Другое · 11 мин
Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по оформлению материальной помощи в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройка вида начисления, документы, НДФЛ, страховые взносы и проводки.
Материальная помощь — выплата сотруднику, не связанная с выполнением трудовых обязанностей: при рождении ребёнка, в связи с бракосочетанием, на лечение, в связи со смертью члена семьи или чрезвычайной ситуацией. В 1С 8.3 Бухгалтерия (редакция 3.0) такая выплата отражается через зарплатный блок программы, и от правильной настройки вида начисления зависит, как программа рассчитает НДФЛ и страховые взносы.
Главная сложность — налоговый режим. Часть видов материальной помощи не облагается НДФЛ и взносами в пределах установленных лимитов (например, 4000 рублей в год для обычной помощи, до 50 000 рублей на каждого ребёнка при рождении), а отдельные выплаты освобождаются полностью. Если в справочнике начислений указать неверный код дохода, программа либо удержит лишний налог, либо занизит базу — и ошибка вылезет при сдаче 6-НДФЛ или РСВ.
Ниже разобран полный цикл: создание вида начисления, оформление документа, выплата, проверка проводок и типичные ошибки. Инструкция применима к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, с включённым учётом зарплаты.
Какие бывают виды материальной помощи и как это влияет на налоги
Перед настройкой в программе определите, к какой категории относится выплата, потому что от этого зависят код дохода по НДФЛ и обложение страховыми взносами. Условно выделяют несколько типовых ситуаций.
Обычная материальная помощь работнику (к отпуску, на лечение, к юбилею) не облагается НДФЛ и взносами в пределах 4000 рублей за налоговый период. Помощь при рождении (усыновлении) ребёнка не облагается в пределах 50 000 рублей на каждого ребёнка при выплате в течение первого года жизни. Помощь в связи со смертью члена семьи и выплаты пострадавшим от чрезвычайных ситуаций освобождаются от НДФЛ полностью при наличии подтверждающих документов.
Для бывших работников (уволившихся пенсионеров, инвалидов) действует тот же лимит 4000 рублей, но выплата оформляется иначе — через счёт 76, если человек уже не числится в штате. Эти нюансы нужно учесть до создания вида начисления, чтобы не переделывать документы задним числом.
Настройка вида начисления для материальной помощи
Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления». В типовой поставке уже может существовать предопределённый элемент «Материальная помощь» — проверьте его настройки. Если его нет или он настроен под другую ситуацию, создайте новый вид начисления кнопкой «Создать».
Заполните ключевые поля. В поле «Наименование» укажите понятное название, например «Материальная помощь к отпуску». В поле «Код дохода НДФЛ» выберите подходящий код: для обычной помощи это код 2710 (материальная помощь работникам с вычетом 503 в пределах лимита), для помощи при рождении ребёнка — код 2762. В поле «Страховые взносы» укажите вид дохода, соответствующий ситуации: «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами» или полностью необлагаемый вариант.
В разделе «Отражение в бухгалтерском учёте» задайте способ отражения. Чаще всего материальная помощь действующим работникам проводится по дебету счёта 91.02 «Прочие расходы» и кредиту 73.03 «Расчёты по прочим операциям» — либо по кредиту 70, если способ отражения настроен на счёт расчётов с персоналом. Какой счёт использовать, определяет учётная политика организации; важно, чтобы способ отражения в программе совпадал с ней.
Оформление начисления документом
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного документа «Материальная помощь» (в отличие от ЗУП), поэтому выплату начисляют документом «Начисление зарплаты». Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты».
Укажите месяц начисления и подразделение. В табличной части добавьте сотрудника, выберите созданный вид начисления «Материальная помощь» и введите сумму. Если помощь выплачивается нескольким сотрудникам, добавьте строки по каждому. Проверьте, что программа корректно рассчитала НДФЛ: при сумме до 4000 рублей налог должен быть нулевым, при превышении — удержан только с суммы сверх лимита.
Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт»). Убедитесь, что сформированы проводки по начислению (Дт 91.02 — Кт 73.03 или 70) и по НДФЛ (Дт 73.03/70 — Кт 68.01), если налог есть. Если проводка по НДФЛ появилась при сумме в пределах лимита — вид начисления настроен неверно, вернитесь к справочнику.
- 1Создайте или проверьте вид начисления: код дохода НДФЛ, вид дохода для взносов, способ отражения в учёте
- 2Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Начисление зарплаты»
- 3Добавьте сотрудника, выберите вид начисления «Материальная помощь», укажите сумму
- 4Проверьте расчёт НДФЛ: в пределах лимита налог равен нулю
- 5Проведите документ и откройте движения — сверьте проводки и регистры
- 6Оформите выплату через «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк»
Выплата материальной помощи сотруднику
После начисления оформите выплату стандартными зарплатными документами: «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу/банк»). В поле «Выплатить» выберите вариант «Материальная помощь» или соответствующий вид выплаты — программа подтянет суммы из начислений.
Если помощь выплачивается в межрасчётный период, обратите внимание на дату выплаты: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. Срок перечисления налога в бюджет программа определит автоматически по дате ведомости, но при ручной корректировке дат проверьте, что сроки не нарушены.
На основании ведомости создайте кассовый документ «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчётного счёта». Все три звена — начисление, ведомость, платёжный документ — должны сойтись по суммам. Расхождение любого звена приведёт к зависшей задолженности по счёту 73 или 70.
