Другое · 9 мин
Как оформить компенсацию за отпуск в 1С ЗУП
Как оформить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С ЗУП: при увольнении и без увольнения, настройка начислений, расчёт, НДФЛ и взносы, проверка результата.
Компенсация за неиспользованный отпуск в 1С ЗУП начисляется двумя способами: автоматически при увольнении сотрудника или отдельным документом, когда работник продолжает трудиться, но заменяет часть отпуска денежной выплатой. От выбранного сценария зависит, какой документ создавать, как программа рассчитает количество дней и какие налоги будут удержаны.
Ошибки в этом расчёте приводят к недоплате сотруднику, неверным суммам НДФЛ и страховых взносов, а также к расхождениям в отчётности 6-НДФЛ и РСВ. Поэтому перед начислением важно проверить остатки отпусков, средний заработок и настройки вида расчёта в конкретной базе.
Ниже разобраны оба сценария, настройка начисления, проверка расчёта и типичные ошибки, которые встречаются у расчётчиков при работе в 1С:ЗУП 8 редакции 3.
Когда положена компенсация и какой документ выбрать
Первый сценарий — увольнение. По статье 127 ТК РФ при расторжении договора работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска, включая дополнительные. В ЗУП этот расчёт выполняется прямо в документе «Увольнение» или «Увольнение списком».
Второй сценарий — замена части отпуска денежной компенсацией без увольнения (статья 126 ТК РФ). Компенсировать можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, либо дополнительные отпуска, если это не запрещено законом (например, «вредный» дополнительный отпуск в пределах минимальной продолжительности заменять нельзя). Для этого в ЗУП используется документ «Компенсация отпуска» либо начисление через «Начисление зарплаты и взносов».
Есть категории, которым компенсация без увольнения не положена в принципе: беременные женщины и работники до 18 лет обязаны отгулять отпуск фактически. Программа этого не запретит — контроль лежит на кадровике.
Как выбрать действие
Проверка остатков отпусков перед расчётом
Корректность компенсации полностью зависит от остатка неиспользованных дней. Перед расчётом откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам») или одноимённую справку из карточки сотрудника. Сверьте данные с личной карточкой Т-2 и приказами на отпуск.
Если база ведётся не с начала работы сотрудника, остатки должны быть введены документом «Остатки отпусков» (в карточке сотрудника — ссылка «Отсутствия» или через раздел «Кадры»). Без этого программа посчитает компенсацию только за период работы в программе и занизит сумму.
Обратите внимание на периоды, исключаемые из отпускного стажа: отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней в году, отпуска по уходу за ребёнком, прогулы. В ЗУП эти периоды учитываются автоматически, если кадровые документы оформлены корректно. Если отпуск по уходу за ребёнком отражён просто как отсутствие, а не соответствующим документом, стаж будет посчитан неверно.
Компенсация при увольнении: пошаговое оформление
Создайте документ «Кадры» — «Увольнение». Заполните сотрудника, дату увольнения и основание. После выбора сотрудника программа автоматически определит остаток дней отпуска на дату увольнения.
На вкладке «Компенсации и удержания» (в типовой форме документа) установите переключатель «Компенсировать» и укажите количество дней — по умолчанию подставится расчётный остаток. Если вместо компенсации сотрудник берёт отпуск с последующим увольнением, выберите соответствующий вариант — тогда оформляется отпуск, а компенсируются только оставшиеся дни.
Средний заработок для компенсации программа считает по общим правилам: за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Откройте калькулятор среднего заработка в документе и проверьте, все ли премии и начисления попали в базу. При необходимости период можно скорректировать вручную.
- 1Проверьте остаток отпусков отчётом «Остатки отпусков»
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
- 3На вкладке компенсаций выберите «Компенсировать» и сверьте количество дней
- 4Откройте расчёт среднего заработка и проверьте базу начислений
- 5Проведите документ и проверьте суммы НДФЛ и взносов
- 6Сформируйте ведомость на выплату в день увольнения
Компенсация без увольнения
Основание — заявление сотрудника и согласие работодателя. В ЗУП создайте документ «Зарплата» — «Компенсация отпуска» (в некоторых релизах он доступен, если в настройках расчёта зарплаты включена соответствующая опция). Укажите сотрудника, вид отпуска и количество компенсируемых дней.
