Другое · 11 мин
Как оформить отпуск без содержания в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению отпуска без содержания в 1С:ЗУП и 1С:КАМИН. Документы, настройка вида отсутствия, расчёт отпускного стажа и частые ошибки.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счёт) — один из самых частых кадровых документов, и в 1С его оформление напрямую влияет на расчёт зарплаты, табель учёта рабочего времени и стаж для ежегодного отпуска. Ошибка в документе приводит к лишним начислениям, неверным остаткам отпусков и расхождениям с данными СЗВ-СТАЖ.
Материал написан применительно к 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — именно эта конфигурация используется в большинстве организаций. Для 1С:КАМИН и конфигураций на базе УПП логика похожа, отличаются названия документов и разделы меню.
Что важно проверить до оформления документа
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно настроен вид отсутствия для отпуска без содержания. В типовой поставке 1С:ЗУП такие виды уже предопределены, но если конфигурация дорабатывалась или план видов расчёта менялся, настройки могли быть изменены.
Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисления с назначением «Отпуск без оплаты» (обычно их два: для отпуска по заявлению сотрудника и для обязательных отпусков, например участникам ВОВ). Проверьте, что на вкладке «Учёт времени» выбран вид отсутствия и указан правильный буквенный код для табеля.
ОЗ — отпуск по заявлению сотрудника, ДО — обязательный отпуск, предусмотренный законом. Код определяется настройкой вида отсутствия
Проверьте, что начисление настроено как отсутствие, вытесняющее оплату по окладу
Дни сверх 14 календарных в рабочем году не входят в стаж ежегодного отпуска — проверьте настройку стажа
Пошаговое оформление документа «Отпуск без сохранения оплаты»
Основной сценарий в 1С:ЗУП 3.1 выглядит так. Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска» и нажмите «Создать» → «Отпуск без сохранения оплаты». Если документа нет в списке, включите его в настройках: «Настройка» → «Кадровый учёт» → установите флажок, разрешающий отпуска без оплаты.
В документе укажите организацию, сотрудника и период отпуска — дату начала и дату окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней. Если отпуск приходится на праздничные дни, они включаются в период без содержания, в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска.
Выберите вид отпуска: «Отпуск без оплаты» (по заявлению сотрудника) или «Отпуск без оплаты по законодательству» (обязательные категории — пенсионеры, инвалиды, участники ВОВ и другие, перечисленные в ст. 128 ТК РФ). От выбора зависит код в табеле и учёт в стаже.
После проверки реквизитов нажмите «Провести». Документ сразу регистрирует отсутствие сотрудника: при расчёте зарплаты за соответствующий месяц дни отпуска будут исключены из оплачиваемого времени.
- 1Проверьте настройку вида отсутствия и кода табеля в разделе «Настройка» → «Начисления»
- 2Создайте документ: «Кадры» → «Отпуска» → «Отпуск без сохранения оплаты»
- 3Заполните сотрудника, период и вид отпуска (по заявлению или по законодательству)
- 4Проведите документ и проверьте табель за месяц — должны появиться коды ОЗ или ДО
- 5Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что дни отпуска исключены из оплаты
Оформление отпуска внутри месяца и на стыке периодов
Если отпуск без содержания захватывает часть месяца, дополнительных действий не требуется: документ «Начисление зарплаты и взносов» сам уменьшит оплату пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Проверить это можно через кнопку «Показать подробности расчёта» в строке начисления.
Сложнее ситуация, когда отпуск переходит на следующий месяц. В 1С:ЗУП документ «Отпуск без сохранения оплаты» корректно обрабатывает такие периоды автоматически: отсутствие распределяется между месяцами, и каждый месяц рассчитывается отдельно. Дробить документ на два не нужно — это частая ошибка, которая приводит к двойному учёту дней в стаже.
Если зарплата за месяц уже рассчитана
Когда отпуск оформляется задним числом после расчёта зарплаты, программа при проведении документа предложит выполнить перерасчёт. Согласитесь на него — иначе в следующем расчёте появится сторно, которое придётся объяснять сотруднику и отражать в отчётности. Если расчётный период закрыт и сдана отчётность, перерасчёт корректнее оформить документом «Перерасчёт, доплата» или через механизм доначислений в текущем периоде.
Как отпуск без содержания влияет на стаж и остатки отпусков
По ст. 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней отпуска без содержания в течение рабочего года. 1С:ЗУП считает это автоматически, но только если в настройках вида отсутствия корректно указаны стажевые параметры.
Проверить результат можно в карточке сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → ссылка «Отсутствия» или отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»). Если сотрудник брал длительный отпуск без содержания, дата окончания его рабочего года должна сдвинуться на количество дней сверх 14.
Табель учёта рабочего времени и отчётность
После проведения документа сформируйте табель Т-13: «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Дни отпуска без содержания должны быть отмечены кодом «ОЗ» (по заявлению) или «ДО» (обязательный по закону). Если вместо кодов стоят прочерки или буквы «НН», значит документ не проведён или вид отсутствия настроен неверно.
