Другое · 10 мин
Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С:ЗУП: документы, пособие, настройки, проверка расчета и типичные ошибки.
Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С:ЗУП оформляется кадровым документом «Отпуск по уходу за ребенком», который одновременно переводит сотрудницу на новый вид занятости, останавливает начисление зарплаты и назначает ежемесячное пособие. Ошибки на этом этапе приводят к неверным расчетам пособия, лишним начислениям зарплаты и проблемам при отчетности в СФР.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — наиболее распространенную конфигурацию. В 1С:Бухгалтерии 8 часть шагов отличается, об этом сказано отдельно. Перед началом работы убедитесь, что программа обновлена: размеры пособий, предельные базы и форматы обмена с СФР регулярно меняются, и устаревший релиз даст неверный расчет.
Понадобятся: заявление сотрудницы, свидетельство о рождении ребенка, справка с места работы второго родителя о том, что он пособие не получает (или сведения через СЭДО), а также дата окончания отпуска по беременности и родам — именно со следующего дня обычно начинается отпуск по уходу.
Подготовка: что проверить до ввода документа
Сначала убедитесь, что в программе корректно завершен предыдущий период — отпуск по беременности и родам. Откройте документ «Больничный лист», которым он был оформлен, и проверьте дату окончания. Отпуск по уходу начинается со следующего календарного дня, и разрыв или наложение дат приведет к ошибкам в расчете.
Проверьте, что в настройках учетной политики и в карточке организации актуальны сведения для СФР: регистрационный номер, код подчиненности, настроенный обмен ЭЛН и СЭДО. Без этого вы не сможете вовремя отправить сведения о назначении пособия, а фонд сейчас большинство пособий выплачивает напрямую работнику.
Также убедитесь, что в справочнике сотрудников карточка заполнена полностью: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. Эти сведения попадут в ответ на запрос СФР, и ошибка в них задержит выплату пособия.
Ввод документа «Отпуск по уходу за ребенком»
Перейдите в раздел «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком». Альтернативный путь — «Зарплата → Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска». Оба маршрута открывают один и тот же документ.
Заполните основные поля: организацию, сотрудницу, дату начала отпуска и дату окончания. Если оформляется отпуск до 1,5 лет, укажите дату, когда ребенку исполняется 1,5 года. Если сотрудница сразу планирует сидеть до 3 лет, можно указать период до 3 лет — пособие до 1,5 лет в этом случае назначается отдельной настройкой внутри документа.
В табличной части «Дети» добавьте ребенка: ФИО, дату рождения, реквизиты свидетельства о рождении. Если детей несколько (например, двойня), добавьте каждого — от этого зависит размер пособия, так как пособия суммируются с учетом ограничений.
- 1Откройте «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и создайте «Отпуск по уходу за ребенком»
- 2Укажите сотрудницу, дату начала (день после окончания больничного по БиР) и дату окончания
- 3Добавьте ребенка: ФИО, дата рождения, свидетельство о рождении
- 4Установите флажок выплаты пособия до 1,5 лет и укажите дату первой выплаты
- 5Проверьте средний заработок на вкладке расчета и при необходимости скорректируйте период
- 6Проведите документ и убедитесь, что зарплата за период отпуска не начисляется
Настройка пособия и расчет среднего заработка
В документе установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, с которой пособие назначается. Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок за два предшествующих календарных года и сумму пособия как 40% среднего заработка с учетом минимального и максимального ограничений.
Если сотрудница в расчетных годах была в отпуске по беременности или по уходу за другим ребенком, она вправе заменить годы расчетного периода. Для этого на вкладке расчета среднего заработка измените период вручную — программа пересчитает пособие. Замена допускается только при условии, что она увеличивает размер пособия, и по заявлению сотрудницы.
Проверьте расчет, открыв печатную форму «Расчет среднего заработка» из документа. Сверьте учтенные суммы с данными за расчетные годы: если часть дохода получена у другого работодателя, внесите справку о заработке вручную через ссылку в форме расчета.
Работа вахтером и особые сценарии
Работа во время отпуска на условиях неполного времени
Сотрудница вправе работать во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия. В этом случае в документе отпуска установите соответствующий флажок и укажите график неполного рабочего времени. Программа продолжит начислять и зарплату пропорционально отработанному времени, и пособие.
Отпуск оформляет отец или другой родственник
Отпуск по уходу может оформить отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. Порядок в программе тот же, но потребуется справка с места работы матери о том, что она отпуск не использует и пособие не получает. В документе ничего дополнительно менять не нужно — отличия только в комплекте бумажных документов.
