Как оформить договор ГПХ в 1С

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в программах 1С оформляется отдельно от трудового договора, потому что по нему действуют другие правила: нет отпусков, больничных и кадровых приказов в классическом виде, а страховые взносы начисляются только на пенсионное и медицинское страхование. Ошибка в выборе типа договора приводит к неверным взносам, лишним начислениям и замечаниям при проверке персонифицированной отчётности.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для исполнителей по ГПХ есть отдельные документы и отчёты, включая сведения для СФР. В 1С:Бухгалтерии функциональность проще: договор заводится как гражданско-правовой, а начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» или отдельной операцией. Ниже разобраны оба сценария, настройки и контрольные проверки.

Проверьте, что договор действительно относится к ГПХ

Прежде чем заводить документ в программе, убедитесь, что отношения с исполнителем не носят признаков трудовых. Регулярные одинаковые выплаты, фиксированный график, подчинение правилам внутреннего распорядка и выполнение постоянной функции — признаки, по которым договор могут переквалифицировать в трудовой. В этом случае организации грозят доначисления взносов, штрафы и обязанность предоставить работнику все гарантии трудового законодательства.

Для учёта в 1С важно определить характер выплат: разовая услуга, работа с конкретным результатом или авторский договор. От этого зависит вид договора в программе, код дохода для НДФЛ и необходимость подавать сведения о застрахованных лицах. Если договоров с одним исполнителем несколько, каждый регистрируется отдельным документом со своим периодом действия.

Настройка программы перед началом работы

В 1С:ЗУП проверьте, что включён учёт договоров ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что установлен флаг «Договоры ГПХ» (в некоторых версиях — «Расчёты с физическими лицами по договорам ГПХ»). Без этой настройки нужные документы и начисления в интерфейсе не появятся.

Дополнительно проверьте справочник «Начисления»: для оплаты по ГПХ должно быть предопределённое начисление «Оплата по договорам ГПХ» с правильными настройками — облагается НДФЛ (код дохода 2010 для подряда, 2013 для авторских), облагается взносами на ОПС и ОМС, не облагается взносами на случай временной нетрудоспособности. Если организация применяет нестандартные виды работ, начисление можно скопировать и настроить отдельно.

В 1С:Бухгалтерии отдельной настройки не требуется — достаточно, чтобы в параметрах учёта зарплаты был включён соответствующий функционал, а в учётной политике корректно указаны тарифы страховых взносов. Проверьте также счёт учёта затрат: по умолчанию выплаты по ГПХ часто относятся на счёт 76 или на затратные счета в зависимости от характера работ.

Оформление договора ГПХ в 1С:ЗУП

Сначала заведите физическое лицо. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», создайте нового сотрудника и заполните личные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Для исполнителя по ГПХ не нужно создавать приём на работу — достаточно карточки сотрудника, статус «без трудового договора» программа определит автоматически по отсутствию кадровых документов.

Затем зарегистрируйте сам договор. Перейдите в «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)» или «Кадры» → «Договоры ГПХ» (название зависит от версии) и создайте документ «Договор (работы, услуги)». Укажите сотрудника, организацию, подразделение, период действия договора и сумму. Если оплата производится по акту за выполненный объём, сумму можно указать ориентировочно или оставить начисление на этапе расчёта.

Обратите внимание на поля, влияющие на отчётность: дата начала и окончания договора попадают в сведения для СФР, а тип договора определяет код категории застрахованного лица. Для авторских договоров используйте отдельный вид документа — он корректно учитывает нормируемые расходы при расчёте базы по взносам.

1. 1
   Включите учёт договоров ГПХ в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Создайте карточку сотрудника с полными персональными данными
3. 3
   Зарегистрируйте документ «Договор (работы, услуги)» с периодом и суммой
4. 4
   Начислите оплату документом «Начисление зарплаты и взносов» или «Договоры ГПХ»
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы в расчётном листке
6. 6
   Сформируйте выплату и сведения для СФР

Оформление договора ГПХ в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника. В поле «Вид договора» выберите «Договор подряда» — это ключевой момент, от которого зависит расчёт взносов. Заполните ИНН, СНИЛС и адрес: эти данные нужны для справок 2-НДФЛ и персонифицированной отчётности.

