Как оформить больничный в 1С:ЗУП

Больничный в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)» либо специализированным документом «Больничный лист» — в зависимости от редакции конфигурации и настроек. Именно этот документ фиксирует период нетрудоспособности, рассчитывает пособие за счёт работодателя и ФСС (СФР) и автоматически убирает начисления за дни болезни из расчёта зарплаты.

Ключевой момент: с переходом на электронные больничные (ЭЛН) большинство листков нетрудоспособности загружаются из ФСС/СФР автоматически через обмен с фондом. Ручной ввод остаётся актуальным для редких случаев — например, если обмен не настроен или сотрудник принёс продолжение бумажного листка, оформленного до перехода на ЭЛН.

Ошибки при оформлении больничного приводят к переплате или недоплате сотруднику, расхождениям с данными фонда и проблемам при сдаче отчётности. Ниже разобран полный цикл: от получения ЭЛН до проверки расчёта и исправления типовых ошибок.

Что подготовить перед оформлением больничного

Перед созданием документа убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные, от которых зависит расчёт пособия. Проверьте карточку сотрудника: дату приёма на работу, наличие справок о заработке с предыдущих мест работы (форма 182н, введённая в программу документом «Справка о заработке для расчёта пособий»), а также страховой стаж.

Страховой стаж влияет на процент оплаты: менее 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Стаж указывается в карточке сотрудника (ссылка «Трудовая деятельность») и может быть посчитан автоматически по данным трудовой книжки. Если стаж не заполнен, программа рассчитает пособие по минимальному проценту, и сотрудник недополучит деньги.

Также проверьте, что в учётной политике организации настроен обмен с СФР (если планируете загружать ЭЛН автоматически) и что у пользователя есть права на создание документов начислений и отсутствий.

Как загрузить электронный больничный из СФР

Если обмен с фондом настроен, ЭЛН загружается прямо из документа «Больничный лист». Откройте раздел «Зарплата» (или «Кадры») → «Больничные листы» и создайте новый документ. В поле «Номер листка» введите номер ЭЛН, который сотрудник сообщил из личного кабинета или получил в поликлинике, и нажмите «Получить из ФСС» (в новых релизах — «Получить из СФР»).

Программа запросит данные листка через сервис прямых выплат и автоматически заполнит период болезни, причину нетрудоспособности, даты выдачи, сведения о медучреждении и враче. Вам останется выбрать сотрудника, проверить автоматический расчёт и провести документ.

Если обмен не настроен, его можно включить в разделе «Отчётность, справки» → «Настройки обмена электронными документами» (либо «Обмен электронными документами с ФСС/СФР»). Потребуется установленный криптопровайдер и действующий сертификат электронной подписи организации.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Введите номер ЭЛН и нажмите «Получить из СФР»
3. 3
   Выберите сотрудника и проверьте заполненный период болезни
4. 4
   Проверьте расчёт пособия на вкладке «Оплата» и по кнопке печати расчёта
5. 5
   Проведите документ и сверьте суммы с расчётным листком

Как оформить больничный вручную

Ручной ввод используется, когда ЭЛН недоступен: не настроен обмен, листок выдан в стационаре другого региона с задержкой передачи данных или оформлено продолжение старого листка. Создайте документ «Больничный лист», укажите сотрудника, период нетрудоспособности (даты «с» и «по»), причину нетрудоспособности из справочника — например, «(01) Заболевание», «(02) Травма», «(03) Карантин», «(09) Уход за больным членом семьи».

От кода причины зависят ограничения по оплате: по уходу за больным ребёнком действуют лимиты оплачиваемых дней в году, по карантину и протезированию — свои правила. Программа контролирует эти лимиты автоматически, если причина указана верно. При продолжении больничного установите флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности» и укажите первичный документ — тогда расчётный период не будет определяться заново.

После заполнения реквизитов перейдите на вкладку «Оплата» (или «Главное» — зависит от релиза) и проверьте: процент оплаты по стажу, ограничение пособия (если есть нарушение режима или стаж менее 6 месяцев — пособие ограничивается МРОТ), а также применение районного коэффициента.

Больничный по уходу за ребёнком

При уходе за больным ребёнком дополнительно укажите члена семьи из справочника «Родственники» и возраст ребёнка. От возраста зависит порядок оплаты: например, за ребёнком до 7 лет оплачивается весь период лечения в пределах годового лимита, а амбулаторное лечение после определённого количества дней оплачивается в размере 50% среднего заработка. Эти правила программа применяет сама, но только при корректно указанном виде ухода (амбулаторно/стационарно).

Как программа рассчитывает пособие

Расчёт среднего заработка выполняется за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. В базу включаются все начисления, облагаемые взносами на ВНиМ. Если сотрудник работает у вас недавно, заработок с прошлых мест берётся из введённых справок 182н; без них база будет занижена.

Детализацию расчёта смотрите по кнопке «Печать» → «Расчёт среднего заработка» и «Расчёт пособия» прямо из документа. Там видно: расчётный период, учтённый заработок по годам, среднедневной заработок, применённые ограничения (минимум из МРОТ, максимум по предельной базе), процент по стажу и итоговую разбивку на части «за счёт работодателя» и «за счёт СФР».

