Другое · 9 мин
Как оформить декрет в 1С
Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП: документ Больничный лист, расчёт пособия, отпуск по уходу за ребёнком, отчёты для ФСС.
Оформление декрета в 1С:ЗУП выполняется через два отдельных документа: больничный лист по беременности и родам (БиР) и отпуск по уходу за ребёнком. Каждый из них имеет свой механизм расчёта, свои периоды и свои выплаты, поэтому смешивать их в один документ нельзя — программа просто не позволит это сделать корректно.
Статья ориентирована на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. В других решениях (1С:КАМИН, 1С:УПП) логика похожа, но названия документов и разделов могут отличаться. Перед оформлением убедитесь, что в программе актуальный релиз: расчёт больничных и взаимодействие с ФСС зависят от обновлений.
Подготовка: что проверить до оформления документов
До ввода больничного убедитесь, что в карточке сотрудницы заполнены основные данные: трудовой договор, график работы, стаж. От корректности графика зависит расчёт среднего заработка и проверка пересечений периодов.
Проверьте, что за расчётные годы (два календарных года, предшествующих году начала отпуска) в программе введены начисления и взносы. Если сотрудница работала ранее у другого работодателя, потребуется справка о заработке (форма 182н) — её данные вводятся в документе больничного на вкладке «Оплата» через ссылку «Справки от предыдущих работодателей».
Также уточните настройки учётной политики: способ выплаты пособий (через работодателя с зачётом или прямые выплаты ФСС). От этого зависят дальнейшие действия с реестрами и отчётностью.
Оформление больничного по беременности и родам
Документ создаётся в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Нажмите «Создать», выберите организацию, сотрудницу и месяц начисления.
В поле «Номер листка нетрудоспособности» укажите номер электронного больничного (ЭЛН) или бумажного листка. Если настроен обмен с ФСС, номер ЭЛН можно загрузить автоматически — программа подтянет период и причину нетрудоспособности.
В поле «Причина нетрудоспособности» выберите «(05) Отпуск по беременности и родам». Укажите период освобождения от работы по листку — стандартно это 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности срок больше и определяется листком.
- 1Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата»
- 2Выберите сотрудницу и укажите номер листка нетрудоспособности
- 3Установите причину «(05) Отпуск по беременности и родам» и период по листку
- 4На вкладке «Оплата» проверьте расчёт среднего заработка, при необходимости добавьте справки 182н
- 5Проверьте сумму пособия на вкладке «Начислено (подробно)»
- 6Проведите документ и включите пособие в ведомость на выплату
Проверка расчёта пособия по беременности и родам
Пособие по БиР рассчитывается как 100% среднего дневного заработка, умноженного на количество дней отпуска. Средний заработок определяется за два предшествующих календарных года с учётом предельной базы по взносам и исключаемых периодов (больничные, отпуска по уходу, освобождения от работы).
На вкладке «Оплата» программа показывает средний дневной заработок и количество учтённых дней. Если сотрудница в расчётных годах была в декрете или отпуске по уходу, она вправе подать заявление о замене лет — в документе для этого есть соответствующий флажок «Применить льготы» / поле замены лет в зависимости от релиза.
Контрольные границы: пособие не может быть меньше расчёта из МРОТ (при маленьком заработке или стаже менее 6 месяцев) и не может превышать максимум, определяемый предельной базой. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при сомнениях пересчитайте вручную по данным вкладки «Начислено (подробно)».
Как проверить расчёт
Совпадает с суммой заработка за 2 года, делённой на учтённые дни
Заработок за расчётные годы пуст или занижен — проверьте начисления и справки 182н
Совпадает с датами листка нетрудоспособности
Период пересекается с другим отсутствием — программа выдаст предупреждение
Равна среднему дневному заработку × дни отпуска
Пособие «обрезано» минимумом или максимумом без оснований — проверьте стаж и заработок
Выплата пособия и передача сведений в ФСС
При зачётной системе пособие включается в ведомость на выплату: раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу), кнопка «Заполнить» подтянет начисленное пособие. После выплаты сумма пособия отражается в отчётах для возмещения из ФСС.
