитесь, что больничный по БиР проведен и его период закрыт — дата начала отпуска по уходу должна следовать за датой окончания больничного без разрывов и наложений.

Отдельно проверьте настройку учетной политики по страховым взносам и пособиям: в карточке организации (раздел «Настройка» → «Организации», закладка «Учетная политика и другие настройки») должен быть указан актуальный способ выплаты пособий — через работодателя с последующим зачетом или прямые выплаты через СФР. От этого зависит, какие документы программа предложит сформировать дальше.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» (в некоторых настройках интерфейса документ доступен также через «Кадры» → «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, дату документа, сотрудника. Программа автоматически подтянет текущее состояние сотрудника и покажет, нет ли уже оформленных отсутствий на указанный период.

В полях «Дата начала» и «Дата окончания» укажите период отпуска. Стандартный вариант — отпуск до достижения ребенком трех лет, при этом пособие выплачивается только до полутора лет. Если сотрудник просит отпуск только до 1,5 лет, укажите соответствующую дату окончания. Поле «Количество детей» и данные ребенка заполните по свидетельству о рождении — они используются при расчете пособия и в сведениях для СФР.

Установите флажок «Освободить ставку на период отпуска», если на время отпуска планируется прием временного сотрудника на эту позицию. Тогда программа освободит ставку в штатном расписании, и вы сможете оформить прием без превышения штата. Если временная замена не планируется, флажок оставляют снятым.

1. 1
   Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребенком → Создать
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату документа
3. 3
   Заполните даты начала и окончания отпуска
4. 4
   Внесите данные ребенка по свидетельству о рождении
5. 5
   На закладке пособий включите начисление пособия до 1,5 лет
6. 6
   При необходимости отметьте «Освободить ставку на период отпуска»
7. 7
   Проведите документ и проверьте состояние сотрудника в карточке

Настройка пособия до полутора лет

На закладке «Пособия» (или в одноименной группе документа, в зависимости от релиза) установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую выплачивается пособие. Программа рассчитает размер пособия автоматически — как 40% среднего заработка за два предшествующих календарных года, но не ниже установленного минимума и не выше предельной величины.

Если у сотрудника в расчетном периоде были периоды с низким заработком или отсутствия, проверьте средний заработок через кнопку расшифровки рядом с суммой. При необходимости сотрудник может подать заявление о замене лет расчетного периода (если в них попадали предыдущие отпуска по уходу) — тогда годы замены указываются вручную в форме расчета среднего заработка.

Обратите внимание: при режиме прямых выплат работодатель передает в СФР сведения, а само пособие платит фонд. В этом случае после проведения документа сформируйте документ «Исходящий документ (СФР)» или соответствующий реестр сведений из раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо «Пособия по уходу за ребенком». Проверьте, что сведения о застрахованном лице (СНИЛС, реквизиты) актуальны, иначе фонд вернет реестр с ошибкой.

Что происходит с начислениями сотрудника после проведения

После проведения документа программа автоматически прекращает действие плановых начислений сотрудника (оклад, надбавки, премии) с даты начала отпуска. В расчете зарплаты за месяц ухода сотрудник получит оплату только за фактически отработанные дни до начала отпуска, а дальше строки начислений исчезнут.

Проверьте это в документе «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц отпуска: у сотрудника должны быть только дни до даты начала отпуска. Если оклад продолжает начисляться полностью — чаще всего документ отпуска не проведен, дата начала указана неверно или существует второй документ, отменяющий состояние (например, кадровый перевод более поздней датой).

В табеле учета рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель Т-13») дни отпуска по уходу отображаются условным обозначением «ОЖ». Это удобный способ визуально убедиться, что состояние сотрудника зафиксировано корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат оформления

Состояние сотрудника в карточке

Норма

Указано «Отпуск по уходу за ребенком» с корректными датами

Тревожный признак

Состояние «Работает» или отсутствует запись об отпуске

Начисление зарплаты за месяц ухода

Норма

Оплачены только дни до начала отпуска

Тревожный признак

Начислен полный оклад за весь месяц

Табель Т-13

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «ОЖ»

Тревожный признак

Дни отмечены как рабочие или прогулы

Расчет пособия

Норма

Сумма пособия заполнена и соответствует 40% среднего заработка в пределах лимитов

Тревожный признак

Пособие равно нулю или не рассчитано

Работа во время отпуска: неполный день и совместительство

Сотрудник вправе работать во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени или на дому — с сохранением пособия. В 1С это оформляется прямо в документе отпуска: установите флажок о работе на условиях неполного рабочего времени, укажите график неполного времени (его предварительно создают в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников») и дату выхода.

