Как оформить день сдачи крови в рабочий день в 1С

Сотрудник, сдавший кровь в рабочий день, имеет право на освобождение от работы с сохранением среднего заработка — это предусмотрено статьёй 186 Трудового кодекса. Дополнительно ему положен ещё один день отдыха, который он может присоединить к отпуску или использовать в другое время. Для кадровика и расчётчика задача сводится к тому, чтобы правильно отразить отсутствие в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, начислить оплату по среднему и не сломать табель.

Основание для оформления — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (о медицинском обследовании донора). Без справки день отсутствия нельзя оплачивать как донорский: программа технически позволит провести документ, но у работодателя не будет подтверждения расходов и освобождения от работы. Поэтому первый шаг всегда один — получить от сотрудника справку и проверить дату в ней.

Дальше рассмотрим пошагово: какой документ создать, как настроить начисление, что попадёт в табель и какие ошибки встречаются чаще всего.

Правовая основа: что положено донору

По статье 186 ТК РФ в день сдачи крови работодатель обязан освободить сотрудника от работы с сохранением за ним среднего заработка. Если сотрудник в день сдачи крови вышел на работу по соглашению с работодателем, ему предоставляется другой день отдыха — тоже с оплатой по среднему. После каждого дня сдачи крови положен дополнительный день отдыха, который можно присоединить к ежегодному отпуску или использовать в течение года.

Средний заработок за донорские дни рассчитывается по общим правилам постановления № 922 — исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 предшествующих месяцев. В 1С:ЗУП этот расчёт выполняется автоматически, если вид начисления настроен корректно. Важно: оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Подготовка: проверяем вид расчета и вид отсутствия

Перед первым оформлением проверьте, есть ли в базе подходящее начисление. Откройте раздел «Настройка — Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата времени отсутствия по среднему заработку» и видом времени для донорских. В типовой поставке ЗУП 3.1 обычно уже присутствует начисление «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» либо «Оплата дней сдачи крови и её компонентов» — зависит от релиза.

Если подходящего начисления нет, создайте его копированием любого начисления с расчётом по среднему заработку. В настройках укажите: назначение — «Прочие начисления», расчёт — по среднему заработку, вид времени — «Выполнение государственных обязанностей» (либо «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)»). Этот вид времени определяет, как день попадёт в табель и как будет учитываться при дальнейших расчётах среднего.

Проверьте также вид отсутствия в справочнике «Виды отсутствий» (Настройка — Виды отсутствий). Для донорских дней обычно используется «Время выполнения государственных обязанностей» с обозначением в табеле «Г» или «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» с кодом «ОВ». Выбор кода зависит от того, как ваша организация ведёт табель — по унифицированной форме Т-13 или по собственной.

Оформление документа «Отсутствие» в 1С:ЗУП 3.1

Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата — Все отсутствия» или «Кадры — Все отсутствия сотрудников». Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату дня сдачи крови — по справке № 402/у.

В поле «Вид отсутствия» выберите «Выполнение государственных обязанностей» или тот вид, который вы завели для донорских. Если в документе доступен переключатель «Оплачивать отсутствие», включите его и выберите созданное начисление — тогда оплата по среднему будет рассчитана прямо в этом документе, на вкладке «Оплата». Если такой опции нет, отсутствие фиксируется документом, а начисление выполнится в «Начислении зарплаты и взносов» за месяц.

После проведения документа откройте вкладку расчёта среднего заработка (кнопка с зелёным кружком или отдельная вкладка «Оплата») и сверьте базу: туда должны попасть выплаты за 12 предыдущих месяцев без отпускных, больничных и прошлых донорских. При расхождениях базу можно скорректировать вручную, но сначала разберитесь в причине — чаще всего проблема в настройке вида начисления, а не в данных.

1. 1
   Получите от сотрудника справку № 402/у и сверьте дату сдачи крови
2. 2
   Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» на дату из справки
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Выполнение государственных обязанностей» (или заведённый для донорских)
4. 4
   Включите оплату по среднему заработку и проверьте расчёт на вкладке «Оплата»
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель: день должен отобразиться кодом «Г» или «ОВ»
6. 6
   При окончательном расчёте месяца сверьте сумму в «Начислении зарплаты и взносов»

Оформление дополнительного дня отдыха

Дополнительный день отдыха после сдачи крови оформляется отдельно — в тот день, когда сотрудник фактически его использует. Дата выбирается по заявлению сотрудника и согласованию с руководителем; справка № 402/у при этом уже есть у работодателя и служит основанием. Кадрово это тот же документ «Отсутствие», но на дату фактического отдыха.

Если сотрудник просит присоединить дополнительный день к отпуску, день отдыха оформляется не как часть отпуска, а отдельным документом отсутствия, следующим за отпуском. Отпускные за этот день не платятся — вместо них начисляется средний заработок по донорскому начислению.