Если документа «Компенсация отпуска» в вашей версии нет, начисление выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» с ручным добавлением строки по виду расчёта «Компенсация отпуска». Вид расчёта должен существовать в плане видов расчёта «Начисления» — при необходимости создайте его копированием типового.
После начисления остаток отпуска должен уменьшиться на компенсированные дни. Проверьте это отчётом «Остатки отпусков»: если остаток не изменился, значит, документ не списал дни, и при следующем отпуске сотруднику предоставят уже оплаченные дни повторно.
Настройка вида расчёта, НДФЛ и взносов
Типовой вид расчёта «Компенсация отпуска» в ЗУП уже настроен: облагается НДФЛ (код дохода 2013 для компенсации без увольнения; при увольнении применяется код 2013 либо в соответствии с актуальными настройками релиза) и страховыми взносами в полном объёме. Компенсация за неиспользованный отпуск не входит в перечень необлагаемых выплат.
Проверьте настройки: откройте «Настройка» — «Начисления», найдите вид расчёта и убедитесь, что на вкладке «Налоги и взносы» указано обложение НДФЛ и взносами. Если начисление создавалось вручную или копировалось из нетипового, именно здесь чаще всего скрывается причина неверных сумм в 6-НДФЛ.
Дата фактического получения дохода по компенсации — день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается при выплате и отражается в отчётности по дате ведомости. Выплатить компенсацию при увольнении нужно в последний рабочий день сотрудника вместе с окончательным расчётом.
Как проверить результат
Уменьшился на компенсированные дни
Не изменился — дни будут учтены повторно
Удержана с полной суммы компенсации
Налог нулевой — проверьте настройку вида расчёта
Совпадает с расчётом по справке о среднем
Сильно отличается — проверьте базу и период расчёта
Выплата и налог видны по дате ведомости
Суммы нет — проверьте дату выплаты и проведение ведомости
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверный остаток отпусков из-за того, что старые отпуска оформлены не документами, а «вручную» в табеле. Исправление: введите корректные остатки и перепроведите расчёт компенсации, сторнировав прежний документ, если он уже проведён.
Вторая ошибка — двойное начисление: компенсация рассчитана в документе «Увольнение», а затем та же сумма добавлена в «Начисление зарплаты и взносов». Перед проведением окончательного расчёта сверьте итоговые суммы по сотруднику в расчётном листке.
Третья группа ошибок — неверный средний заработок из-за неучтённой премии или индексации. Если оклады повышались, проверьте, что в программе отражена индексация: средний заработок для компенсации должен учитывать повышение по правилам Положения № 922.
FAQ
Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и взносами?
Да. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — она не входит в перечень необлагаемых выплат. В ЗУП типовой вид расчёта уже настроен на полное налогообложение.
Почему в документе «Увольнение» не заполнилось количество дней компенсации?
Чаще всего остаток отпусков равен нулю или не введены начальные остатки. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и при необходимости введите остатки документом «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.
Можно ли компенсировать деньгами отпуск прошлых лет без увольнения?
Только ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней, а также дополнительные отпуска, если их замена не запрещена. Основные 28 дней «сгоревших» отпусков деньгами без увольнения не заменяются — они компенсируются только при расторжении договора.
Когда выплачивать компенсацию при увольнении?
В последний рабочий день сотрудника вместе с зарплатой и прочими суммами окончательного расчёта. За задержку работодатель обязан уплатить проценты, а в ЗУП дата выплаты определит и срок перечисления НДФЛ.
Как исправить ошибочно начисленную компенсацию?
Если документ ещё не выплачен — отмените проведение и исправьте. Если выплата прошла, используйте документ «Сторнирование начислений» или скорректируйте начисление в текущем периоде, затем пересчитайте НДФЛ и взносы и проверьте уточнённую отчётность.
Что важно запомнить
При увольнении компенсация считается в документе «Увольнение», без увольнения — документом «Компенсация отпуска» и только за дни сверх 28. Перед расчётом проверьте остатки отпусков и средний заработок, после — списание дней, НДФЛ и попадание выплаты в отчётность.