Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С:ЗУП

Отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет оформляется в 1С:Зарплата и управление персоналом одним кадровым документом, который одновременно останавливает начисление зарплаты, переводит сотрудницу на пособие и фиксирует период отсутствия в кадровом учёте. Ошибки на этом этапе приводят к двойным начислениям, неверным данным для СФР и искажённому стажу.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки исходных данных до приказа, назначения пособия, прерывания отпуска и контроля расчётов. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3, но логика применима и к другим редакциям с незначительными отличиями в названиях команд.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Зарплата», а в программе актуальны сведения об организации и сотруднике. Если отпуск оформляется задним числом, сначала проверьте, не закрыт ли период расчёта зарплаты.

Проверка исходных данных перед оформлением

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и убедитесь, что заполнены СНИЛС, данные паспорта и сведения о приёме на работу. Эти данные понадобятся для отчётности в СФР и для корректного расчёта пособия. Если сотрудница только выходит из отпуска по беременности и родам, проверьте дату окончания больничного — отпуск по уходу начинается со следующего дня.

Отдельно проверьте, внесён ли ребёнок в справочник «Родственники» карточки сотрудника. В документе отпуска нужно будет указать, на какого ребёнка он оформляется, и программа подтянет данные из этого справочника. Если ребёнка в базе нет, добавьте его заранее: ФИО, дата рождения, реквизиты свидетельства о рождении.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»

Перейдите в раздел Кадры → Все отсутствия сотрудников (или Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком в зависимости от настройки меню) и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, дату документа и сотрудника. После выбора сотрудника программа покажет текущее состояние — работает, в отпуске по беременности и родам и т. п.

Укажите период отпуска. Дата начала — день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам (или день, указанный в заявлении). Дата окончания — день, когда ребёнку исполняется 3 года. Если сотрудница планирует выйти раньше, дату окончания всё равно лучше указать по достижении трёх лет, а фактический выход потом оформить прерыванием — так меньше риск ошибиться с периодом пособия.

В поле выбора ребёнка укажите запись из справочника родственников. Отметьте, является ли ребёнок первым, — это влияет на минимальный размер пособия при расчёте. Проверьте и при необходимости скорректируйте количество детей, за которыми осуществляется уход.

1. 1
   Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком и создайте документ
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату документа
3. 3
   Задайте период отпуска: от дня после больничного до дня исполнения ребёнку 3 лет
4. 4
   Выберите ребёнка из справочника родственников, отметьте очерёдность
5. 5
   На вкладке пособий включите пособие до 1,5 лет и проверьте расчётный период
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа

Назначение пособий внутри документа

В документе есть отдельная область (или вкладка) для пособий. Установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую оно выплачивается — день исполнения ребёнку полутора лет. Программа рассчитает пособие как 40% среднего заработка за два предшествующих календарных года с учётом минимальных и максимальных ограничений.

Если сотрудница работала в организации неполный расчётный период, проверьте, загружены ли справки о заработке с предыдущих мест работы (раздел Зарплата → Справки для расчёта пособий или данные в карточке сотрудника). Без этих данных пособие будет рассчитано заниженным. Также проверьте заявление о замене лет расчётного периода, если сотрудница в предшествующие годы была в отпусках по беременности или по уходу — замена оформляется в том же документе.

Компенсационная выплата 50 рублей в период с 1,5 до 3 лет назначается отдельным флажком, если ваша организация её выплачивает (для детей, рождённых до 2020 года, она обязательна). Само пособие до 3 лет на первого и второго ребёнка для нуждающихся семей назначается через СФР, а не работодателем — в 1С оно не начисляется.

Приказ и печатные формы

После проведения документа сформируйте приказ по кнопке «Печать». В типовой конфигурации доступна унифицированная форма Т-6 или произвольная форма приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком. Проверьте в печатной форме период отпуска, ФИО ребёнка и основание (заявление сотрудника).

Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Само заявление сотрудника храните вместе с приказом — оно основание для документа в 1С. Если отпуск оформляет отец или бабушка, дополнительно потребуется справка с места работы матери о том, что она отпуск не использует.