Досрочный выход и прерывание отпуска
Если сотрудница выходит на работу до окончания отпуска, введите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). Он прекращает пособие и возобновляет начисление зарплаты с указанной даты. При выходе на полный день пособие прекращается — это важно не пропустить, иначе возникнет переплата, которую СФР потребует вернуть.
Как выбрать действие
Взаимодействие с СФР и выплата пособия
После проведения документа программа формирует сведения для СФР. При настроенном СЭДО ответ на входящий запрос фонда отправляется из раздела «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» или «Обмен электронными документами». Проверьте, что ответ отправлен в течение установленного срока — обычно три рабочих дня с момента получения запроса.
Если организация выплачивает пособие сама (в отдельных случаях, предусмотренных законом), сумма пособия попадет в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически при заполнении. Откройте расшифровку по сотруднице и убедитесь, что строка пособия присутствует и рассчитана за полный месяц или пропорционально дням за первый неполный месяц.
Ведомость на выплату формируется стандартно: «Выплаты → Ведомости в банк (кассу)». Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами — проверьте, что в ведомости по этой строке нет удержанного налога.
Как проверить результат
Только строка пособия, зарплата отсутствует
Начислена зарплата или отпускные за период отпуска
Пособие без НДФЛ и взносов
С пособия удержан НДФЛ
Позиция сохранена, сотрудница в отпуске по уходу
Сотрудница числится работающей полный день
Ответ на запрос отправлен в срок
Запрос висит без ответа более трех рабочих дней
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — наложение дат отпуска по уходу на отпуск по беременности и родам. Программа либо не даст провести документ, либо посчитает пособие с неверной даты. Решение: скорректируйте дату начала отпуска на день, следующий за окончанием больничного.
Вторая типичная ситуация — забытый «Возврат из отпуска» при досрочном выходе. Сотруднице продолжают начислять пособие параллельно с зарплатой, что образует переплату. Исправление: введите возврат из отпуска фактической датой и сторнируйте излишне начисленное пособие через документ «Сторнирование» или перерасчет в текущем периоде.
Третья ошибка — неверный расчетный период при переходе «из декрета в декрет». Если не заменить годы, пособие посчитается по минимуму или от низкого заработка. Всегда проверяйте вкладку среднего заработка и сравнивайте варианты расчета.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) отпуск по уходу оформляется документом «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Зарплата и кадры → Отпуска» либо через кадровый приказ в зависимости от настроек функциональности. Состав полей аналогичен: сотрудница, период, ребенок, назначение пособия.
Отличие в том, что возможности расчета и кадрового учета в Бухгалтерии уже: нет полноценного учета графиков неполного времени и сложных сценариев замены лет. Если в организации несколько сотрудниц в отпусках по уходу или нужны нестандартные расчеты, корректнее вести зарплату в ЗУП с выгрузкой проводок в бухгалтерскую программу.
Что важно запомнить
Отпуск оформляется одним документом «Отпуск по уходу за ребенком» с корректными датами, данными ребенка и флажком пособия. Проверьте расчет среднего заработка, своевременно отправьте сведения в СФР и не забудьте ввести возврат из отпуска при досрочном выходе сотрудницы.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на совместителя?
Да, внешний совместитель вправе получить отпуск и пособие по одному из мест работы по своему выбору. В программе документ вводится по тому месту работы, где назначается пособие; по другому месту оформляется только кадровый отпуск без пособия.
Как оформить отпуск, если ребенок родился у сотрудницы, работающей по ГПХ?
Отпуск по уходу за ребенком предоставляется только в рамках трудового договора. По договору ГПХ отпуск не оформляется; вопрос пособия решается через СФР в зависимости от статуса застрахованного лица, и в 1С кадровый документ отпуска в этом случае не вводится.
Что делать, если пособие рассчиталось ниже минимального размера?
Проверьте три вещи: обновлен ли релиз конфигурации, указан ли районный коэффициент в карточке организации или подразделения, верно ли заполнены дети в документе. Если все корректно, программа сама дотянет пособие до минимума — сравните сумму с актуальным минимальным размером.
Как продлить отпуск с 1,5 до 3 лет?
Введите изменение документа отпуска (кнопка «Исправить» или новый документ с датой продления) и укажите новую дату окончания. Пособие до 1,5 лет при этом прекращается автоматически по достижении ребенком соответствующего возраста.
Нужно ли увольнять сотрудницу, замещающую декретную позицию?
Если на период отпуска по уходу принят временный сотрудник по срочному договору, при выходе основной сотрудницы введите «Возврат из отпуска», а временного сотрудника увольте в связи с выходом основного работника — основание и порядок отражаются стандартным документом увольнения.