Как оформить электронные трудовые книжки в 1С

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) в электронном виде. С 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения, а работник вправе выбрать: продолжить вести бумажную книжку или полностью перейти на электронный формат. В программах 1С весь процесс автоматизирован: кадровые документы сами формируют мероприятия, которые затем попадают в отчётность.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия переход на ЭТК сводится к трём блокам работы: настройка учётной политики, регистрация заявлений работников о выборе формата книжки и регулярная отправка отчётности по кадровым мероприятиям. Ниже разобран каждый шаг с указанием конкретных разделов меню, условий и контрольных точек.

Что нужно подготовить перед настройкой

Прежде чем включать механизм ЭТК, убедитесь, что у вас актуальный релиз конфигурации: формы отчётности регулярно меняются, и старые версии могут не поддерживать действующий формат. Проверьте обновление через раздел «Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы» или загрузите свежий релиз с портала 1С.

Второе условие — настроенный обмен с фондами. Для отправки отчётности потребуется действующая электронная подпись руководителя или уполномоченного лица и подключённый сервис 1С-Отчётность либо иной оператор ЭДО. Без этого документы сформировать получится, но отправить — нет.

Третий блок подготовки — кадровый: соберите заявления работников о выборе формата трудовой книжки. Работник подаёт либо заявление о продолжении ведения бумажной книжки, либо о предоставлении сведений в электронном виде. Если работник не подал ни одного заявления, бумажная книжка продолжает вестись по умолчанию, но сведения в СФР передавать всё равно нужно.

Настройка учёта электронных трудовых книжек

В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка — Организации» и на вкладке «Учётная политика и другие настройки» проверьте, что включён учёт сведений для электронных трудовых книжек. В свежих релизах этот механизм активен по умолчанию, так как отчётность обязательна для всех работодателей.

Затем проверьте заполнение регистрационных данных организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Ошибка в регистрационном номере — одна из самых частых причин отказа при приёме отчётности. Номер указывается в карточке организации на закладке с кодами фондов.

1. 1
   Обновите конфигурацию до актуального релиза
2. 2
   Проверьте ИНН, КПП и регистрационный номер СФР в карточке организации
3. 3
   Убедитесь, что в учётной политике включён учёт сведений о трудовой деятельности
4. 4
   Настройте 1С-Отчётность и проверьте сертификат подписи
5. 5
   Зарегистрируйте заявления работников о выборе формата книжки

Регистрация заявлений работников

Заявления работников фиксируются документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры — Электронные трудовые книжки» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры»). На каждого работника создаётся строка с датой заявления и выбранным вариантом: электронный или бумажный формат.

Дата заявления важна: именно с неё программа определяет, нужно ли продолжать вести бумажную книжку. Если работник выбрал электронный формат, бумажная книжка выдаётся ему на руки с записью о поданном заявлении, а дальнейшие сведения идут только в СФР.

Если заявления ещё не введены, сделайте это до отправки очередного отчёта: форма содержит контрольные проверки, и отсутствие заявления у работника, по которому передаются мероприятия, может вызвать вопросы при сверке.

Как кадровые документы формируют мероприятия ЭТК

Главное удобство механизма в том, что отдельно «оформлять ЭТК» не требуется. При проведении документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» программа автоматически регистрирует соответствующие мероприятия: ПРИЁМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ. Дополнительно поддерживаются мероприятия УСТАНОВЛЕНИЕ (переименование организации), ЗАПРЕТ (установление запрета на занятие должности) и другие.

Посмотреть зарегистрированные мероприятия можно в журнале «Мероприятия электронных трудовых книжек» или непосредственно в форме отчёта. Если кадровый документ отменили или исправили, программа формирует отменяющее мероприятие — его тоже нужно передать в фонд.

