Как оформить донорские дни к отпуску в 1С ЗУП

Донорские дни — это дополнительные дни отдыха, которые работник вправе присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать в другое удобное время по согласованию с работодателем. В 1С:ЗУП такие дни оформляются отдельным видом отсутствия с оплатой по среднему заработку, и ошибка в настройке приводит к неверному расчёту отпускных или потере дней в учёте остатков.

Практическая сложность в том, что день сдачи крови, день медицинского осмотра и дополнительный день отдыха — это разные события с разными правилами оплаты. Если работник просит присоединить донорские дни к отпуску, кадровику нужно корректно отразить их в графике отпусков, а расчётчику — выбрать правильный вид начисления и не включить эти дни в расчёт отпускных дважды.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек программы до контроля начислений и печатных форм. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1 с типовыми механизмами.

Правовая основа: что положено донору и как это влияет на учёт

По Трудовому кодексу работнику полагаются: освобождение от работы в день сдачи крови и день медицинского осмотра, а также дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи крови. Этот дополнительный день по желанию работника может быть присоединён к ежегодному оплачиваемому отпуску. Все указанные дни оплачиваются исходя из среднего заработка.

Для учёта в 1С ЗУП важно три следствия. Во-первых, донорские дни не являются частью отпуска — они не продлевают его автоматически и оформляются отдельным отсутствием. Во-вторых, оплата идёт по среднему заработку, но по правилам, отличным от отпускных. В-третьих, основанием служит справка по установленной форме, которую работник обязан предоставить — без неё оформлять оплачиваемое отсутствие нельзя.

Подготовка: проверка видов отсутствий и начислений

Перед оформлением убедитесь, что в программе включён учёт донорских дней и присутствуют нужные предопределённые элементы. В типовой конфигурации они уже есть, но в доработанных базах их иногда отключают или переименовывают.

Откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» и раздел «Настройка → Расчёт зарплаты» — проверьте, что учёт отсутствий ведётся документами. Затем перейдите в «Настройка → Виды отсутствий» и найдите предопределённый вид «Отгул за сдачу крови и ее компонентов» (в разных релизах название может незначительно отличаться). Проверьте, что ему сопоставлено начисление с расчётом по среднему заработку.

Отдельно проверьте вид времени в табеле: донорские дни обычно обозначаются буквенным кодом «ОВ» (дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты). Если в вашей базе используется собственный код, убедитесь, что он корректно попадает в отчёт Т-13.

Контрольные точки

Что проверить перед оформлением

Вид отсутствия для донорских дней

Норма

Есть предопределённый вид с оплатой по среднему заработку

Тревожный признак

Вид отсутствует или настроен как неоплачиваемый

Справка от медучреждения

Норма

Справка по установленной форме с датой сдачи крови

Тревожный признак

Справки нет или форма произвольная

Настройка среднего заработка

Норма

В базу среднего входят положенные выплаты

Тревожный признак

Начисление считает от оклада, а не от среднего

Как оформить день сдачи крови и день осмотра

День сдачи крови и день медицинского осмотра оформляются документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры → Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах — «Зарплата → Отсутствия»). Создайте документ, выберите сотрудника, вид отсутствия «Отгул за сдачу крови» и укажите дату.

Если работник в день сдачи крови вышел на работу по согласованию с работодателем, ему вместо дня сдачи предоставляется другой день отдыха — тогда отсутствие оформляется на ту дату, которую выбрал работник. Этот момент фиксируйте заявлением, чтобы при проверке было подтверждение согласования.

После проведения документа оплата появится в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Если расчёт нужен раньше (например, работник уходит в отпуск сразу после донорских дней), используйте документ с включённой опцией расчёта при проведении, если она доступна в вашем релизе, либо рассчитайте зарплату досрочно.

Присоединение донорских дней к отпуску: пошаговый порядок

Ключевой сценарий статьи: работник написал заявление о присоединении дополнительных дней отдыха за сдачу крови к ежегодному отпуску. Порядок действий в программе следующий.

Сначала оформите сам отпуск документом «Кадры → Отпуска» (или «Отпуск») на основной период. Донорские дни в этот документ добавлять не нужно — они не входят в число календарных дней отпуска. Затем создайте отдельный документ отсутствия с видом «Отгул за сдачу крови» на даты, непосредственно следующие за окончанием отпуска (или примыкающие к его началу — по заявлению работника).

Количество дней определяется количеством справок: одна сдача крови — один дополнительный день отдыха. Если у работника накопилось несколько справок, можно присоединить несколько дней подряд одним документом, указав период. В комментарии к документу зафиксируйте реквизиты справок и номер заявления.

1. 1
   Получите заявление работника и справки о сдаче крови
2. 2
   Создайте документ «Отпуск» на основной период отдыха
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие» с видом «Отгул за сдачу крови» на дни после отпуска
4. 4
   Проверьте, что периоды не пересекаются и идут подряд
5. 5
   Рассчитайте отпускные и оплату донорских дней
6. 6
   Проверьте табель: отпуск — код ОТ, донорские дни — код ОВ
7. 7
   Сформируйте приказ и ознакомьте работника

Расчёт оплаты: средний заработок и частые нюансы

Оплата донорских дней рассчитывается по среднему заработку, но не по «отпускным» правилам деления на 29,3, а исходя из среднего дневного заработка за расчётный период. В типовой ЗУП это происходит автоматически при условии, что виду отсутствия сопоставлено корректное начисление.

