Как оформить донорские выходные дни работнику в 1С

Донорские дни — особый вид отсутствия: работнику полагается освобождение от работы в день сдачи крови и дополнительный день отдыха, оба оплачиваются по среднему заработку. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для этого предусмотрены штатные механизмы, но порядок оформления зависит от того, ведётся ли в программе подробный учёт рабочего времени и как настроены виды расчёта.

Ошибка в оформлении приводит к неправильному табелю, заниженной или завышенной оплате и претензиям при проверке. Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до начисления оплаты и отражения в табеле, а также ситуации, когда день сдачи крови приходится на выходной или отпуск.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3. Если у вас доработанная конфигурация или 1С:КАМИН, последовательность документов может отличаться — сверяйтесь с описанием вашей версии.

Проверьте настройки программы перед оформлением

До ввода первого документа убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включены нужные виды расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» и «Отсутствия» проверьте наличие начислений для оплаты донорских дней.

В типовой поставке за оплату донорских дней отвечают начисления «Оплата дней сдачи крови и ее компонентов» и «Оплата дополнительных дней отдыха донорам». Если их нет в списке — включите соответствующий флажок в настройках, и программа создаст виды расчёта автоматически.

Также проверьте, что в карточке сотрудника заполнены данные для расчёта среднего заработка: если сотрудник принят недавно и расчётной базы не хватает, средний заработок будет рассчитан из фактически отработанного времени — это нормально, но бухгалтеру стоит проконтролировать сумму вручную.

Соберите подтверждающие документы

Основание для оформления — справка из медицинского учреждения. За день сдачи крови выдаётся справка по форме № 402/у, за дополнительный день отдыха — справка № 401/у. Без этих документов оплачиваемое отсутствие оформлять нельзя: отсутствие без справки квалифицируется как прогул.

Проверьте в справке ФИО работника, дату сдачи крови и печать учреждения. Дата в справке должна совпадать с датой отсутствия в программе. Если работник просит дополнительный день отдыха не сразу, а позже (он может быть присоединён к отпуску или использован в течение года), зафиксируйте дату по заявлению сотрудника.

Введите документ отсутствия

Основной инструмент — документ «Отсутствие» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Отсутствия»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия.

Для дня сдачи крови выберите вид «Отсутствие по болезни (донорство)» или «Донорские дни» — точное наименование зависит от релиза. Для дополнительного дня отдыха — «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)». Укажите дату или период отсутствия.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отсутствие»
2. 2
   Выберите сотрудника и вид отсутствия «Донорские дни» (день сдачи крови)
3. 3
   Укажите дату по справке № 402/у, проведите документ
4. 4
   Для дополнительного дня отдыха создайте второе «Отсутствие» с видом «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» по справке № 401/у
5. 5
   Проверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц
6. 6
   Сверьте табель учёта рабочего времени: дни должны быть отмечены кодом «Г» или «ОВ»

Если день сдачи крови и дополнительный день идут подряд

Когда работник отдыхает на следующий день после сдачи, допустимо оформить оба дня одним документом, если вид отсутствия позволяет указать период. Однако надёжнее ввести два документа с разными видами отсутствия: в табеле эти дни обозначаются разными кодами, и раздельное оформление упрощает проверку.

Если кровь сдана в выходной или во время отпуска

Сдача крови в выходной день даёт право на два дня отдыха: один за день сдачи (по желанию работника — другой день) и один дополнительный. В программе оформите оба дня как оплачиваемые отсутствия на рабочие дни по графику сотрудника. Если кровь сдана в период ежегодного отпуска, отпуск продлевается или переносится — оформите корректировку отпуска документом «Отпуск» с пересчётом, а донорские дни введите отдельно.

Проверьте расчёт оплаты по среднему заработку

Оплата донорских дней рассчитывается в документе «Начисление зарплаты и взносов» при итоговом расчёте месяца. Откройте документ, найдите сотрудника — на вкладке «Начисления» должны появиться строки с видами расчёта для донорских дней и суммами по среднему заработку.

Чтобы увидеть детализацию, щёлкните по сумме среднего заработка — программа покажет расчётную базу за 12 предшествующих месяцев и количество учтённых дней. Среднедневной заработок умножается на количество донорских дней.