При таком оформлении программа одновременно начисляет зарплату пропорционально отработанному времени и продолжает выплату пособия. В табеле дни будут отражаться с двойным кодом — отработанное время и «ОЖ». Важно, чтобы график неполного времени был реально сокращенным: формальное сокращение дня на несколько минут при полной фактической нагрузке — типичный повод для отказа СФР в признании расходов.

Досрочный выход на полный рабочий день оформляется отдельным документом «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (или «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» — в зависимости от релиза). С даты возврата пособие прекращается, а плановые начисления восстанавливаются. Прерывать отпуск «задним числом» нельзя: дата возврата должна соответствовать фактическому выходу, иначе возникнут переплаты по пособию и искажения в отчетности.

Отчетность и передача сведений в СФР

При прямых выплатах работодатель обязан передать в фонд сведения для назначения пособия в течение установленного законом срока после получения заявления. В 1С:ЗУП это делается из журнала пособий: документ со сведениями формируется автоматически на основании отпуска по уходу, его нужно проверить, выгрузить и отправить через «1С-Отчетность».

Ежемесячно пособие отражается в расчете по страховым взносам и в персонифицированных сведениях в той части, которая относится к обязанностям работодателя. Сам отпуск по уходу также влияет на стаж для отчетов в СФР: периоды ухода за ребенком до полутора лет передаются с соответствующим кодом. Формируйте эти сведения только после того, как убедились, что кадровые документы проведены с корректными датами.

Если СФР прислал уведомление об ошибке в сведениях, не редактируйте исходный кадровый документ «вслепую». Сначала выясните, какое именно поле отклонил фонд (обычно это СНИЛС, реквизиты свидетельства о рождении или даты периода), исправьте данные в карточке физического лица или документе, а затем сформируйте корректирующий реестр.

Особые ситуации: внешние совместители, несколько детей, отпуск у отца

Внешнему совместителю отпуск по уходу оформляется по общим правилам, но пособие он получает только по одному месту работы по своему выбору. В программе документ создается в той организации, где назначается пособие; на втором месте работы оформляется только отпуск без пособия.

При рождении двойни пособие назначается на каждого ребенка, но суммарно не более 100% среднего заработка. В документе отпуска укажите обоих детей — программа самостоятельно рассчитает сумму с учетом ограничения. Данные каждого ребенка вносятся отдельной строкой.

Отпуск по уходу может оформить отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. Для программы это тот же документ и тот же алгоритм; отличается только пакет подтверждающих документов — потребуются справки о том, что оба родителя пособие не получают.

Удобно вести отдельный список сотрудников в отпуске по уходу с контрольными датами: окончание выплаты пособия (1,5 года) и окончание отпуска (3 года). В 1С такой список легко получить отчетом «Остатки отпусков» и кадровыми отчетами по отсутствиям — это помогает вовремя оформить возврат или продление документов.

FAQ

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии есть документ «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Зарплата и кадры». Он прекращает начисления и отражает отсутствие, но расчет пособия и кадровая отчетность там существенно проще, чем в ЗУП. Если в организации несколько сотрудников и регулярные кадровые события, удобнее вести учет в ЗУП.

Что делать, если зарплата продолжает начисляться после оформления отпуска?

Сначала проверьте, проведен ли документ отпуска и верна ли дата начала. Затем убедитесь, что нет более позднего кадрового документа (перевода, изменения условий), который возвращает сотрудника в рабочее состояние. Если документы корректны, перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» за проблемный месяц.

Как оформить продление отпуска с 1,5 до 3 лет?

Если изначально отпуск был оформлен до 1,5 лет, продление оформляется новым документом «Отпуск по уходу за ребенком» с даты, следующей за окончанием предыдущего, но уже без назначения пособия. Проще сразу оформлять отпуск до 3 лет — тогда дополнительный документ не потребуется, а пособие само прекратится по дате, указанной на закладке пособий.

Нужно ли останавливать отпуск, если сотрудница уходит в новый отпуск по беременности и родам?

Да. Одновременно находиться в двух отпусках нельзя: сотрудница выбирает одно из пособий. В 1С оформляется возврат из отпуска по уходу (или изменение его условий) с даты начала нового больничного, затем — обычный больничный по БиР. После его окончания отпуск по уходу можно оформить заново уже на второго ребенка.

Как проверить, что сведения о пособии ушли в СФР?

Откройте журнал отправленных документов в «1С-Отчетности» и проверьте статус реестра: «Принят» или «Доставлен». Если статус «Ошибка», откройте протокол — в нем указано, какое поле отклонил фонд. Исправьте данные в карточке сотрудника или документе и сформируйте корректирующий реестр.

Облагается ли пособие по уходу за ребенком НДФЛ и взносами?

Нет, государственное пособие по уходу за ребенком не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В 1С вид расчета пособия уже настроен с нужными кодами дохода — изменять эти настройки вручную не требуется. Если пособие попало в облагаемую базу в отчетах, проверьте, не создано ли начисление копированием с измененными настройками.