При прямых выплатах работодатель формирует реестр сведений: «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или специализированный документ «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий». В реестр попадают данные сотрудницы, реквизиты листка и заявление.
Не забудьте про единовременное пособие при рождении ребёнка и пособие за постановку на учёт в ранние сроки, если сотрудница подала соответствующие документы — они оформляются отдельными документами или включаются в реестр в зависимости от релиза и региона.
Оформление отпуска по уходу за ребёнком
После окончания больничного по БиР создаётся документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком» или «Кадры» → «Все кадровые документы»). Основание — заявление сотрудницы и свидетельство о рождении.
В документе укажите дату начала (обычно день, следующий за окончанием больничного) и дату окончания. Установите флажки выплаты пособий: до 1,5 лет и, если требуется, компенсационную выплату до 3 лет. Программа рассчитает ежемесячное пособие как 40% среднего заработка с учётом минимальных и максимальных границ.
Если сотрудница планирует работать во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени, это отражается в том же документе соответствующим флажком — тогда пособие сохраняется, а зарплата начисляется пропорционально отработанному времени.
Изменения, прерывания и отчётность
Если сотрудница выходит из отпуска досрочно или меняет условия (например, переходит на неполное рабочее время), используйте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» или «Возврат из отпуска по уходу». Не редактируйте исходный документ задним числом — это нарушит последовательность расчётов и отчётность.
Для кадрового учёта периоды декрета видны в отчётах «Остатки отпусков», «Штатное расписание» и кадровых справках. Для ФСС формируются реестры и отчёты через «1С-Отчётность»; при зачётной системе данные попадают в расчёт по взносам (приложение к РСВ).
Отпуск по уходу за ребёнком может оформить и другой член семьи (отец, бабушка) — в 1С это тот же документ, но у соответствующего сотрудника, с подтверждением, что мать пособие не получает.
Что важно запомнить
Декрет в 1С:ЗУП — это последовательность: больничный по БиР с расчётом 100% среднего заработка, затем отпуск по уходу с пособием до 1,5 лет. Ключ к правильному расчёту — корректные данные о заработке за два расчётных года, актуальный график работы и своевременная передача сведений в ФСС.
Частые вопросы
Можно ли оформить декрет в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8 есть документ «Больничный лист» и кадровый приказ на отпуск по уходу. Функциональность проще: расчёт среднего заработка и печатные формы ограничены, поэтому при нескольких сотрудниках и сложных случаях (замена лет, неполное время) удобнее ЗУП.
Что делать, если сотрудница принесла продление больничного после осложнённых родов?
Продление оформляется отдельным документом «Больничный лист» с той же причиной нетрудоспособности и новым номером листка. В документе укажите, что это продолжение, — программа свяжет листки и не будет пересчитывать средний заработок заново.
Как оформить декрет внешнему совместителю?
Больничный создаётся по месту совместительства как обычно, но в расчёт берётся только заработок у вашей организации (и справки 182н при наличии). В документе укажите вид занятости «Внешнее совместительство», чтобы программа корректно применила ограничения.
Почему пособие по уходу не начисляется в расчёте зарплаты?
Чаще всего не проведён документ «Отпуск по уходу за ребёнком» или в нём не установлен флажок выплаты пособия до 1,5 лет. Также проверьте, что текущий месяц попадает в период отпуска и что не оформлен документ возврата из отпуска.
Нужно ли начислять зарплату за месяц, в котором начался больничный по БиР?
Да. За отработанные дни до начала больничного начисляется обычная зарплата документом «Начисление зарплаты и взносов» — программа автоматически учтёт дни отсутствия по больничному и рассчитает оплату пропорционально.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?
Если документ в прошлом периоде и по нему сдана отчётность, используйте механизм сторнирования или введите исправленный документ с корректными данными и пересдайте сведения в ФСС. Простое перепроведение «задним числом» после сдачи отчётности приведёт к расхождениям.