Если строка с оплатой не появилась, типичные причины: документ «Отсутствие» не проведён, вид расчёта не назначен в плане начислений организации, либо отсутствие введено в другом месяце, чем рассчитываемый. Проверьте эти три точки последовательно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

Есть начисление «Оплата дней сдачи крови» с суммой по среднему заработку

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна нулю

Табель учёта рабочего времени

Норма

День отмечен кодом «Г» (сдача крови) или «ОВ» (дополнительный выходной)

Тревожный признак

День стоит как рабочий («Я») или прогул («ПР»)

Расчётный листок сотрудника

Норма

Оплата донорских дней видна отдельной строкой, время отсутствия исключено из нормы

Тревожный признак

Норма часов не уменьшена, сотруднику недоначислен оклад

Отразите дни в табеле и отчётности

Табель формируется автоматически на основании проведённых отсутствий. Откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и сформируйте за месяц. День сдачи крови должен отображаться буквенным кодом «Г», дополнительный оплачиваемый выходной — кодом «ОВ».

Если в табеле день показан как рабочий, чаще всего документ «Отсутствие» проведён после формирования табеля — переведите дату формирования или обновите отчёт. Если стоит неверный код, проверьте вид отсутствия в документе: возможно, выбран нейтральный вид «Отсутствие по другим причинам» вместо донорского.

Особые ситуации и ограничения

Если в организации ведётся суммированный учёт рабочего времени, донорские дни исключаются из нормы часов учётного периода. В 1С:ЗУП это происходит автоматически при корректном виде отсутствия, но при сменных графиках проверьте, что отсутствие попало именно на смену сотрудника, а не на его выходной по графику.

Для внешних совместителей порядок тот же: отсутствие оформляется по месту совместительства на основании копии справки. В программе документ «Отсутствие» вводится по соответствующему сотруднику-приёму.

Если сотрудник сдаёт кровь регулярно и накопил несколько дополнительных дней, ведите их учёт по заявлениям: типовая конфигурация не хранит «остаток донорских дней» как отдельный показатель, поэтому контроль использованных дней — задача кадровика, обычно через регистрацию справок в комментарии к документу или в журнале учёта.

Удобно завести правило: номер и дату справки из медучреждения вписывать в поле «Комментарий» документа «Отсутствие». При проверке или споре с сотрудником вы быстро найдёте основание, не поднимая бумажное дело.

Частые вопросы

Можно ли оформить донорский день документом «Больничный лист»?

Нет. Донорство — не нетрудоспособность. Используйте документ «Отсутствие» с соответствующим видом. Больничный лист предназначен для пособий по временной нетрудоспособности и рассчитывается по другим правилам.

Что делать, если сотрудник принёс справку через несколько месяцев?

Оформите документ «Отсутствие» текущей датой с указанием фактического периода отсутствия. Оплата будет доначислена в текущем месяце. Если за прошлый период уже сдана отчётность и отсутствие влияет на неё, оцените необходимость уточнённых расчётов по взносам.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ?

В типовой настройке 1С:ЗУП эти начисления облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Вопрос налогообложения оплаты донорских дней имеет спорную практику, поэтому не меняйте настройки без консультации с налоговым специалистом.

Как оплатить день сдачи крови, если сотрудник в этот день работал?

Если сотрудник вышел на работу в день сдачи крови по согласованию с работодателем, ему предоставляется другой день отдыха. Оформите этот другой день документом «Отсутствие» с донорским видом, а фактический день сдачи оставьте рабочим — за него начислится обычная оплата.

Почему в табеле день отмечен кодом «Г», но оплата не начислена?

Табель строится по факту отсутствия, а оплата рассчитывается отдельно. Проверьте, что вид расчёта для донорских дней активен в настройках начислений и что документ «Начисление зарплаты и взносов» заполнен после проведения отсутствия. При необходимости перезаполните документ начисления кнопкой «Заполнить».

Нужно ли оформлять приказ на донорские дни?

Трудовой кодекс не требует отдельного приказа: достаточно заявления работника и справки. В 1С документ «Отсутствие» выполняет роль учётного документа. Если локальными актами организации приказ предусмотрен, распечатайте его из документа или оформите в произвольной форме.