Что происходит в учёте после проведения

После проведения документа сотрудник получает состояние «В отпуске по уходу за ребёнком», и программа перестаёт начислять ему зарплату по основному месту работы. В табеле учёта рабочего времени дни отпуска отражаются условным обозначением «ОЖ». Это важно проверить: если в табеле вместо «ОЖ» стоят рабочие дни, документ либо не проведён, либо неверно указан период.

Пособие до 1,5 лет попадёт в ведомость на выплату автоматически при заполнении документа «Ведомость…» по кнопке «Заполнить» — при условии, что в настройках учётной политики зарплаты включён учёт пособий. Отдельно проверьте стаж: период отпуска по уходу засчитывается в страховой стаж, и 1С учитывает это автоматически по данным документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника

Норма

В карточке и списке — «Отпуск по уходу за ребёнком»

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим, зарплата продолжает начисляться

Табель учёта времени

Норма

За период отпуска проставлено «ОЖ»

Тревожный признак

Стоят рабочие дни или пустые ячейки

Ведомость на выплату

Норма

Пособие до 1,5 лет заполняется автоматически

Тревожный признак

Строка пособия пустая или сумма нулевая

Прерывание отпуска и выход на работу

Если сотрудник выходит на работу до окончания отпуска — на полный день или на неполное рабочее время, — оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (или «Изменение отпуска по уходу за ребёнком» в зависимости от релиза). Укажите дату выхода и условия: при неполном рабочем времени право на пособие до 1,5 лет сохраняется, и это отражается соответствующей настройкой в документе.

Частая ситуация — временный выход на несколько месяцев с последующим возвратом в отпуск. В этом случае оформляется возврат из отпуска, а затем новый документ отпуска по уходу на оставшийся период. Не редактируйте задним числом первоначальный документ, если по нему уже были выплаты и отчётность.

Особые сценарии

Отпуск оформляет отец или бабушка

Документ создаётся точно так же на того сотрудника, который уходит в отпуск. Разница только в пакете оснований: заявление, свидетельство о рождении и справка о том, что второй родитель отпуск не использует. В 1С дополнительных настроек не требуется.

Уход за двумя и более детьми

Если сотрудница ухаживает за двумя детьми до 1,5 лет, в документе указывается количество детей, и пособия суммируются, но итог не может превышать 100% среднего заработка. Программа контролирует это ограничение автоматически, но сумму стоит перепроверить вручную на вкладке расчёта.

Работа во время отпуска

Сотрудник в отпуске по уходу может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением пособия до 1,5 лет. В 1С это оформляется кадровым переводом на неполный график без прерывания отпуска — в документе отпуска есть соответствующая настройка, либо используется документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком».

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но только если период ещё не закрыт и отчётность не сдана. Иначе потребуется отмена закрытия месяца и корректировка отчётности — взвесьте, не проще ли оформить отпуск с текущей даты по согласованию с сотрудником.

Почему пособие в ведомости не заполняется?

Чаще всего не установлен флажок выплаты пособия в документе отпуска или отключён учёт пособий в настройках учётной политики. Также проверьте, что дата ведомости попадает в период выплаты пособия — до исполнения ребёнку 1,5 лет.

Как отразить пособие до 3 лет от СФР?

Пособие на детей до 3 лет для нуждающихся семей выплачивает СФР напрямую, работодатель в нём не участвует. В 1С:ЗУП оно не начисляется и в ведомости не попадает — отражать нужно только пособие до 1,5 лет и, при наличии оснований, компенсацию 50 рублей.

Что делать, если сотрудница вышла на неполный день?

Оформите изменение условий отпуска или кадровый перевод на неполный график, не прерывая отпуск. Пособие до 1,5 лет сохраняется, зарплата начисляется пропорционально отработанному времени. Проверьте, что в табеле корректно отражаются и часы работы, и период отпуска.

Нужно ли увольнять совместительство при отпуске по уходу?

Нет. По внутреннему совместительству отпуск оформляется отдельным документом на соответствующее место работы, если сотрудник прекращает по нему работу. Если продолжает работать по совместительству — отпуск оформляется только по основному месту.

Как исправить ошибочную дату окончания отпуска?

Если по документу ещё не было выплат и отчётности, отмените проведение, исправьте дату и проведите заново. Если период закрыт — создайте документ «Изменение отпуска по уходу за ребёнком» или возврат из отпуска с корректной датой, не трогая исходный документ.