Формирование и отправка отчётности в СФР

Сведения передаются в составе отчётности по трудовой деятельности: исторически это форма СЗВ-ТД, в актуальных релизах — соответствующий раздел персонифицированной отчётности (ЭФС-1). Откройте раздел «Отчётность, справки — 1С-Отчётность», создайте нужный отчёт и нажмите «Заполнить»: программа подтянет все непереданные мероприятия.

Сроки подачи зависят от вида мероприятия: приём и увольнение передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, остальные мероприятия — в установленный месячный срок. Нарушение сроков влечёт ответственность, поэтому приёмы и увольнения лучше отправлять в день оформления документа.

Перед отправкой выполните проверку кнопкой «Проверить» — программа выявит незаполненные поля, ошибки в СНИЛС и кодах. После отправки дождитесь квитанции о приёме: статус «Принят» в журнале обмена подтверждает, что сведения дошли до фонда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки в 1С-Отчётности

Норма

Квитанция о приёме, статус «Сдано»

Тревожный признак

Протокол с ошибками или отказ в приёме

Мероприятия в отчёте

Норма

Все приёмы, переводы и увольнения за период присутствуют

Тревожный признак

Документ проведён, но мероприятия нет

Данные работников

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с документами

Тревожный признак

Расхождения в персональных данных

Типичные ошибки и их последствия

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности действий: отправили отчёт, потом исправили документ, а отменяющее мероприятие не передали. Вторая группа ошибок — неверные персональные данные: опечатка в СНИЛС делает сведения неидентифицируемыми.

Особые ситуации

Работник подал заявление позже остальных

Зарегистрируйте заявление фактической датой. На уже переданные сведения это не влияет — заявление определяет только судьбу бумажной книжки, а не обязанность отчитываться.

Обнаружена ошибка в уже принятых сведениях

Сформируйте отменяющее мероприятие через исправление исходного кадрового документа и отправьте корректирующий отчёт. Не пытайтесь «перезаписать» данные — в СФР исправление проходит только через отмену и повторную подачу правильного мероприятия.

Переименование организации

Оформляется специальным мероприятием по всем работникам. В 1С для этого предусмотрен отдельный документ, который массово формирует мероприятия УСТАНОВЛЕНИЕ.

Частые вопросы

Нужно ли оформлять ЭТК, если все сотрудники выбрали бумажные книжки?

Да. Выбор работника касается только формы хранения его данных у работодателя. Передача сведений о трудовой деятельности в СФР обязательна для всех работодателей независимо от выбора сотрудников.

Что делать, если мероприятие не попало в отчёт?

Проверьте, проведён ли кадровый документ и не был ли он создан после формирования отчёта. Обновите заполнение отчёта кнопкой «Заполнить». Если мероприятие отсутствует снова, откройте журнал мероприятий ЭТК и проверьте, не отменено ли оно исправлением документа.

Как исправить ошибку в СНИЛС работника?

Исправьте СНИЛС в карточке физического лица, затем проверьте, какие сведения уже отправлены с ошибочным номером. По ним потребуется подать отменяющие мероприятия и повторно передать корректные данные, иначе сведения останутся «потерянными» в фонде.

Какие сроки отправки сведений нужно соблюдать?

Приём на работу и увольнение передаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Остальные мероприятия (переводы, переименования) подаются в месячный срок, установленный законодательством о персонифицированном учёте. Практическая рекомендация — отправлять сведения в день оформления документа.

Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, базовый функционал есть и в 1С:Бухгалтерии: кадровые документы формируют мероприятия, отчётность отправляется через 1С-Отчётность. Однако при большом штате, сложных переводах и массовых кадровых операциях удобнее 1С:ЗУП — там шире инструменты контроля и групповой обработки.

Что делать с бумажной книжкой работника, выбравшего электронный формат?

Книжка выдаётся работнику на руки под расписку. В неё предварительно вносится запись о подаче заявления с указанием, что дальнейшие сведения формируются в электронном виде. Хранить такую книжку у работодателя не нужно.