Проверьте результат через «Начисление зарплаты и взносов»: найдите строку с начислением за донорские дни и откройте расшифровку среднего заработка. Убедитесь, что в базу попали ожидаемые выплаты и что расчётный период определён верно. Если сумма выглядит заниженной, чаще всего причина в том, что сотрудник недавно принят и данных для среднего мало, либо в исключённых из расчёта периодах.

Отдельный нюанс — НДФЛ и взносы. Оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, программа делает это автоматически. Если в вашей базе настроены особые коды дохода, сверьте их с актуальными требованиями.

Отражение в табеле, приказах и отчётах

После проведения документов проверьте табель учёта рабочего времени («Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13)»). Отпуск должен отображаться кодом ОТ, донорские дни — кодом ОВ. Если вместо ОВ вы видите пустую ячейку или другой код, проверьте привязку вида времени к виду отсутствия.

Для приказа на отпуск используйте печатную форму Т-6 из документа «Отпуск». Донорские дни в форму Т-6 не включаются — при необходимости издайте отдельный приказ в произвольной форме или оформите распоряжение на основании заявления работника. В личной карточке и графике отпусков донорские дни также отдельно не фиксируются, но документы отсутствия сохраняются в базе и доступны для проверки.

При формировании расчётного листка работник увидит оплату донорских дней отдельной строкой — это удобно для разъяснений и снижает число вопросов о составе выплат.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — включение донорских дней в период отпуска в документе «Отпуск». В результате дни оплачиваются как отпускные по другим правилам, а стаж и остатки отпусков искажаются. Исправление: отмените проведение документа, скорректируйте период отпуска и создайте отдельный документ отсутствия.

Вторая ошибка — оформление отсутствия без справки «авансом». Если справка так и не будет предоставлена, оплаченные дни придётся сторнировать, что создаёт отрицательные суммы и сложности с НДФЛ. Третья ошибка — пересечение периодов: донорский день попадает на день отпуска или больничного. Программа может предупредить о пересечении, но не всегда блокирует — проверяйте даты вручную.

Особые сценарии: увольнение, вахта, совместители

При увольнении неиспользованные донорские дни денежной компенсацией не заменяются — в отличие от отпуска. Правильное решение — предоставить дни до даты увольнения по заявлению работника. В программе это оформляется тем же документом отсутствия до проведения увольнения.

Для совместителей донорские дни оформляются по каждому месту работы отдельно на основании справок (оригинала и копии). В ЗУП создайте отсутствие по соответствующему сотруднику — внутреннему или внешнему совместителю. Для вахтовиков день отдыха может приходиться на межвахтовый отдых — тогда дату переноса согласуйте отдельно и зафиксируйте заявлением.

Если в вашей организации ведётся суммированный учёт рабочего времени, проверьте, как донорские дни влияют на норму часов: они уменьшают индивидуальную норму работника, и программа учитывает это при расчёте сверхурочных, если настройки графиков выполнены корректно.

Частые вопросы

Можно ли присоединить донорские дни к отпуску, если справка выдана в прошлом году?

Да, если с даты сдачи крови не прошло одного года. Дополнительный день отдыха используется в течение года со дня сдачи крови, поэтому при присоединении к отпуску проверьте даты на всех справках — просроченные дни предоставить уже нельзя.

Что делать, если в справочнике нет вида отсутствия для донорских дней?

Создайте новый вид отсутствия в разделе «Настройка → Виды отсутствий»: укажите наименование, вид времени «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» и сопоставьте начисление с расчётом по среднему заработку. После настройки проверьте расчёт на тестовом сотруднике до реального оформления.

Увеличивают ли донорские дни продолжительность отпуска в приказе Т-6?

Нет. В форме Т-6 указываются только календарные дни ежегодного отпуска. Донорские дни оформляются отдельным документом и при необходимости — отдельным приказом в произвольной форме на основании заявления работника.

Как оформить, если работник сдал кровь во время отпуска?

В этом случае отпуск на день сдачи крови не прерывается автоматически. По заявлению работника день отдыха предоставляется после отпуска или в другое время. Оформите документ отсутствия на выбранную дату, а при необходимости скорректируйте период отпуска отдельным приказом.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?

Да, оплата дополнительных дней отдыха донорам облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. 1С ЗУП начисляет налоги автоматически при расчёте зарплаты — достаточно убедиться, что начисление прошло в составе документа «Начисление зарплаты и взносов».

Работник предоставил несколько справок сразу — как оформить?

Каждая сдача крови даёт один дополнительный день отдыха. Можно оформить все дни одним документом отсутствия, указав непрерывный период, а в комментарии перечислить реквизиты всех справок. Если дни используются в разное время — создавайте отдельный документ на каждый период.