Как оформить декрет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Оформление декретного отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия сводится к вводу документа «Больничный лист» с видом пособия «по беременности и родам», проверке расчёта среднего заработка и корректному отражению выплаты в учёте. Поскольку пособие полностью финансируется Социальным фондом России (СФР), особое внимание нужно уделить проактивному механизму: застрахованному лицу пособие назначает фонд на основании электронного больничного и сведений, переданных работодателем.

Перед началом работы убедитесь, что в программе заполнены кадровые данные сотрудницы: дата приёма на работу, график работы, стаж, сведения о предыдущих местах работы для расчёта среднего заработка. Если этих данных нет, расчёт пособия будет неверным или неполным, и фонд может вернуть документы на доработку.

Ниже — полный маршрут: от приёма электронного листка нетрудоспособности до проверки проводок и отчётности. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 с включённым учётом зарплаты и кадров.

Подготовка: что проверить перед оформлением отпуска

Откройте карточку сотрудницы через раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и проверьте заполненность ключевых полей: ФИО, СНИЛС, дата рождения, дата приёма на работу, график работы. Отсутствие СНИЛС сделает невозможной отправку сведений в СФР, а неверный график исказит расчёт при неполном рабочем времени.

Проверьте настройки учётной политики: в разделе «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» на закладке «Страховые взносы» должна быть указана текущая ставка взносов, а в настройках зарплаты («Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты») — включён учёт больничных, отпусков и исполнительных документов.

Уточните, как оформлен листок нетрудоспособности. Сейчас больничные по беременности и родам выдаются в электронном виде (ЭЛН), и работодатель узнаёт об открытии листка через проактивные сообщения от СФР. Бумажный больничный оформляется только для отдельных категорий граждан (например, при гостайне). Если у вас включён обмен с СФР (1С-Отчётность), номер ЭЛН подтянется автоматически.

Как ввести больничный по беременности и родам

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» (или «Больничные листы») и нажмите «Создать» → «Больничный лист». Заполните шапку документа: организация, дата документа, сотрудница. Если больничный электронный, укажите номер ЭЛН — программа может загрузить данные листка напрямую из СФР по кнопке «Загрузить из ФСС/СФР» при настроенном обмене.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите «(05) Отпуск по беременности и родам». Программа автоматически установит стандартную продолжительность — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после). При осложнённых родах выдаётся продолжение листка на 16 дней, при многоплодной беременности — 194 дня: эти периоды оформляются отдельным больничным-продолжением.

На закладке «Оплата» проверьте расчёт среднего заработка. Программа берёт доход сотрудницы за два календарных года, предшествующих году выхода в декрет. Если сотрудница работает у вас меньше этого срока, добавьте сведения о заработке с прежних мест работы по кнопке «Добавить справку с пред. места работы» — иначе пособие будет рассчитано заниженным.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудницу и укажите номер ЭЛН или данные бумажного листка
3. 3
   Установите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Проверьте период: 140 дней (или иной по листку)
5. 5
   Проверьте средний заработок и добавьте справки с прежних мест работы
6. 6
   Проведите документ и проверьте начисленную сумму

Расчёт пособия: как проверить сумму

Пособие по беременности и родам рассчитывается как 100% среднего дневного заработка за каждый день отпуска — стаж на размер не влияет (кроме случая, когда страховой стаж меньше шести месяцев: тогда пособие ограничено МРОТ). Средний дневной заработок определяется делением суммы дохода за два расчётных года на количество календарных дней в этом периоде с учётом исключаемых дней (прежние больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком).

Если в расчётных годах сотрудница уже была в декрете или отпуске по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет на более ранние — в документе это делается на закладке «Оплата» через изменение расчётных лет. Замена допустима, только если она увеличивает размер пособия.

Проверьте границы: средний заработок для пособия ограничен предельной базой по страховым взносам за соответствующие годы, а при заработке ниже минимального пособие считается из МРОТ. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при сомнениях сверьте расчёт через кнопку «Расшифровка среднего заработка» — там видна вся методика.

Передача сведений в СФР

При проактивном механизме СФР присылает работодателю извещение об открытии электронного больничного и запрос на предоставление сведений для назначения пособия. Ответить на запрос нужно в течение трёх рабочих дней. В 1С это делается через раздел «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность», где в списке входящих сообщений появляется запрос фонда.

Откройте запрос и сформируйте ответ — программа подставит данные из введённого больничного листа: период, средний заработок, стаж. Проверьте корректность сведений, подпишите ответ и отправьте. Если обмен не настроен, сведения можно передать через личный кабинет страхователя на портале СФР или по ТКС через другого оператора.

После получения сведений фонд назначает и перечисляет пособие напрямую сотруднице на счёт, указанный в её анкете (карта «Мир» или банковский счёт). Работодателю не нужно выплачивать пособие из своих средств и потом зачитывать его — прямые выплаты действуют по всей стране.