Для отчётности в фонды период отпуска без содержания важен при заполнении персонифицированных сведений: такие периоды отражаются с соответствующим кодом в ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ). 1С:ЗУП подтягивает их автоматически из кадровых документов, поэтому оформлять отпуск «табелем вручную», минуя документ, нельзя — иначе сведения в отчёт не попадут.
Отличия в других конфигурациях 1С
В 1С:КАМИН: Зарплата и кадры отпуск без содержания оформляется аналогичным документом «Отпуск» с видом «без сохранения заработной платы» в разделе кадровых документов. Логика учёта стажа и табеля совпадает с ЗУП.
В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) полноценного кадрового учёта нет: отпуск без содержания отражается через документ «Отсутствие сотрудников» (если включён расширенный учёт) либо ручной корректировкой отработанных дней в документе «Начисление зарплаты». Остатки отпусков и стаж там не ведутся — для этого нужна ЗУП.
Сравнение вариантов оформления
Правильный способ: влияет на зарплату, табель, стаж и отчётность. Подходит для любых периодов
Только визуально меняет табель. Зарплата, стаж и ЕФС-1 не учитывают отсутствие — использовать нельзя
Подходит для простого учёта зарплаты, но стаж и остатки отпусков не ведутся
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространённая проблема — зарплата за месяц рассчитана полностью, несмотря на оформленный отпуск. Причины: документ не проведён, дата документа позже расчётного периода и он попал в следующий месяц, либо начисление по окладу не вытесняется отсутствием из-за изменённого плана видов расчёта. Проверьте сначала факт проведения документа, затем настройку приоритетов начислений.
Вторая типичная ошибка — неверный код в табеле. Это происходит, когда бухгалтер создаёт дублирующий вид начисления вместо использования предопределённого. Удалите дубль и перепроведите документ с типовым видом отсутствия.
Как проверить результат после оформления
Итоговая проверка занимает несколько минут и избавляет от проблем при расчёте и сдаче отчётности. Сформируйте табель Т-13, расчётный листок сотрудника за месяц и отчёт «Остатки отпусков». Все три источника должны согласованно отражать период отсутствия.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом ОЗ или ДО
Прочерки, код НН или полные рабочие дни
Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням отпуска
Оклад начислен полностью
При отпуске свыше 14 дней рабочий год сдвинут
Рабочий год не изменился при длительном отпуске
Период отпуска отражён с кодом отпуска без содержания
Период отсутствует в сведениях
Если все контрольные точки в норме, оформление завершено. Если расхождения есть — сначала отмените проведение проблемного документа, исправьте настройки и только потом проводите заново и пересчитывайте зарплату.
Что важно запомнить
Отпуск без содержания в 1С:ЗУП оформляется только документом «Отпуск без сохранения оплаты». Он единовременно влияет на зарплату, табель, отпускной стаж и отчётность. После проведения обязательно сверьте табель, расчётный листок и остатки отпусков, а при оформлении задним числом — выполните перерасчёт.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск без содержания на несколько часов, а не на целый день?
В типовой 1С:ЗУП документ «Отпуск без сохранения оплаты» работает с целыми календарными днями. Для отсутствия на несколько часов используйте документ «Отсутствие с отсутствием на часть смены» (если включён внутрисменный учёт) или отразите часы вручную в документе «Данные для расчёта зарплаты» по настроенному шаблону.
Сотрудник заболел во время отпуска без содержания — что делать в 1С?
Больничный за период отпуска без содержания не оплачивается. Если отпуск прервали, сначала отмените или скорректируйте документ отпуска (измените дату окончания), затем введите больничный лист стандартным документом. Проверьте, что программа не начисляет пособие за дни, совпадающие с отпуском без содержания.
Как оформить отпуск без содержания сразу группе сотрудников?
В документе «Отпуск без сохранения оплаты» можно выбрать нескольких сотрудников через табличную часть, если в настройках кадрового учёта включён режим оформления документов на список сотрудников. Для каждого укажите свой период. Либо создайте отдельные документы копированием — это быстрее, чем заполнять каждый с нуля.
Входит ли отпуск без содержания в расчёт среднего заработка?
Нет. Дни отпуска без содержания исключаются из расчётного периода при расчёте среднего заработка для отпускных, командировок и других случаев. 1С:ЗУП делает это автоматически, если отсутствие оформлено корректным документом, а не ручной правкой табеля.
Что делать, если документ «Отпуск без сохранения оплаты» недоступен в списке?
Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и проверьте, что включена опция учёта отпусков без оплаты. Также проверьте права пользователя: роль «Кадровик» или «Расчётчик» должна иметь доступ к документам отсутствий. После изменения настроек обновите интерфейс — документ появится в разделе «Кадры» → «Отпуска».
Нужно ли оформлять отпуск без содержания совместителю отдельно?
Да. Внутреннее совместительство в 1С:ЗУП — это отдельный сотрудник с собственным графиком и стажем. Если человек уходит в отпуск без содержания по обоим местам, создайте документ для основного сотрудника и отдельный документ для совместителя, иначе по совместительству продолжит начисляться оплата.