Как оформить декретный отпуск в 1С ЗУП

Оформление отпуска по беременности и родам в 1С:ЗУП сводится к трём шагам: регистрация больничного листа, расчёт и начисление пособия, передача данных в СФР (бывший ФСС). Если организация работает в режиме прямых выплат, программа формирует и отправляет в фонд реестр или ответ на запрос, а расчёт пособия выполняется автоматически на основании данных о заработке сотрудницы.

Перед началом работы убедитесь, что в программе корректно настроены учётная политика, стаж сотрудницы и сведения о заработке за расчётный период (два предшествующих календарных года). Если сотрудница принята недавно, данные о заработке у предыдущих работодателей вводятся вручную через справку о заработке или запрашиваются из СФР.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 с актуальными обновлениями. В более старых релизах названия документов и механика обмена с фондом могут отличаться — в этом случае сначала обновите конфигурацию, так как форматы обмена с СФР регулярно меняются.

Подготовка: что проверить до оформления больничного

Корректность расчёта пособия целиком зависит от исходных данных. До создания документа проверьте четыре вещи: обновлённость релиза конфигурации, настройки учётной политики организации, стаж сотрудницы и сведения о заработке за расчётный период.

Откройте карточку сотрудницы (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте поле «Страховой стаж для оплаты больничных листов». Для пособия по беременности и родам стаж влияет на ограничение: при стаже менее шести месяцев пособие выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц. Если стаж не заполнен, программа может посчитать его нулевым и занизить пособие.

Далее проверьте заработок за расчётный период. Если сотрудница работает в организации давно, данные уже есть в базе. Если нет — введите справку о заработке от предыдущего работодателя: раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий». Также проверьте наличие заявления о замене лет расчётного периода — оно оформляется, если в расчётных годах сотрудница была в отпуске по уходу за ребёнком.

Регистрация больничного листа по беременности и родам

Основной документ — «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы» или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Создайте новый документ и заполните обязательные поля: организацию, дату документа, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности.

Если организация подключена к обмену электронными больничными (ЭЛН) с СФР, номер электронного листка подтянется автоматически: программа загрузит данные о периоде нетрудоспособности, коде причины и медицинской организации. При бумажном больничном данные вводятся вручную — тщательно сверьте период освобождения от работы с оригиналом.

В поле «Причина нетрудоспособности» должно быть указано «Отпуск по беременности и родам». Программа автоматически определит вид расчёта и рассчитает пособие за весь период. Стандартная продолжительность отпуска — 140 календарных дней, при осложнённых родах и многоплодной беременности она больше: эти данные берутся из самого листка нетрудоспособности.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите сотрудницу, период и номер листка нетрудоспособности (или загрузите ЭЛН)
3. 3
   Проверьте причину нетрудоспособности — «Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   На закладке «Оплата» проверьте расчётный период и заработок, при необходимости выполните замену лет
5. 5
   Проверьте начисленную сумму на закладке «Начислено (подробно)»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму расчёта среднего заработка

Расчёт и начисление пособия

Пособие по беременности и родам рассчитывается как 100% среднего дневного заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, умноженного на количество дней отпуска. Средний дневной заработок определяется делением суммы заработка на число календарных дней расчётного периода за вычетом исключаемых периодов (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком).

Программа автоматически контролирует ограничения: пособие не может быть меньше рассчитанного из МРОТ и больше предельной величины базы для начисления страховых взносов за соответствующие годы. Если средний заработок сотрудницы ниже МРОТ или страховой стаж менее шести месяцев, расчёт выполняется исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента.

Детализацию расчёта смотрите на закладке «Начислено (подробно)» и в печатной форме «Расчёт среднего заработка». Там видно, какой заработок принят по годам, сколько дней исключено и какой среднедневной заработок применён. Эта форма пригодится и для ответа на вопросы сотрудницы, и при проверках фонда.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Средний дневной заработок

Норма

Соответствует заработку за расчётные годы, делённому на дни с учётом исключений

Тревожный признак

Заработок пустой или взят не за те годы — проверьте справки и замену лет

Сумма пособия

Норма

Равна среднедневному заработку, умноженному на дни отпуска, в пределах минимума и максимума

Тревожный признак

Сумма равна МРОТ при очевидно высоком заработке — возможно, не введены справки о заработке

Период отпуска

Норма

Совпадает с листком нетрудоспособности

Тревожный признак

Даты отличаются от больничного — исправьте до проведения документа

Отправка сведений в СФР при прямых выплатах

При действующем механизме прямых выплат работодатель не выплачивает пособие сам, а передаёт в СФР сведения для назначения и выплаты. В 1С:ЗУП это реализовано двумя сценариями в зависимости от того, как фонд запросил данные.

Первый сценарий — реестр сведений. После проведения больничного листа создайте документ «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий» (раздел «Отчётность, справки» → «Передача в ФСС сведений о выплате пособий» или через журнал обмена с СФР). Заполните его по больничному, проверьте персональные данные сотрудницы (СНИЛС, паспорт, реквизиты для выплаты) и отправьте через 1С-Отчётность.