Отражение декрета в учёте и отчётности

После проведения больничного листа программа сформирует проводки по начислению пособия за счёт СФР: дебет счёта 69.01 (расчёты по социальному страхованию) и кредит 70. При прямых выплатах реального движения денег у работодателя нет, поэтому многие организации отражают начисление и «выплату» пособия в учёте транзитом, чтобы данные сходились с отчётностью.

НДФЛ и страховыми взносами пособие по беременности и родам не облагается. Убедитесь, что в начислении не появилась строка удержанного налога — если появилась, проверьте вид расчёта: вероятно, выбран обычный больничный вместо декретного.

В отчётности сведения о пособии попадут в РСВ (приложение к разделу о необлагаемых суммах) и в персонифицированные сведения о физлицах — как необлагаемый доход. Сформируйте расчёт за квартал и сверьте: сумма пособия должна быть видна в составе необлагаемых выплат, а база по взносам — не увеличиваться на неё.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид расчёта в больничном

Норма

Больничный по беременности и родам

Тревожный признак

Обычный больничный — будет неверный НДФЛ и доля работодателя

НДФЛ по документу

Норма

Налог не исчислен

Тревожный признак

Появилась строка удержания НДФЛ

Проводки

Норма

Дт 69.01 — Кт 70 на всю сумму пособия

Тревожный признак

Проводки через счета затрат (20, 26, 44)

Ответ на запрос СФР

Норма

Отправлен в течение 3 рабочих дней, статус «принят»

Тревожный признак

Запрос висит без ответа или отклонён

Частые ошибки и сложные ситуации

Самая распространённая ошибка — отсутствие сведений о заработке с прежних мест работы. Сотрудница принесла справку 182н, а бухгалтер забыл её внести: пособие рассчитано только из текущего дохода и занижено. Исправление потребует перерасчёта и повторной отправки сведений в фонд.

Вторая типичная ситуация — сотрудница продолжает работать во время декретного отпуска. Одновременно получать пособие и зарплату нельзя: если она вышла на работу, пособие за эти дни не положено. В программе не проводите начисление зарплаты за период больничного — иначе при проверке фонд потребует вернуть излишне выплаченное.

Отдельный случай — совместительство. Если сотрудница работает у нескольких работодателей, пособие может быть назначено по каждому месту работы (при условии занятости у тех же работодателей в расчётных годах) либо по одному из последних мест — порядок зависит от конкретной ситуации. В 1С больничный оформляется в каждой организации отдельно, если пособие назначается по нескольким местам.

После декрета: отпуск по уходу за ребёнком

По окончании больничного по беременности и родам сотрудница обычно оформляет отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет с пособием до полутора лет. В 1С это отдельный документ: «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Отпуск по уходу за ребёнком».

Пособие до полутора лет также выплачивает СФР напрямую, поэтому в документе достаточно указать период отпуска и данные для расчёта среднего заработка. Ежемесячные сведения фонду не требуются — пособие назначается один раз на весь период.

Не забудьте о кадровой стороне: на время отпуска по уходу за ребёнком сотруднице сохраняется рабочее место, а период засчитывается в стаж. Если на её ставку принят временный работник, проверьте, что в программе оформлен срочный трудовой договор с корректным основанием.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудница не принесла справку о заработке с прежней работы?

Рассчитайте пособие из имеющихся данных — занижение не является нарушением. Сотрудница может позже принести справку 182н или запросить сведения через СФР, и тогда пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года.

Как оформить продолжение больничного при осложнённых родах?

Роддом выдаёт дополнительный листок нетрудоспособности на 16 дней как продолжение первичного. В 1С создайте новый документ «Больничный лист», укажите номер нового ЭЛН и отметьте, что это продолжение, выбрав первичный листок. Пособие по продолжению назначает СФР после передачи сведений.

Можно ли провести декрет, если обмен с СФР не настроен?

Да. Больничный лист вводится вручную по данным листка нетрудоспособности, а сведения в фонд передаются через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Однако без электронного обмена легко пропустить запрос фонда, поэтому настройку 1С-Отчётности стоит считать обязательной.

Нужно ли удерживать алименты из пособия по беременности и родам?

Нет. Пособие по беременности и родам не входит в перечень доходов, с которых удерживаются алименты на несовершеннолетних детей. Если в программе настроено автоматическое удержание по исполнительному листу, проверьте, что декретное начисление не попало в базу удержания.

Сотрудница вышла в декрет, а страховой стаж меньше шести месяцев — как считать?

Пособие назначается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц. Программа применяет это ограничение автоматически при указании стажа в карточке сотрудника — проверьте, что стаж заполнен корректно.

Как отразить декрет, если организация на УСН или АУСН?

Порядок оформления больничного и передачи сведений в СФР одинаков для всех режимов. На АУСН действуют особенности: работодатель не сдаёт часть отчётности, а данные передаёт уполномоченная кредитная организация и налоговая, но сам документ «Больничный лист» в 1С оформляется так же.