Если сумма вызывает сомнения, проверьте в первую очередь: заполнен ли стаж, введены ли справки о заработке, не стоит ли ограничение «в размере МРОТ» из-за отметки о нарушении режима. Эти три причины объясняют большинство «неправильных» сумм.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дни болезни в расчётном листке

Норма

За дни болезни нет оклада/сдельной оплаты, есть строка «Больничный за счёт работодателя» и «за счёт СФР»

Тревожный признак

Одновременно начислен оклад и пособие за одни дни

Средний заработок

Норма

В расчёте учтены оба предшествующих года и справки 182н

Тревожный признак

Заработок учтён только по текущему месту работы

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу сотрудника

Тревожный признак

60% при стаже более 8 лет

Статус ЭЛН

Норма

Листок закрыт, данные совпадают с загруженными из СФР

Тревожный признак

Листок открыт или реквизиты отличаются

Как больничный влияет на зарплату и отчётность

Документ «Больничный лист» вытесняет начисления за дни болезни: при расчёте зарплаты за месяц оклад или тариф будут начислены только за фактически отработанные дни. Это происходит автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» — отдельно сторнировать ничего не нужно, если больничный проведён до расчёта зарплаты.

Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, а больничный пришёл позже, документ всё равно вводится тем же месяцем (или следующим — по дате предъявления). Программа выполнит перерасчёт: излишне начисленная сумма будет учтена при следующем расчёте, а НДФЛ и взносы скорректируются. В этом случае важно доначислить пособие и отразить перерасчёт до сдачи отчётности за период, иначе потребуется уточнённый расчёт по взносам и 6-НДФЛ.

Пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. В отчётности суммы больничных попадают в 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам (в необлагаемые суммы) и в сведения для СФР. Проверить корректность отражения можно через отчёт «Анализ ФОТ» и свод начислений.

Исправление и сторнирование больничного

Если документ введён с ошибкой и период ещё не закрыт, проще всего исправить сам документ: откройте его, измените данные и перепроведите. Для исправления в «закрытом» периоде используйте механизм «Исправить» (кнопка в форме документа) — программа создаст документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные.

Если больничный нужно отменить полностью (например, листок аннулирован медучреждением), пометьте документ на удаление до расчёта зарплаты либо используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»), если зарплата уже рассчитана. Простое удаление документа после выплаты приведёт к «зависшим» суммам в взаиморасчётах и НДФЛ.

Удобно завести правило: больничные вводятся и проверяются до запуска итогового расчёта зарплаты за месяц. Сформируйте перед расчётом отчёт «Отсутствия сотрудников» — он покажет все зарегистрированные отсутствия и поможет убедиться, что ни один листок не потерян и ничего не введено дважды.

Частые вопросы

Что делать, если ЭЛН не загружается из СФР?

Проверьте, что листок закрыт медучреждением — открытые листки не передаются. Затем убедитесь, что настроен обмен с фондом и действителен сертификат подписи. Если обмен работает, но листок не находится, сверьте номер с данными из личного кабинета сотрудника. Как временная мера допустим ручной ввод больничного с последующей сверкой.

Как оформить больничный, если сотрудник заболел в отпуске?

Введите больничный обычным образом — программа обнаружит пересечение с отпуском. Отпуск подлежит продлению или переносу на дни болезни: в документе отпуска скорректируйте даты или оформите перенос. После этого выполните перерасчёт отпускных и зарплаты, чтобы не было двойной оплаты одних дней.

Можно ли оплатить больничный вместе с зарплатой, а не отдельной выплатой?

Да. В документе «Больничный лист» в поле «Выплата» укажите «С зарплатой» — тогда пособие попадёт в общую ведомость на выплату зарплаты за месяц. Варианты «В межрасчётный период» и «С авансом» используются, когда пособие нужно выплатить раньше.

Почему пособие рассчитано из МРОТ, хотя у сотрудника был заработок?

Так происходит в трёх случаях: страховой стаж менее 6 месяцев, в расчётном периоде нет учтённого заработка (не введены справки 182н), либо средний заработок за месяц ниже МРОТ — тогда закон требует считать пособие из МРОТ. Проверьте печатную форму «Расчёт среднего заработка»: там видно, какое ограничение сработало.

Как отразить больничный совместителя?

Документ создаётся отдельно по каждому месту работы — по основному и по совместительству. ЭЛН при этом один, номер указывается в обоих документах. Заработок для расчёта по каждому месту берётся из начислений именно этого места работы плюс справки о заработке у других работодателей, если они предъявлены.

Нужно ли вручную начислять НДФЛ с больничного?

Нет. НДФЛ с пособия по нетрудоспособности (включая часть за счёт СФР, где работодатель выступает налоговым агентом по своей части) программа исчисляет автоматически при проведении документа и выплате. Проверить сумму налога можно на вкладке «НДФЛ» документа или в отчёте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».