Начисление выполняется документом «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Начисление зарплаты». В табличной части выберите сотрудника, начисление «Оплата по договорам ГПХ» и укажите сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и взносы. Если сотрудник-исполнитель не появляется в списке для начисления, проверьте, что в его карточке выбран именно договор подряда, а не трудовой договор.

Выплата оформляется стандартной ведомостью («Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу») с видом выплаты «Зарплата» или «Договоры ГПХ» в зависимости от версии. Проверьте, что НДФЛ удержан в момент выплаты, а проводки по взносам сформировались на счетах 69.02 и 69.03 без взносов на ВНиМ.

Начисление, НДФЛ и страховые взносы

С оплаты по договору ГПХ удерживается НДФЛ по ставке, применяемой к доходам исполнителя. Организация выступает налоговым агентом, поэтому налог рассчитывается при начислении и удерживается при выплате. Если исполнитель заявил стандартные вычеты, их можно предоставить — для этого в карточке сотрудника вводится заявление на вычеты.

Страховые взносы начисляются только на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются — именно поэтому исполнитель по ГПХ не получает оплату больничных. Контролируйте это в расчётном листке: строка взносов на ВНиМ по договорнику должна быть пустой или нулевой.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Взносы на ВНиМ в расчётном листке

Норма

Не начисляются (нулевая сумма)

Тревожный признак

Взносы посчитаны — неверный вид договора или настройка начисления

Удержанный НДФЛ

Норма

Равен ставке от суммы начисления за вычетом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ нулевой или завышенный — проверьте код дохода и вычеты

Сотрудник в отчёте по взносам

Норма

Попадает в раздел с кодом категории договорника

Тревожный признак

Отсутствует или стоит код обычного работника

Отчётность по исполнителям ГПХ

По договорам ГПХ организация обязана подавать сведения о начале и окончании договора в СФР. В 1С:ЗУП эти сведения формируются автоматически на основании документов «Договор (работы, услуги)»: откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и проверьте, что события заключения и расторжения попали в соответствующие формы. Срок подачи ограничен, поэтому не откладывайте отправку.

Исполнитель также включается в расчёт по страховым взносам и в раздел персонифицированных сведений о физических лицах с указанием сумм дохода и НДФЛ. По итогам года формируется справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе 6-НДФЛ. Перед отправкой сверьте суммы с расчётными листками и оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 68.01 и 69.

Частые вопросы

Нужно ли заводить исполнителя по ГПХ как сотрудника в 1С?

Да. В обеих конфигурациях физическое лицо заводится в справочник «Сотрудники», но без кадрового приёма на работу. Тип отношений определяется видом договора: в ЗУП — документом «Договор (работы, услуги)», в Бухгалтерии — видом договора «Договор подряда» в карточке.

Почему программа начисляет взносы на больничные по договору ГПХ?

Чаще всего исполнитель оформлен трудовым договором или в настройках начисления сбит вид страховых взносов. Проверьте вид договора в карточке сотрудника и настройку начисления: для ГПХ взносы на ВНиМ должны быть отключены.

Как отразить оплату по этапам, если договор один?

Договор регистрируется один раз с общим периодом действия, а начисления выполняются несколькими документами по мере подписания актов. Каждое начисление попадает в отчётность того периода, в котором оно проведено.

Можно ли предоставить исполнителю стандартный вычет по НДФЛ?

Да, если исполнитель подал заявление и подтверждающие документы, а в текущем месяце у него нет основного места работы, где вычет уже предоставляется. В 1С вычеты вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в карточке сотрудника.

Что делать, если договор ГПХ расторгнут досрочно?

Зафиксируйте фактическую дату окончания в документе договора или отдельным событием, чтобы сведения о расторжении ушли в СФР. Начисления проводите только за фактически выполненный и принятый по акту объём работ.