Срок использования дополнительного дня — в течение года со дня сдачи крови. В ЗУП нет автоматического контроля этого срока, поэтому учёт неиспользованных дней ведите отдельно: в Excel-реестре или через механизм остатков отпусков, если внедрена соответствующая доработка.

Проверка табеля и расчёта

После проведения всех документов сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата — Отчёты по зарплате»). День сдачи крови и дополнительный день отдыха должны отображаться выбранным кодом — «Г», «ОВ» или вашим собственным, если используется самостоятельная форма табеля. Если вместо кода стоит «НН» (неявка по невыясненным причинам) или день помечен как рабочий, документ отсутствия либо не проведён, либо вид времени в начислении настроен неверно.

Для проверки суммы сформируйте расчётный листок сотрудника: донорская оплата должна показываться отдельной строкой с указанием количества дней и среднедневного заработка. Среднедневной заработок можно перепроверить вручную: сумма выплат за расчётный период делится на фактически отработанные дни.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

День отмечен кодом «Г» или «ОВ»

Тревожный признак

Стоит «НН», «ПР» или день считается рабочим

Расчётный листок

Норма

Отдельная строка оплаты по среднему за донорский день

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна обычному окладу за день

База среднего заработка

Норма

Выплаты за 12 месяцев без отпускных, больничных и прошлых донорских

Тревожный признак

В базе отпускные или больничные — средний завышен

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление дня сдачи крови через документ «Прогул, отсутствие» без оплаты или как отпуск без сохранения заработной платы. В этом случае сотрудник теряет деньги, а работодатель рискует получить претензию при проверке. Вторая распространённая ситуация: день отражён в табеле как рабочий, потому что документ отсутствия создан, но не проведён, либо проведён после закрытия периода расчёта зарплаты.

Ещё одна проблема — включение оплаты донорских дней в базу среднего заработка следующих периодов и в базу отпускных. Это происходит, если начисление создано копированием неподходящего прототипа. Проверяйте настройки на вкладках «Средний заработок» и «Зависимости» сразу после создания начисления.

Особые сценарии

Сотрудник сдавал кровь в выходной или в отпуске

Если кровь сдана в выходной день, в отпуске или на больничном, день сдачи не оплачивается как освобождение от работы — вместо этого сотруднику предоставляются два дня отдыха: один за день сдачи и один дополнительный. В ЗУП оформляются два документа «Отсутствие» на выбранные сотрудником даты, оба с оплатой по среднему.

Сотрудник работал в день сдачи крови

По соглашению с работодателем сотрудник может выйти на работу в день сдачи крови. Тогда этот день оплачивается как обычный рабочий (в табеле — «Я»), а право на другой день отдыха сохраняется. Дополнительный день после сдачи также положен. Итого оформляются два оплачиваемых по среднему дня отдыха в даты по заявлению сотрудника.

Донорство в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП) отдельного документа для донорских дней нет. Отсутствие отражается в документе «Начисление зарплаты» ручной корректировкой отработанных дней, а оплата по среднему добавляется ручным начислением с предварительно созданным видом начисления. Табель в бухгалтерской конфигурации ведётся в ограниченном виде, поэтому код дня придётся контролировать вручную. Если донорские и подобные случаи регулярны, корректнее вести зарплату в ЗУП.

Сравнение вариантов оформления

Документ «Отсутствие» в ЗУП 3.1

Штатный способ: автоматический расчёт по среднему, корректный табель, попадание в отчёты. Рекомендуется всегда.

Ручное начисление в «Начислении зарплаты»

Подходит для разовой корректировки, но табель и средний придётся контролировать вручную.

1С:Бухгалтерия 8

Только ручные операции; подходит при единичных случаях и небольшой численности.

Частые вопросы

Каким кодом отражать день сдачи крови в табеле?

Чаще используют код «Г» (выполнение государственных обязанностей) или «ОВ» (дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты). Выбор зависит от принятой в организации формы табеля и настройки вида времени в начислении — главное, чтобы код применялся единообразно.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?

Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Убедитесь, что в настройках начисления указан соответствующий код дохода.

Что делать, если сотрудник принёс справку через месяц после сдачи крови?

Оформите документ «Отсутствие» текущей датой с периодом отсутствия на дату из справки. Программа выполнит перерасчёт: уберёт «НН» или отработанное время за тот день и начислит оплату по среднему. Проверьте табель за прошлый месяц после перерасчёта.

Можно ли оформить донорский день как часть ежегодного отпуска?

Дополнительный день отдыха можно присоединить к отпуску, но оформляется он отдельным документом отсутствия и оплачивается по среднему заработку, а не отпускными. Включать его в приказ на отпуск как день отпуска не нужно.

Сколько дней отдыха положено, если кровь сдана в выходной?

Два: один день отдыха за день сдачи (поскольку освобождение от работы в выходной не требовалось) и один дополнительный день после сдачи. Оба оплачиваются по среднему заработку и оформляются отдельными документами на выбранные сотрудником даты.