Второй сценарий — ответ на входящий запрос СФР. Если фонд прислал запрос недостающих сведений (он отображается в журнале «Обмен электронными документами с СФР»), создайте документ «Ответ на запрос СФР», заполните требуемые поля и отправьте. Сроки отправки сведений регламентированы — как правило, в течение нескольких рабочих дней с момента получения запроса или закрытия больничного, поэтому не откладывайте отправку.

Кадровые отражения и отсутствие сотрудницы

После проведения больничного листа период отпуска по беременности и родам автоматически отражается в табеле как отсутствие с соответствующим обозначением. Отдельный кадровый приказ в программе для этого вида отпуска обычно не требуется — документ «Больничный лист» сам регистрирует отсутствие.

Проверьте, что в расчётном листке и табеле (отчёт «Табель учёта рабочего времени», форма Т-13) дни отпуска отмечены корректно и зарплата за этот период не начисляется. Если в месяце начала отпуска сотрудница отработала часть дней, программа рассчитает зарплату пропорционально отработанному времени при расчёте за месяц.

Следующий этап — отпуск по уходу за ребёнком после окончания декретного больничного. Он оформляется отдельным документом «Отпуск по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») на основании заявления сотрудницы. Не путайте эти два документа: больничный закрывает период по листку нетрудоспособности, а отпуск по уходу начинается со следующего дня.

Два вида отсутствий

Отпуск по беременности и родам

Оформляется документом «Больничный лист». Оплачивается пособием через СФР. Период строго по листку нетрудоспособности.

Отпуск по уходу за ребёнком

Оформляется документом «Отпуск по уходу за ребёнком» по заявлению. Начинается после окончания больничного, пособие назначается отдельно.

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают не в самом документе, а в исходных данных. Ниже — типовые ошибки и способы их устранения без перепроведения всей базы.

Если документ уже проведён, а ошибка обнаружилась позже (например, пришло заявление о замене лет или уточнён заработок), откройте больничный лист, нажмите «Исправить» внизу формы — программа создаст документ-исправление. Не редактируйте проведённый документ прошлого периода напрямую, если по нему уже отправлены сведения в СФР: сначала сформируйте корректирующий реестр.

Проверка результата и отчётность

После всех действий убедитесь, что цепочка завершена полностью: больничный проведён, пособие рассчитано, сведения отправлены в СФР и приняты фондом без ошибок. Статус отправки виден в 1С-Отчётности и в журнале обмена с СФР — при отказе фонд возвращает протокол с указанием причины.

Для внутреннего контроля используйте отчёты раздела «Отчётность, справки»: «Анализ пособий за счёт средств ФСС/СФР» и расчётный листок сотрудницы. Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами — проверьте, что в отчётах по налогам и взносам сумма отражена как необлагаемая.

Если пособие по какой-то причине выплачивается через работодателя (например, за периоды, когда действовал зачётный механизм, или при доплате до фактического заработка по локальному акту), выплата оформляется ведомостью с характером выплаты «Больничный». Доплата до среднего заработка — это уже облагаемая налогами выплата, она настраивается отдельным видом расчёта.

Частые вопросы

Можно ли оформить декретный больничный задним числом?

Да, если сотрудница предоставила листок позже. Создайте документ текущей датой, но с фактическим периодом нетрудоспособности. Учтите, что пособие назначается при обращении не позднее шести месяцев со дня окончания отпуска, а в учёте могут потребоваться корректировки табеля и расчёта зарплаты за прошлые месяцы.

Что делать, если сотрудница продолжает работать во время декретного отпуска?

Одновременно получать пособие по беременности и родам и зарплату нельзя. Если сотрудница работает, больничный не оформляется на дни фактической работы: отпуск начинается с даты, указанной в её заявлении, но не раньше даты открытия листка. В программе период больничного указывается фактический.

Как оформить пособие внешнему совместителю?

Если сотрудница работает у нескольких работодателей и в двух расчётных годах работала у тех же работодателей, пособие назначается по каждому месту работы. В ЗУП оформите больничный по месту совместительства с соответствующим признаком, расчёт выполнится из заработка только в вашей организации.

Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя заработок высокий?

Типичные причины: не введена справка о заработке от предыдущего работодателя, не заполнен страховой стаж, неверно указан расчётный период или заработок введён после проведения больничного. Проверьте закладку «Оплата» в документе — там видно, какие данные приняты в расчёт.

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия по беременности и родам?

Нет, пособие по беременности и родам освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В 1С:ЗУП вид расчёта настроен соответствующим образом по умолчанию. Если в расчётном листке появился налог с пособия — проверьте, не изменён ли шаблонный вид начисления.

СФР прислал уведомление об отказе в назначении пособия. Что делать?

Откройте протокол отказа в журнале обмена с СФР — там указана причина: обычно это ошибка в персональных данных, реквизитах выплаты или расхождение сведений. Исправьте данные в карточке сотрудницы или в документе, затем сформируйте и отправьте корректирующий реестр или повторный ответ на запрос.