Проводки и отражение в учёте
Типовой набор проводок для материальной помощи действующему работнику выглядит так: начисление — Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 73.03 «Расчёты по прочим операциям»; удержание НДФЛ (при наличии) — Дт 73.03 Кт 68.01; выплата — Дт 73.03 Кт 50.01 или 51. Если ведётся учёт по счёту 70, вместо 73.03 будет 70.01.
Начисление страховых взносов на облагаемую часть помощи отражается по дебету того же счёта затрат (91.02) в корреспонденции со счетами 69. Если помощь полностью необлагаемая, проводок по взносам не будет — это нормально, а не ошибка.
Для налогового учёта по налогу на прибыль важно: материальная помощь работникам, как правило, не уменьшает базу по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). В 1С при использовании ПБУ 18/02 это создаёт постоянную разницу — проверьте, что программа её сформировала, если ваша организация применяет ПБУ 18.
Как проверить результат
Налог не рассчитан, вычет 503 отражён в регистре
НДФЛ удержан со всей суммы — неверный код дохода
Дт 91.02 Кт 73.03 (или 70), НДФЛ на 68.01
Проводок нет или счёт затрат 20/26/44 без настройки
Остаток по 73.03/70 по сотруднику равен нулю
Висит остаток — не проведена ведомость или платёж
Выплата попала в отчёт с нужным кодом и вычетом
Выплата отсутствует или необлагаемая часть не показана
Материальная помощь бывшим работникам и другие сценарии
Выплата уволившемуся сотруднику
Если помощь выплачивается бывшему работнику (например, пенсионеру), расчёты ведутся через счёт 76.05, а не через зарплатные счета. В 1С:Бухгалтерии такую выплату часто оформляют операцией вручную с корректным отражением НДФЛ, либо через зарплатный блок, если программа позволяет выбрать уволенного. Не забудьте, что налоговый лимит 4000 рублей действует и здесь.
Помощь при рождении ребёнка
Для этого случая в виде начисления укажите код дохода 2762 с вычетом 503 в пределах 50 000 рублей на каждого ребёнка. Лимит применяется к обоим родителям суммарно, поэтому запросите у сотрудника справку с места работы второго родителя о том, получал ли тот помощь. Выплата должна быть произведена в течение первого года жизни ребёнка — это условие освобождения.
Помощь в связи со смертью члена семьи
Такая выплата полностью не облагается НДФЛ и взносами при наличии подтверждающих документов (свидетельство о смерти, документы о родстве). В виде начисления выберите полностью необлагаемый код дохода. Храните копии документов — налоговая может запросить их при проверке.
Проверка результата и подготовка к отчётности
После оформления всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70, 73 и 69 за период выплаты. Остатки по сотруднику должны закрыться, а обороты по начислению и выплате — совпасть. Дополнительно проверьте регистр «Учёт доходов для исчисления НДФЛ»: выплата должна отразиться с правильным кодом дохода и кодом вычета.
Перед сдачей отчётности сформируйте 6-НДФЛ и РСВ и проверьте, что материальная помощь попала в нужные разделы: в 6-НДФЛ — с датой фактического получения дохода (датой выплаты), в РСВ — в составе базы с выделением необлагаемой суммы. Если выплата полностью необлагаемая, она всё равно отражается в отчётах — отсутствие строки является ошибкой.
Что важно запомнить
Материальная помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляется через вид начисления с правильным кодом дохода НДФЛ и видом дохода для взносов, документом «Начисление зарплаты» и ведомостью на выплату. Проверяйте проводки, налог и отражение в 6-НДФЛ и РСВ — большинство ошибок возникает именно из-за неверной настройки вида начисления.
Частые вопросы
Можно ли оформить материальную помощь операцией вручную?
Технически можно, но делать этого не стоит: ручная операция не создаёт движений в регистрах учёта НДФЛ и страховых взносов, поэтому выплата не попадёт в 6-НДФЛ и РСВ автоматически. Используйте зарплатный блок — документ «Начисление зарплаты» с отдельным видом начисления.
Почему программа удержала НДФЛ, хотя сумма меньше 4000 рублей?
Проверьте код дохода в виде начисления: для обычной материальной помощи должен стоять код 2710 с вычетом 503. Также убедитесь, что сотрудник не получал материальную помощь ранее в этом году — лимит 4000 рублей суммируется по всем выплатам за налоговый период.
Какой счёт использовать — 70 или 73?
Оба варианта встречаются на практике: счёт 73.03 подчёркивает, что выплата не связана с оплатой труда, счёт 70 упрощает расчёты внутри зарплатного блока. Выбор закрепляется учётной политикой; в 1С счёт определяется способом отражения, указанным в виде начисления.
Нужно ли начислять страховые взносы на материальную помощь к отпуску?
Да, если сумма превышает 4000 рублей в год: превышение облагается взносами в общем порядке. Часть в пределах лимита взносами не облагается. В программе это контролируется видом дохода для страховых взносов в настройках начисления.
Как оформить помощь, если сотрудник уже уволился?
Расчёты с бывшим работником ведутся через счёт 76.05. В зависимости от настроек программы выплату оформляют через зарплатный блок с выбором уволенного сотрудника либо корректирующими документами. НДФЛ удерживается с суммы сверх 4000 рублей, взносы на такую выплату, как правило, не начисляются, поскольку трудовые отношения прекращены.
Материальная помощь уменьшает налог на прибыль?
Как правило, нет: выплаты работникам в виде материальной помощи не учитываются в расходах по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). В 1С при применении ПБУ 18/02 это формирует постоянную разницу — проверьте её отражение, если ваша организация ведёт такой учёт.